نموذج إخلاء طرف هو نموذج موحد يقّر بموجبه الطرفان أنهما خالصان الحقوق والواجبات، وتشتهر بين الموظف ومسئول الموارد البشرية حين ترك العمل، فيكون إقرار العامل بتسليم عهدته وكل ما بحوزته من أملاك للعمل، وإقرار العمل بدفع كافة مستحقات الموظف المالية، ولا غنى عن الإقرار إن رغب الموظف في تقلد وظيفة أخرى، ويعد بمثابة وثيقة قانونية لا بد للطرفين من ضمان حقوقهما بها.

ما أهمية نموذج إخلاء طرف؟

- يرفع إخلاء الطرف حرج المساءلة القانونية، ويستطيع أي طرف من الطرفين أن يحتج كوثيقة سليمة قانونية، مثبتة للحال، وهذا هو السبب الأساسي لتوقيع نموذج إخلاء طرف.

- يعتبر من الإجراءات الأساسية عند استقالة موظف، ويتوافق بشكل طبيعي مع فكرة تسليم العهد من طرف الموظف ودفع المستحقات المالية كاملة من جهة الشركة.

- يحتاج المجندين لإخلاء الطرف كورقة رسمية ضرورية لاستكمال أوراق الميري، ولا يجوز سريان الإجراءات بدون نموذج لإخلاء طرف، يقوم بتسليمه المجند.

- إن تم نقل الموظف لمقر آخر لنفس الشركة، مما يضطره لتسليم حوزته وتصفية حساباته المالية بالفرع القديم، يجب عليه تقديم نموذج إخلاء طرف، ممضي أو مختوم، قبل أن ينتقل الموظف لفرع الشركة الثاني.

- عند خروج الموظف على المعاش، تبعًا للسن القانوني أو عند ترتيبه لمعاش مبكر، لا بد أن يقوم بتسليم كافة ما يتولى أمره، حتى يتولاه غيره من الزملاء، وبالطبع يتسلم هو مكافأة نهاية الخدمة، التي تحتسب بحسب عدد السنوات التي قضاها في العمل وفقًا لأخر مرتب تقاضاه، وفي هذه الحالة لا هرب من احتياج نموذج إخلاء طرف.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل أحترافي

ما هي أمثلة العهدة التي يمضي الموظف على تسليمها في نموذج إخلاء طرف؟

العهدة كل ما لا يملكه الموظف ويقع في ملكية الشركة، ولكن يكون في حوزته بشكل مؤقت خلال فترة عمله كموظف مسؤول عن العهدة. وتكون أمور مثل:

سيارة الشركة

الأختام والأوراق والدفاتر

البيانات والمعلومات الخاصة بالشركة وعملائها

الأجهزة المحمولة وأجهزة الكمبيوتر الخاصة التي تسلمها الموظف عند العمل

المسكن في حالة توفير سكن خاص بالشركة، كمثل حالات العمالة المنزلية

ويتم تسليم العهدة للموظف من خلال طلب صرف عهدة، ويتم إرجاع الموظف عهدته للشركة من خلال طلب تسليم عهد.

ويتم التأكد من حالة العهدة عند تسليم الموظف لها، حتى تكون بحالة جيدة، يُقبَل استلامها فيها.

قد تنقل العهدة بشكل مؤقت من موظف إلى آخر ثم تعود إلى المسئول الأصلي، أو يتم نقلها بشكل دائم.

مواصفات نموذج إخلاء طرف:

- يكتب بصيغة رسمية جدًا، لا داعي للمحسنات، ولا للطريقة الأدبية، أو الألفاظ الصعبة، فقط جملتين تخلي بهما طرفي الاتفاق، وانتهى الأمر.

- مختصر، لا تفاصيل فيه، ولا خروج عن المضمون، وغالبًأ سيكون لدى أي شركة نموذج إخلاء طرف جاهز تستخدمه في حالة الاحتياج كما هو.

- يتم وضع شعار الشركة في مكان واضح، ويكتب تاريخ وقت الاستقالة وتسليم العهدة في بداية النموذج، ويتم الختام بتوقيع الطرفين، وربما ختمت الشركة بالختم الخاص بها لزيادة الموثوقية الثانوية.

- تذكر مواصفات العهدة عند التسليم، هل بحالة سيئة أم جيدة أم ممتازة؟ هل تم استهلاك كم كبير من العهد أو انتهت في حالة كانت عهدة استهلاكية كباقات الانترنت وباقات الرصيد للهاتف المحمول؟ ما تصنيف العهدة وما تاريخ شرائها وما ثمنها؟ من الموظف الذي لديه العهدة حاليًا ومن كان قبله ومن الذي سيستلمها بعد الموظف الحالي إن كانت هذه البيانات متوفرة؟ ما رقم تسلسل العهدة بالمخازن ومن المورد لها وما المستودع الذي كانت فيه وفي أي فرع يتم استخدامها في حالة تعدد فروع المؤسسة؟

- لا بد من سرد بيانات الموظف الأساسية كاملة كالاسم والرقم القومي والعنوان ورقم الهاتف المحمول، بالإضافة إلى ذكر منصبه والقسم التابع له وتاريخ تعيينه وتاريخ الاستقالة أو النقل وسبب تسليم العهدة ومن المستلم؟ وبياناته كاملة كذلك ومنصبه، ثم التوقيع من قِبل الطرفين.

- يراعى توضيح مسمى العهدة في بداية النموذج، وعدد العهد إن كانت أكثر من واحدة، والكم المستهلك إن كانت العهدة قابلة للاستهلاك.

- كافة المسئولين عليهم إخلاء طرف الموظف بالتوقيع والتصديق على نموذج إخلاء طرف الخاص به، لأن الأمر حساس ويحسن ضمان صحته من أكثر من طرف، لكي لا يتلاعب أحدهم ويوافق على سلامة عهدة غير سليمة، أو لكي لا يتهم أحدهم الموظف بسوء تسليم عهدته على غير الحقيقة.

- دائمًا ما يكون هناك نسختين من نموذج إخلاء طرف الموظف، نسخة تظل لدى جهة العمل، والنسخة الأخرى لدى الموظف، بحيث يضمن كل منهما أنه يستطيع الدفاع عن حقوقه في حالة إدعاء الآخر عدم تسليم العهدة، أو عدم تقاضي كافة الحقوق المادية.

- يقر الموظف أنه استلم ما له من أموال وحقوق، كما أدى ما عليه من واجبات ومهام لآخر لحظة، وهو ما يبعد احتمالية المراوغة ومطالبة الموظف بأجره.

- يعد نموذج إخلاء طرف وثيقة رسمية تدعم انتهاء العلاقة بين الموظف والشركة وعدم وجود صلة بينهما بعد هذا التاريخ، أو هذا الفرع من الشركة على الأقل إن كان الموظف قد انتقل من فرع لفرع ولم يستقيل.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل أحترافي

ماذا يفعل الموظف في حالة رفض المسئول تسليمه نموذج إخلاء طرف والتوقيع عليه؟

أحيانًا لدواعي تعسفية، يعرقل المسئولون سير نموذج إخلاء طرف للموظف، بغرض مضايقته، أو التخطيط لابتزازه للتفاوض على مستحقاته وإجباره على التنازل عنها، أو لأنهم لا يريدون للموظف أن يترك العمل هذه الفترة، وربما بسبب بعض المناوشات بين المدير وبين الموظف مما يدفعه لإلقاء التهم عليه، ووصمه بالإهمال وعدم تسليم عهدته، وأيًا كان السبب لا يصح أن يقف الموظف مكتوف الأيدي، بل عليه أن يأخذ حقه، ويكون هذا عن طريق تقديم محضر رسمي تُثبت فيه الواقعة، وتحاول السلطات فهم حقيقة الموقف، لإعطاء كل ذي حق حقه.