خطاب لفت نظر جاهز

جزء من إدارة النشاط التجاري هو معالجة أداء الموظف وسلوكياته التي لا تلبي معاييرك. تتمثل إحدى طرق اتخاذ إجراء تأديبي في تقديم خطاب لفت نظر رسمي. يمكن أن تشجع تلك الخطابات من ذلك النوع الموظفين على تحسين أداء عملهم، وتقدم دليلًا على ضعف الأداء إذا قررت فصل الموظف. سنتحدث في هذه المقالة عن كل ما يتعلق بـ خطاب لفت نظر وجميع المعلومات التي تريد معرفتها عنه.

ما هو خطاب لفت نظر؟

خطاب لفت نظر هو مستند رسمي ينص على مخالفات الموظف، مثل عدم الالتزام بسياسات الشركة أو السلوك غير المهني أو التأخير. يجب أن يحتوي نموذج لفت النظر الذي ستقوم بتوجيهه للموظف المخالف على معلومات حول ما يعتبر مخالفة وفقًا لسياسات الشركة أو المؤسسة الخاصة بك. غالبًا ما يتضمن كيف يحتاج الموظف إلى تصحيح السلوكيات والعواقب الإضافية. غالبًا ما يتم استخدام خطاب لفت نظر رسمي بعد توجيه تحذيرات شفهية إذا لم يتحسن الموظف.

متى يتم استخدام خطاب لفت نظر؟

 يمكن استخدام خطاب لفت نظر في عدد من المواقف لمعالجة أي مخالفة. قد يتلقى الطالب خطاب لفت نظر لسوء السلوك في الفصل؛ قد يتلقى الموظف خطاب تحذير لتجاهل قواعد الشركة، أو عميل لخرق العقد في جميع هذه المواقف، يعمل خطاب لفت النظر كخطوة أولية لمعالجة المشكلة التي حدثت وعادة ما يتبعه إجراء تأديبي إذا لم يتم الالتفات إلى الخطاب. ويمكن للموظف الذي يشعر بالظلم تجاه هذه الاجراءات تقديم خطاب تظلم للجهة المسؤولة 

في حالة العمل المؤسسي، يتم توجيه خطاب لفت نظر إذا لم يلتزم الموظف أو العامل بسياسة وقوانين الشركة وقام بعمل خرق أو خطأ وهو ما يستدعي الوقوف عنده وعدم تجاهله، مثل الغياب بدون تلقي تصريح أو إذن رسمي، القيام بعمل يتنافى مع آداب وأخلاقيات الشركة ويضر سلوكيات العمل كذلك. الإضرار بممتلكات الشركة أو إلحاق الأذى بما يُعد عهدة رسمية تعود ملكيتها في النهاية للشركة. رفض الالتزام بتعليمات واضحة تم توجيهها له داخل العمل والانصياع لقوانين المؤسسة الواضحة لجميع الأفراد. افتعال مشكلة داخل حرم الشركة سواء كانت مع زميل أو عميل ما.

تضع كل شركة سياساتها الخاصة بشأن أنواع خطابات التحذير المستخدمة وعدد خطابات لفت النظر التي يتلقاها الموظف قبل الإنهاء أو الإجراءات التأديبية الأخرى. يمكنك إعطاء تحذير شفهي واحد قبل الانتقال إلى توجيه خطاب لفت نظر مكتوب لنفس المشكلة. تستخدم بعض الشركات طريقة خطابات الإنذارات الثلاث قبل إقالة الموظف، ولكن غالبًا ما يرجع ذلك إلى تقديرك بناءً على الموقف. قد تكون بعض المخالفات خطيرة بما يكفي لتخطي توجيه خطاب لفت نظر وطرد الموظف على الفور.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل احترافي

نصائح من أجل كتابة نموذج لفت نظر فعال

في العمل أو القطاع المهني، يتحمل أصحاب العمل مسؤولية تجاه عملائهم وتجاه موظفيهم للحفاظ على بيئة عمل آمنة ومستقرة وفعالة. أي ظرف يهدد هذه البيئة المرغوبة يستدعي استجابة فورية من صاحب العمل في نموذج لفت نظر.

عادة ما يتم كتابة خطاب لفت النظر عندما لا يتم اتباع أي تحذير شفهي يقدمه صاحب العمل أو المشرف. أي سلوك غير لائق أو غير مهني أو غير مرغوب فيه يصدر من الموظف يعني أن صاحب العمل أو المسئول عن قسم الموارد البشرية أو المختص بالأمر أيًا كان يجب عليه أن يصدر خطاب لفت نظر لبدء حل المشكلة رسميًا.

يتم إصدار خطاب لفت النظر كإقرار رسمي بحدوث تجاوز في أخلاقيات العمل في الشركة. قد يشير إلى الأداء الوظيفي الضعيف أو غير الفعال، والسلوك غير المناسب في مكان العمل بين الزملاء، وتجاهل سياسة الشركة، وسوء إدارة موارد الشركة. يتم إصدار ذلك الخطاب من قبل شخص له سلطة كبيرة داخل الشركة، بناءً على خطورة المخالفة. قد يتم إصداره ضد فرد أو فريق أو قسم بأكمله. يعمل خطاب لفت نظر، كما هو الحال مع جميع المراسلات الرسمية بين صاحب العمل والموظف، كسجل رسمي للمخالفة للرجوع إليه في المستقبل.

في السياق المهني، يكون تنسيق خطاب لفت نظر بسيطًا وقصيرًا ومباشرًا. يجب توضيح السلوك السيئ المحدد من البداية حتى لا تكون هناك فرصة لسوء التفسير. يجب أن يكون قصيرًا لأنه كما يوحي الاسم نفسه، نادرًا ما تحتوي رسالة لفت النظر على أي إجراء تأديبي ملزم.

ومع ذلك، قد يوضح للموظف العواقب التي قد تكون وشيكة إذا تم تكرار ذلك الإجراء المخالف مجددًا. يجب أن تكون نغمة خطاب لفت النظر مهذبة لأنه، على الرغم من دلالاتها السلبية، يتم دائمًا إصدار خطاب تحذير إلى الموظف بقصد مساعدة هذا الموظف، مهنيًا وشخصيًا من أجل عدم تكرار هذا الخطأ أو التجاوز مجددًا وهو ما يضمن في المقابل حسن سير عمل الشركة والحفاظ على الأجواء الإيجابية بين جميع الموظفين.

محتويات نموذج لفت نظر

يمكن صياغة الخطاب بطرق مختلفة، ولكن يجب أن يحتوي النموذج القياسي الأكثر شيوعًا لخطاب لفت نظر الموظف على الأجزاء التالية:

عنوان: سيساعد وضع العنوان على الخطاب في جذب الانتباه إلى المستند ومن المرجح أن يأخذها الموظف على محمل الجد.
معلومات عامة: في هذا الجزء من الخطاب، يجب على صاحب الملف تحديد اسم الشركة واسم الموظف والوظيفة والقسم الوظيفي واسم المشرف وتاريخ إصدار الخطاب وكل المعلومات المتعلقة به.
عدد التحذيرات: هنا، يجب أن يذكر صاحب الملف رقم خطاب التحذير هذا. يجب التأكيد على هذا الجزء لأنه في بعض سياسات الشركة، لن تحدث العواقب إلا بعد عدد معين من الخطابات والتحذيرات ويجب إبلاغ الموظف بوضعه.
سبب توجيه الخطاب: يجب أن يزود الخطاب الموظف بمعلومات حول الإجراءات التي تم اعتبارها غير مناسبة على وجه التحديد.
المناقشات السابقة للموضوع: في حالة حدوث أي مناقشات سابقة أو تحذيرات شفهية، يجب ذكرها هنا مع تاريخ (تواريخ) حدوثها.
السياسات المنتهكة: يجب أن يستخدم المسئولون عن صياغة خطاب لفت النظر هذا الجزء لإدخال أي سياسات انتهكها الموظف.
الإجراءات المطلوبة: إذا طلب صاحب العمل من الموظف اتخاذ أي إجراءات لاستعادة منصبه في الشركة، فيجب عليه ذكر ذلك هنا.
العواقب: في هذا الجزء من الخطاب، يجب على صاحب الملف تحديد العواقب التي ستحدث إذا استمر الموظف في سلوكه غير المناسب أو أداء العمل السيئ.
التوقيعات: يجب أن يُوقع الخطاب من قبل شخص مخول. يمكن أن يكون مشرف الموظف أو مدير القسم أو رئيس الشركة أو كل ما سبق. يجب أن يتلقى مقدم الخطاب أيضًا توقيع الموظف على المستند لتأكيد إقراره بالموقف.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل احترافي

الهدف من توجيه خطاب لفت نظر

غالبًا ما تكون خطابات لفت النظر جزءًا من الانضباط التدريجي في مكان العمل. تبدأ العديد من الشركات بتحذيرات شفهية ومن ثمّ تنتقل إلى التحذيرات المكتوبة. يمكنك أيضًا إنشاء خطة مع الموظف لتصحيح سلوكه قبل ألا يمكن أمامه خيار سوى تحمل عواقب أكثر خطورة، قد تصل حتى إنهاء الخدمة.

كن واضحًا وحازمًا عند لفت نظر الموظف بشأن السلوك أو بشأن تقييم الاداء الوظيفي . أخبره بما سيحدث إذا لم يقم بتصحيح تلك المشكلة وتكرار ذلك الخطأ مجددًا. دع الموظف يعرف أنك تريده أن ينجح وأن الهدف من هذا الخطاب هو تقويمي وإصلاحي بحت وليس كوسيلة عقاب أو جزاء لما ارتكبه.

بعد تسليم خطاب لفت النظر، اجتمع بالموظف لمناقشة ما هي الخطوات التالية. استمع إلى مخاوفه وأكد رغبتك في تحسين الوضع. راقب عن كثب أداء الموظف وامتدحه عند تحسين أدائه للحفاظ على روح إيجابية.