نموذج إنذار موظف

ما هو نموذج إنذار موظف؟

في أي مؤسسة أو هيئة، يتم استخدام نموذج إنذار موظف معبأ لإبلاغ أي موظف ارتكب خطأ أو أي نوع من سوء السلوك وسيحتوي أيضًا على معلومات حول عواقب الخطأ أو سوء السلوك المذكور. عندما تقوم بإعداد مسودة أولية لمثل ذلك النموذج، سيكون من الضروري استخدام تنسيق مناسب لأن هذه وثيقة رسمية يُعتد بها. إن وجود تنسيق جيد سيساعد أيضًا في نقل جدية رسالتك إلى الموظف الذي سيستقبلها.

إلى جانب هذا التحذير، يجب أن يكون هناك بالفعل سياسات وإجراءات مناسبة جاهزة للتطبيق الفوري والتي ستكون جزءًا من عملية تأديب الموظف.

عادة، يرغب أصحاب العمل في الحصول على سجل مكتوب أو وثيقة رسمية كلما حدث أي نوع من سوء السلوك في مكتب أو منظمة، لحماية كل من الموظف وصاحب العمل. يعد كتابة خطاب لفت نظر ملموس للموظف أمرًا مهمًا حيث سيتم تسليم المستند الأصلي إلى الموظف المعني وسيتم الاحتفاظ بنسخة منه في ملفه في قسم الموارد البشرية وتوثيقه.

سيكون الحصول على هذا النوع من المستندات مفيدًا أيضًا لأنه سيبقي جميع الأطراف حذرين وسيقلل من الارتباك من جانب صاحب العمل والموظف أيضًا. سنتحدث هذه المقالة عن كل ما يمكن معرفته حول نموذج إنذار الموظف.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل احترافي

أهمية كتابة نموذج إنذار موظف

من المهم جدًا إعطاء إشعار تحذير للموظف قبل تنفيذ أي إجراءات تأديبية ضده. هذا حتى يكون الموظف على اطلاع جيد ومعرفة أنه يجب أن يخضع للإجراءات التأديبية الصحيحة. فيما يلي بعض الأسباب المهمة لضرورة إنشاء مثل هذا المستند:

• لن يكون من الصواب الشروع في إقالة موظف عند حدوث خطأ. قد يتخذ الموظف إجراءً قانونيًا ضد الإدارة، خاصةً إذا لم تكن المخالفة خطيرة أو جسيمة. لذلك، بدلاً من ذلك، يمكن تقديم نموذج إنذار للموظف لإبلاغه بأن القسم المختص على دراية بالخطأ الذي تم ارتكابه وسيتم اتخاذ الإجراءات القانونية.
• قد يؤدي إعطاء مثل هذه الإنذارات للموظفين إلى تشجيعهم على البدء في تقييم أنفسهم. عندما يتلقى الموظف مثل هذا المستند، فقد يبدأ في التفكير في نوع المخالفة التي تم ارتكابها وما الذي يمكن فعله لتصحيح الموقف أو تحسينه.
• ربما يكون نموذج إنذار موظف هو أفضل إجراء تصحيحي أولي يُمكن اتخاذه. سيضمن تسليم مثل هذا الإخطار أن يعرف الموظف أنه ارتكب خطأ وأنه قد تم ملاحظته وتدوينه. بعد ذلك يجب أن يتوصل الموظف إلى فهم أن ما فعله كان خاطئًا ويجب عدم القيام به مرة أخرى.
• إذا كنت المسئول عن صياغة نموذج إنذار موظف في شركتك، فيجب أن تعلم أنه من شأن كتابة مثل هذه المستندات وتقديمها أن يساعد في تطوير صورة جيدة لشركتك. عندما تقوم بفصل الموظفين بشكل متكرر على الفور بدلاً من تحذيرهم، فقد تحصل على سمعة غير مرغوب فيها. في الواقع، يقدر الموظفون ذلك عندما يتم تقويمهم خاصةً عندما يتم ذلك بطريقة احترافية. سوف يمنحهم الفرصة لتحسين أنفسهم، وبالتالي، تتحسن مؤسستك بأكملها أيضًا.
• يجب أن يكون إصدار التحذيرات هو أول مسار يمكنك اتباعه حتى لا تخاطر بفقدان موظفين جيدين أو ممتازين. تذكر أن الجميع يرتكبون أخطاء وأن توجيه ذلك التحذير الرسمي سيكون جيدًا مثل إعطائهم فرصة ثانية (أو ثالثة).

أنواع الأخطاء التي يتم توجيه نموذج إنذار موظف على إثرها

يعد كتابة نموذج إنذار موظف وتوجيهه للمُخطئ مجرد خطوة واحدة في العملية برمتها. قبل ذلك، يجب على الموظف أو القسم المسئول التوصل إلى قائمة المخالفات او نموذج تقييم الاداء الوظيفي التي يتم توجيه هذا المستند على أساسها . فيما يلي بعض الأمثلة على سوء السلوك أو الإساءات، يمكن استخدام كل هذه أو قيام كل مؤسسة بتطبيق قائمتها الخاصة.

• إهمال الواجبات والمسؤوليات
• العصيان أو رفض اتباع تعليمات أصحاب العمل أو الرؤساء إلا في الحالات التي قد يكون للتعليمات فيها آثار سلبية على صحة الموظف وسلامته.
• الأفعال غير الأخلاقية أو غير اللائقة في مكان العمل.
• الإدانة بأي نوع من الجناية أو الجنحة داخل وخارج مكان العمل.
• تقديم مستندات مزورة عن قصد كسجلات أو تزوير تقارير وسجلات ووثائق في مكان العمل.
• سرقة أو إتلاف أي ممتلكات عائدة للشركة أو لأي من العاملين بالشركة.
• تعمد الإهمال الذي يمكن أن يشكل خطرًا على الموظف أو غيره من الموظفين في المنظمة.
• الإجراءات التي تنطوي على تهديد أو إساءة تجاه موظف آخر أو موظف أو عميل آخر داخل المؤسسة.
• السماح للأشخاص غير المصرح لهم بالدخول إلى مناطق آمنة من المبنى دون سبب وجيه.
• وجود الكثير من حالات الغياب أو التأخير في فترة زمنية محددة.
• عدم بدء العمل في الوقت المحدد وتركه مبكرًا.
• أخذ فترات راحة طويلة وعدم التواجد في منطقة العمل المخصصة لفترات طويلة.
• التدخين في الأماكن المحظورة.
• اتخاذ قرارات فردية داخل العمل دون إبلاغ المشرف أو أي شخص آخر في المؤسسة.
• بيع المنتجات أو جمع مساهمات شخصية من الزملاء الموظفين أثناء تواجدهم في مكان العمل.
• المشاركة في أي نوع من النشاطات الغير مُصرح بها داخل المنظمة خلال ساعات العمل.

هذه هي أكثر الأخطاء شيوعًا والتي تتطلب عادةً توجيه نموذج إنذار موظف. قد ينطبق معظمهم على مؤسستك بينما قد لا ينطبق البعض الآخر ويمكنك حذفهم. في كلتا الحالتين، يجب أن تضع كل هيئة قائمتها الخاصة وتضعها في كُتيب أو في مذكرة حتى يتم إبلاغ جميع الموظفين. ومن حق الموظفين ايضا تقديم خطاب تظلم للجهة المسئولة اذا شعروا بالظلم تجاه هذه الاجراءات 

كيفية إنشاء نموذج إنذار موظف

عندما تخطط لإعطاء إشعار تحذير موظف إلى أحد موظفيك، يجب أن تعرف بالضبط متى وكيف تفعل ذلك. فيما يلي بعض الإرشادات المفيدة لمساعدتك عندما تصادف موظفًا يرتكب أي نوع من سوء السلوك في المؤسسة.

حدد الوقت المناسب لإعطاء تحذير للموظف. يجب أن يكون هناك نهج معين يجب اتخاذه عند وقوع الأخطاء والمشكلات داخل العمل. عادةً ما يتم إعطاء التحذيرات الشفهية أولاً قبل تسليم التحذيرات أو الإخطارات المكتوبة إلى الموظف.

باتباع هذه العملية، ستساعد موظفك على فهم خطورة الموقف منذ المرة الأولى التي يرتكب فيها المخالفة. الخطوات المعتادة هي كما يلي:

• تحذير شفهي
• تحذير مكتوب
• تحذير كتابي نهائي
• إنهاء العقد

اتبع سياسات وإجراءات مؤسستك من حيث تأديب الموظفين. تأكد من أنك تسير وفقًا للقوانين واللوائح الداخلية وإذا لم تكن متأكدًا، فاستشر قسم الموارد البشرية أو أي شخص في منصب أعلى منك. هذا لضمان أنك تفعل الشيء الصحيح من خلال القيام بتوجيه نموذج إنذار موظف.

قبل أن تبدأ حتى في كتابة التحذير أو صياغة الوثيقة، اجمع كل المعلومات التي يمكنك الحصول عليها حول الحادث والموظف. عند القيام بذلك، ستعرف بالضبط ما حدث وماذا فعل الموظف بالضبط. قد تتضمن بعض التفاصيل ذات الصلة (على سبيل المثال لا الحصر):

• تاريخ ووقت ارتكاب الخطأ
• تفاصيل مثل المحادثات والتحذيرات السابقة التي تم إعطاؤها للموظف
• التحذيرات المكتوبة السابقة التي تم توجيهها وتوقيعها من قبل الموظف بخصوص نفس المشكلة أو واحدة مختلفة

قم بإجراء محادثتك الخاصة مع الموظف المعني. سيسمح لك القيام بذلك باكتساب فهم أفضل لما حدث، من مصادر أخرى ومن الشخص الذي ارتكب الخطأ أو المشكلة بالفعل. عند إجراء محادثة مع الموظف، ستتمكن أيضًا من قياس ما إذا كنت ستصدر تحذيرًا مكتوبًا بالفعل أو ستعطي تحذيرًا شفهيًا فقط.

ضع في اعتبارك ما إذا كان من واجبك بالفعل كتابة أو إصدار نموذج إنذار للموظف. في كثير من الأحيان في المؤسسات الكبيرة، قد لا يكون من الواضح من الذي يجب أن يكتب التحذير أو يصدره، خاصة في الحالات التي يكون فيها لدى الموظف أكثر من مشرف أو مسؤول أو مدير. تحقق من سياسة الشركة لمعرفة من الذي يجب أن يتولى مسئولية كتابة وتسليم الإشعار بالضبط.

عادةً ما يتولى قسم الموارد البشرية المهمة ولكن قد تكون هناك حالات يتم فيها اتخاذ قرار إصدار مثل هذه الوثيقة في اجتماع جماعي يشمل جميع أقسام الشركة.

إذا كنت قد تأكدت من أنك المسئول عن كتابة تلك الوثيقة، فتأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة. سيكون عليك إما كتابة المعلومات في نموذج إنذار موظف رسمي، فقط تأكد من كتابة ما يلي:

1. اسم / أسماء كل المعنيين
2. طبيعة الخطأ الذي تم ارتكابه
3. كل التفاصيل ذات الصلة بالإنذار، مثل التاريخ والوقت
4. الإجراءات التصحيحية التي يتعين على الموظف القيام بها لتصحيح الوضع
5. عواقب المشكلة وأية عواقب مستقبلية في حالة تكرارها مُجددًا

كُن محددًا جدًا في كتابة تفاصيل الإنذار. سيضمن القيام بذلك أن جميع المعلومات التي يتم تمريرها دقيقة وأن جميع الأشخاص الذين سيقرؤون الإشعار على دراية جيدة.

يجب أن تكون جميع محتويات الإنذار واضحة حتى لا يتم تفسير أي شيء بطريقة خاطئة. بدءً من المشكلة الرئيسية إلى الإجراءات التصحيحية إلى العواقب، يجب ذكر كل شيء بوضوح وبشكل جيد.

تأكد من إصدار التحذير للموظف شخصيًا. حدد لقاءً خاصًا مع الموظف المعني في أقرب وقت ممكن. عندما تلتقي بالموظف، تحدث عن المخالفة والعواقب ولكن حاول أيضًا تقديم ملاحظات إيجابية أيضًا.

إن إعطاء ملاحظات إيجابية سيكون له تأثير جيد على الموظف وقد يشجعه على اتخاذ إجراءات فورية فيما يتعلق بتصحيح الخطأ ويصبح عضوًا أكثر إنتاجية في المنظومة. قد لا يكون عقد مثل هذا الاجتماع الذي يركز فقط على المخالفة مثمرًا للغاية لأن موظفك قد ينتهي به الأمر إلى الشعور بالسوء حقًا في نهاية الاجتماع.

قبل إنهاء الاجتماع، تأكد من أن الموظف قد فهم كل ما هو مكتوب في نموذج الإنذار المُوجه له وكل ما تحدثت عنه أثناء الاجتماع. سيكون من غير المجدي إصدار التحذير وعقد الاجتماع فقط لإدراك أن الموظف لم يفهم في الواقع كل شيء بشكل كامل ومن المرجح أن يرتكب المخالفة مرة أخرى.

• قبل إعطاء المستند للموظف، اطلب منه التوقيع أولاً واطلب من صاحب العمل أو المدير التوقيع عليه أيضًا. ثم قم بإعطاء المستند الأصلي للموظف ونسخة لقسم الموارد البشرية من أجل الاحتفاظ بها في ملفه.
• أخيرًا، اسمح للموظف بالاعتراض على المعلومات الواردة في التحذير إذا كان أي شيء غير دقيق أو لم يوافق على ما هو مكتوب. طالما أن الموظف لديه سبب وجيه بالطبع. ثم يمكنك تضمين النزاع أو البيان في المستند.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل احترافي

خطوات إنشاء نموذج إنذار موظف

بالنسبة للقسم الأول، يجب عليك إدراج عنوان المستند الخاص بك. استخدم خطًا أكبر للتأكيد على العنوان ويمكنك تنسيقه بالطريقة التي تريدها، وعادة ما يكون مكتوبًا أيضًا بخط عريض.

• تحت العنوان، قم بتضمين مسافة لاسم الموظف. تأكد من كتابة الاسم الكامل للموظف لأن هذه وثيقة رسمية لشركتك. يمكنك أيضًا تضمين مساحة للمسمى الوظيفي للموظف أو منصب الموظف في الشركة.
• تحت ذلك، يمكنك عمل قائمة مرجعية للأخطاء المختلفة ووضع مربع فارغ أمام كل عنصر. سيؤدي القيام بذلك إلى تسهيل الأمر على الشخص الذي سيقوم بتعبئة النموذج. تأكد من تضمين خيار "الأخرى"، مع وجود مساحة فارغة لتحديد المخالفة إذا لم تكن موجودة في القائمة الرسمية.
• بالنسبة للقسم الثاني، يمكنك كتابة عنوان فرعي ليكون بمثابة عنوان للتحذيرات السابقة، إن وجدت. يمكنك إنشاء جدول أو مجرد تنسيق الأجزاء في أعمدة مختلفة. في العمود الأول، اكتب التحذير الأول أو الثاني أو الثالث. في العمود الثاني، وضح ما إذا كان التحذير المقدم شفهيًا أم مكتوبًا. في العمود الثالث، يجب وضع تاريخ التحذير وفي العمود الرابع، اكتب اسم الشخص الذي أعطى التحذير.
• ضمن هذه الأعمدة، يمكنك وضع مسافة لبيان صاحب العمل، بما في ذلك تاريخ ووقت تقديم البيان. تأكد من توفير مساحة كافية لصاحب العمل لكتابة بيانه / بيانها بالتفصيل الكامل.
• بعد ذلك، في بيان صاحب العمل، يمكنك وضع مساحة لبيان الموظف بخصوص المخالفة. لتبسيط الأمر، يمكنك فقط وضع مربع بجوار إعلان مثل "أنا أتفق مع بيان صاحب العمل" ومربع آخر بجوار إعلان آخر مثل، "لا أتفق مع بيان صاحب العمل بخصوص مخالفتي"، لذا ما يجب على الموظف القيام به هو تحديد المربع المناسب.
• بموجب هذا الإعلان، ضع بعض المساحات الفارغة للموظف لتدوين روايته الخاصة للمشكلة أو الخطأ أو لما حدث، بكلماته / كلماتها.
• بالنسبة للقسم الأخير، يجب عليك أولاً وضع عنوان فرعي ليكون بمثابة عنوان للإجراء الذي سيتم اتخاذه.
• ضمن الخيارات، يمكنك وضع مساحة لاتخاذ الإجراءات التصحيحية. سيتعين على الشخص الذي يملأ النموذج كتابة الإجراءات التي سيتم اتخاذها بالتفصيل، خاصةً إذا لم يكن هو / هي الشخص الذي يقوم بتنفيذ الإجراءات.
• ثم يجب عليك تحديد مساحة لما سيتم اتخاذه من عواقب في حالة ارتكاب الموظف للخطأ مرة أخرى. هذا مهم جدًا حتى يعرف الموظف ما سيحدث إذا ارتكب الخطأ نفسه مرتين.
• ضمن هذا الجزء، يجب عليك تضمين إقرار يفيد بأن الموظف فهم جميع محتويات نموذج إنذار موظف ويوافق على كل ما هو مكتوب.
• بعد ذلك، ضع مساحة لاسم وتوقيع الموظف بالإضافة إلى تاريخ قبول النموذج.

وأخيرًا، ضع مساحة لاسم وتوقيع صاحب العمل بالإضافة إلى تاريخ توقيعه على المستند. كل هذا من شأنه أن يجعل نموذج إنذار الموظف فعالاً.

الجدير بالذكر أنه يمكنكم تحميل نموذج إنذار موظف من موقعنا بطريقة مجانية تمامًا كما أنه متاح بكل الصيغ والتنسيقات المختلفة لضمان أنه سيتوافق مع جهة عملك.