غالبًا ما يكون نموذج تقرير جاهز جزءًا مشتركًا من مسؤوليات عمل العديد من الأشخاص. هناك عدة أنواع من تقارير العمل التي قد يُطلب كتابتها، بما في ذلك تقارير العمل اليومية وتقارير المبيعات والتحليلات. على الرغم من عدم وجود تنسيق محدد لكتابة تقارير العمل، إلا أن هناك بعض الخطوات التي يمكن اتخاذها لضمان كتابة نموذج تقارير جاهز أكثر فعالية واحترافية.

تقرير العمل هو مستند رسمي يناقش معلومات حول موضوع معين يتعلق بجانب من الوظيفة. معظم تقارير العمل موجهة إلى كادر معين مثل المدير. هناك مجموعة متنوعة من التقارير التي تُحتاج إلى أن تكتب في العمل، بما في ذلك تقارير المبيعات والتقارير اليومية وتقارير الميزانية وتقارير تحليل بيانات الأعمال. اعتمادًا على النوع، قد يتم إعطاء الموظف المسئول عن الكتابة موجزًا للتقرير يوضح ما يجب عليه تضمينه في تقريره. يجب كتابة معظم التقارير في شكل منظم لتوضيح ما يحاول نموذج تقرير جاهز نقله بوضوح.

في هذه المقالة، سنناقش ماهية كتابة نموذج تقرير عمل جاهز، وكيفية كتابة تقرير جاهز وفعال و نموذج تقرير جاهز مجاني يمكنك تحميله والتعديل عليه وكل ما تريد معرفته بخصوص ذلك الأمر.

أهمية تقرير عمل جاهز

من المفيد إلى حد ما أن تصبح ماهرًا في صياغة نموذج تقرير جاهز ، ليس فقط لأنها تحظى بشعبية كبيرة بين القادة المهتمين، ولكن أيضًا لأنها يمكن أن توفر لك نظرة ثاقبة حول فعاليتك وكفاءتك في العمل!

سجل الأن مجانا في دفترة
لأصدار جميع تقارير اعمالك بشكل ألي

هناك ثلاث فوائد أساسية لكتابة نموذج تقرير عمل جاهز:

الشفافية

على الرغم من أن تقارير العمل الجاهزة مستمدة من المراجعة الذاتية أو الاجتماعات في إطار الجهود المبذولة لتوفير نظرة ثاقبة لقادة الفريق، ألا أنه لا يمكن تجاهل حقيقة أنها تمثل مُلخص للوضع العام داخل العمل وعرضه سواء على للعملاء أو أصحاب المصلحة. مثل هذه التحديثات اليومية تجعل المستثمرين أو أصحاب المصلحة يشعرون بالراحة من خلال طمأنتهم بأن التقدم مستمر في العمل. وهذا بدوره يقلل من عدد الأسئلة التي يتلقاها أعضاء العمل منهم، مما يسمح لهم بالالتزام بشكل أفضل بمهام وظائفهم.

سلسلة الشفافية هذه هي الطريقة الأكثر صدقًا وتقديرًا لممارسة الأعمال التجارية. مع رضا المشاركين الخارجيين في المشروع، يواجه أعضاء العمل الداخليين قدرًا أقل من الإلهاء ويمكنهم التركيز على العمل في المستقبل. في الوقت نفسه، فإن معرفة أن أفعالهم تؤخذ على محمل الجد وتعقبها يوفر حافزًا صحيًا للعمال، مما يمنحهم دفعة لطيفة ليكونوا في أفضل حالاتهم.

التواصل

عندما تقوم بتقييم مخرجاتك باستمرار، من خلال تنسيق صارم مثل تقارير العمل اليومية الجاهزة، فإنك تطور مهارات النقد الذاتي التي تساعدك على معرفة كل من الجوانب التي تفوقت فيها وما هي المجالات الأخرى التي يجب أن تُحسن. التقييم الذاتي هو العدسة المكبرة، المجهر، في مجموعة أدوات الإنتاجية الخاصة بك، مما يسمح لك بتتبع تقدمك وتحسين الكفاءة الذاتية.

بصرف النظر عن هذا الاستبطان، أنت أيضًا تفتح الباب لتواصل أفضل بين زملائك ومديرك. وجود تقرير عمل جاهز يجعل أمور العمل انسيابية أكثر ويبعث بأجواء مريحة. والأفضل من ذلك، أن الالتزام والتعهد المستمر بأخلاقيات العمل القوية يضعك في وضع رائع. إذا كنت المسئول عن كتابة تقارير العمل في جهة عملك، فإن ذلك سيكون له الفضل في تعزيز مهارات الاتصال لديك، مما يجعلك أكثر ثقة في تبرير أفعالك وربطها بالنتائج.

التعاون

بالإضافة إلى ذلك، فإن قيام المجموعة بأكملها بإكمال هذه التقارير يمكن أن يوفر توجيهًا حازمًا، ويعزز المنافسة الصحية ويكشف عن المسارات الأكثر إنتاجية داخل طاقم العمل، مما يؤدي حتماً إلى تعاون أقوى وأكثر صحة.

يعطي تقرير العمل الجاهز أعضاء الفريق الشعور بأنهم يؤخذون على محمل الجد، مما يؤدي غالبًا إلى عمل عالي الجودة وتقدير دقيق للعمل المستقبلي. أعضاء الفريق الذين يعتقدون أن أفعالهم يتم النظر إليها وتقديرها سوف يرون عملهم على أنه أكثر أهمية ويؤطرونه من حيث علاقته بالمشروع أو الهدف الأكبر. ونتيجة لذلك، يصبحون أكثر انفتاحًا على العمل الجماعي والتعاون.

خطوات كتابة تقرير عمل جاهز

أي شخص يتولى مهمة كتابة التقرير يجب أن يفهم ويعي جيدًا أولًا ماهية وسبب كتابة ذلك التقرير ومن ثمّ يمكن صياغة التقرير باستخدام التنسيق المناسب ومراجعته قبل تقديمه. لفهم ماهية وغرض كتابة تقرير عمل وكيفية كتابة نموذج تقرير عمل جاهز، تابع القراءة.

المعنى والغرض

تقرير العمل هو وثيقة توضح بالتفصيل تقدم العمل وتقدم ملخصًا وتوصيات بشأن الجوانب المتعلقة بالعمل. تتم مراجعة المعلومات وتجميعها ضمن المجالات الوظيفية في المؤسسات مثل المبيعات والتمويل ومراقبة المخزون والعمليات وما إلى ذلك.

يهدف تقرير العمل إلى توفير تحليل للعمل أثناء تقدمه ويعطي رؤى حول ما يمكن القيام به لتحسين أي حالة عمل. تتطلب المنظمات كميات كبيرة من المعلومات، وبالتالي، يمكن استخدام التقرير كأداة لصنع القرار فيما يتعلق بالتعديلات التي يجب إجراؤها للموظفين لإكمال المهام اليومية

يمكن للتقرير أن يُمكّن أصحاب الأعمال من إجراء التحقيقات في القضايا المتعلقة بالعمل التي تم تحديدها. حيث يمكن أن يشرح تقرير عمل جاهز سبب حدوث مشكلة ما وما هو الإجراء الذي يجب اتخاذه من أجل إصلاح تلك المشكلة.

الهيكل وعملية الكتابة

يجب هيكلة تقرير العمل الجاهز بطريقة تُمكن أي فرد داخل جهة العمل من قراءته وفهمه بسهولة. يجب أن يحتوي تقرير العمل على صفحة عنوان وملخص تنفيذي وجدول المكونات والمقدمة والجسم الرئيسي والاستنتاج.

تعتبر صفحة العنوان واحدة من المكونات الرئيسية لتقرير العمل. حيث تكشف عن اسم التقرير وتاريخ التقديم. يمكنك سرد أسماء القائمين على الكتابة واسم المنظمة أو جهة العمل بهذا الترتيب. قد يحتاج كاتب نموذج تقرير العمل الجاهز أحيانًا إلى تضمين خطاب تغطية يشرح أسباب التقرير ومكوناته. قد يحدث هذا إذا استغرق وقتًا طويلًا في كتابته وصياغته.

يجب أن يحتوي التقرير أيضًا على ملخص تنفيذي بالمعلومات الأساسية التي يمكن قراءتها دون مراجعة المستند بأكمله. الفكرة هي تلخيص موضوع التقرير من خلال تسليط الضوء على أهم القضايا.

يجب أن يحتوي جدول المكونات على قائمة بما هو موجود في تقرير العمل. يجب أن يقوم من يتولى مهمة كتابة تقرير العمل الجاهز بتمييز عناوين كل قسم تم ذكره داخل النموذج وأرقام الصفحات الخاصة بالأقسام. يتيح ذلك لجميع المسئولين إمكانية العثور على المعلومات التي يحتاجونها بشكل أسرع. كما يجب استخدام العناوين كذلك لتحسين إمكانية قراءة التقرير.

يجب أن يكتب مسئول كتابة تقرير العمل مقدمة قوية تُعطي نظرة عامة عن التقرير. كما يجب أن يتم إبلاغ المسئولين المُوجه لهم التقرير بأسباب كتابة ذلك التقرير.

يجب أن يقوم كاتب تقرير العمل بشرح جميع ما توصل إليه في النص الأساسي للتقرير. وأن يقوم بتقديم لمحة عامة عما يدور داخل العمل. وفي النهاية يجب تفسير أسباب كتابة ذلك التقرير وربطها بموضوع كتابة ذلك التقرير.

أخيرًا، يجب على كاتب تقرير العمل تقديم توصياته لشرح ما هو ممكن أن يحدث في المستقبل. بالإضافة إلى وصف كيف ستحل تلك التوصيات المشاكل وكيف ترتبط الحلول بالاستنتاجات. كما يجب تقديم قائمة مرقمة بالتوصيات مرتبة حسب الأهمية.

قبل صياغة التقرير، يحتاج الكاتب إلى تحديد هدفه وموضوعه. إذا كان الهدف غير واضح، فيجب عليه التركيز على الرسالة التي يُريد توصيلها. من المهم أيضًا اختيار أنسب لغة ونبرة مناسبة لجميع المسئولين الذين سيقرأون ذلك التقرير. إذا كنت تستهدف عملاء من خلفيات اجتماعية مختلفة مثلًا، ففكر في استخدام لغة يمكن للقارئ الأقل فهمها.

يجب جميع كل المواد الداعمة ذات الصلة للوصول إلى نتيجة أو تقديم توصيات مفيدة. تعمل هذه المواد والمصادر كنقاط مرجعية أثناء صياغة التقرير. تشمل المواد التي قد يحتاجها كاتب التقرير الرسوم البيانية والمخططات والاستبيانات والاستطلاعات والمعلومات الإحصائية.

يجب أن يُركز كاتب تقرير العمل الجاهز كذلك على مراجعة التقدم المحرز في تقريره. يجب أن يقدم التقرير نظرة عامة على العمل الذي تم إكماله وإتمامه بصفة عامة وما إذا كان على المسار الصحيح أم يوجد مشكلات مزعجة يجب حلها فوريًا.

اقرأ ايضا: نموذج عقد تطوير منتج

أنواع نموذج تقرير جاهز وأقسامه

روتيني أو خاص:

يتم إعداد وكتابة التقرير روتيني وتقديمه في فترة زمنية منتظمة. على سبيل المثال، التقرير السنوي للجمعية أو الشركة الذي يجب أن يعده السكرتير أو مجلس الإدارة في نهاية كل سنة مالية ويجب توزيع النسخ على الأعضاء.

يحتوي التقرير الروتيني على بعض الحقائق أو المعلومات إما بالتفصيل أو في شكل موجز. قد يكون أيضًا من النوع النقدي الذي يحتوي على بعض الملاحظات أو الآراء. على سبيل المثال، تقرير المدقق المالي عن الحسابات الختامية للشركة. يتعين على مديري الإدارات أو مديري الفروع تقديم تقارير روتينية بانتظام إلى السلطات العليا.

يتم إعداد التقرير الخاص وتقديمه ليس كمسألة روتينية بل يتم إعداد هذا على أساس التحقيق القانوني إما من قبل فرد واحد أو من قبل هيئة أو لجنة أو لجنة فرعية أو لجنة مُشكلة خصيصًا وعُهد إليها بالواجب.

سواء كان التقرير عاديًا أو خاصًا، فقد يكون بندًا للمناقشة في أي اجتماع عام أو لجنة أو اجتماع مجلس الإدارة ويجب ذكر الحقيقة في جدول أعمال الاجتماع.

عام أو سري:

التقرير العام هو الذي يتم توزيعه على الكثيرين، مثل أعضاء جهة العمل - يمكن طباعة هذه التقارير بأعداد كبيرة أو حتى نشرها في الصحف للإعلام العام. على سبيل المثال، تنشر الحكومة تقارير الهيئات والمنظمات المختلفة وتعرضها للبيع للجمهور.

التقرير السري مخصص لبعض الأشخاص أو المسئولين المتميزين وليس لكافة العامة. في بعض الأحيان قد يكون التقرير سريًا لدرجة أن السكرتير أو أي شخص آخر يعده، يكتبه باليد أو يكتبه بنفسه.

سجل الأن مجانا في دفترة
لأصدار جميع تقارير اعمالك بشكل ألي

رسمي أو غير رسمي:

التقرير الرسمي هو التقرير الذي يتم إعداده وفقًا لبعض النماذج المحددة وفي وقت محدد ويتم تقديمه وفقًا لإجراء تقليدي. على سبيل المثال، التقرير السنوي لشركة أو أي هيئة، تقرير عن فرع إلى مكتبها الرئيسي، إلخ.

التقارير غير الرسمية هي تلك التي لا يلزم إعدادها أو تقديمها وفقًا لبعض النماذج أو الإجراءات المحددة. يعد التقرير غير الرسمي بشكل عام نوعًا من الاتصالات الشخصية وقد يكون حتى في شكل خطاب. على سبيل المثال، يجب على الموظف المعين حديثًا تقديم تقرير انضمام إلى رئيسه.

حرفيًا أو موجزًا:

يرتبط هذا التصنيف عمومًا بتقارير الاجتماعات. بعد انتهاء أي اجتماع، يجب إعداد تقرير عن ذلك وتقديمه من قبل السكرتير. يعني التقرير الحرفي للاجتماع تقريرًا يحتوي على جميع التفاصيل، كلمة بكلمة، حول الأحداث التي وقعت في الاجتماع، والكلمات التي قالها المشاركون المختلفون والقرارات التي تم اتخاذها.

يعني التقرير المُلخص أو المُوجز تقريرًا يأخذ في الاعتبار النقاط الرئيسية للمناقشة في الاجتماع والوصف المختصر للأحداث التي تحدث في الاجتماع. على سبيل المثال، يتم إعداد تقرير صحفي بعد اجتماع، سواء كان عامًا أو خاصًا، ليتم إرساله إلى مناطق مختلفة.