تزداد نسبة تحقيقك لأهدافك ومهامك اليومية بمعدل 64% فقط إن قمت بكتابتها وتتبعها في قائمة المهام اليومية، مما يدعونا لتقديم نموذج جاهز لـ قائمة مهام اليومية، تستطيع من خلاله أن تسجل جميع أنشطتك على مدار اليوم ساعة بساعة. تتبع وقتك، وحقق ما تحلم به.
مميزات سيضيف لك تواجدها في أي نموذج قائمة مهام يومية
- أن يكون هناك عدة خانات تقسم فيها مهامك بحسب انتمائها لفئة محددة من فئات أهدافك، بمعنى أن تتواجد خانة لأهداف تنظيم المنزل، وخانة للأهداف الصحية، غير الخاصة بمهام العمل، أو الخاصة باستذكار مواد الدكتوراة الخاصة بك، مما يسهل عليك أن توزع أهدافك بشكل متوازن يخدم كافة جوانب حياتك.
- وجود صندوق بجوار كل سطر من سطور المهام، تستطيع أن تضع بجواره علامة ✅ عند الانتهاء من مهمة ما، وهو ما يزيد من إفراز هرمون السعادة الدوبامين، ويحفزك لإنهاء كم أكبر.
- إفراغ مساحة لك بجانب المهام لكتابة الملاحظات، والتي تدون فيها المهام الطارئة خلال اليوم، وتفاصيل ما تحتاجه لتنجزها، ووقت التسليم إن لم تكن لحظية.
- مساحة بيضاء أسفل سطور كل مهمة، لتضيف تفاصيل المهام، والطريقة التي تتوقع أن تنجزها بها، ولكي تقسّم مهامك الكبيرة إلى مهام أصغر يسهل عليك إنجازها.
- تتبع الوقت المستغرق لكل مهمة، والوقت المستغرق للمهام، على أن تحسب كفاءة إنجازك للمهام ونسبة الوقت المُستغَل والضائع خلال يومك، وتعتبر هذه أهم ما يجب أن تبحث عنه في نموذج قائمة المهام اليومية.
- تبعًا لقاعدة باريتو 80/20 فالمرء يقضي %80 من الوقت لإنجاز 20% من المهام والتي تعتبر الأهم، بينما يصرف ال 20% الباقية من وقته لإنجاز 80% من المهام، وهو ما يجعل تحديد أولويات المهام وفصل المهام ذات ال80% من الوقت عن المهام التي تستغرق وقت وجهد ذهني أقل.
- نظم أوقاتًا للراحة وتأكد من تواجد خانة لها، وسجل بجوار أوقات الراحة ماذا كان شعورك؟ وإلى أي درجة ارتفع مستوى تركيزك؟ لتعرف فيما بعد أي أنشطة الراحة يفيدك في زيادة إنتاجية العمل، قد تبحث عن نموذج لقائمة المهام اليومية يتبع طريقة البومودورو التي سنفصل فيها في نصائح إدارة الوقت لتنظيم وقت الراحة والعمل.
- انتقي الألوان الجذابة والمريحة لك عند اختيار نموذج قائمة المهام اليومية، وأضف لمستك الخاصة من صور وملصقات إلى قائمة مهامك الشخصية لكي تجعل الوقت الذي تمضيه فيها وقت ممتع، وتخرج من فكرة الإلزامية وكونها طريقة لإجبارك على إنجاز أمور تثقل عليك.
حمل ايضا نموذج تقرير جاهز لكتابة تقارير العمل الذي تم إنجازه
نصائح لإدارة الوقت ستسهل عليك إنجاز مهامك اليومية
(1) انتشرت في الآونة الأخيرة فكرة مرتبطة بالإنجاز على اسم الكتاب الذي نشأت عنه وهي "الشيء الوحيد" وتدعو إلى أن تركز على أمر واحد فقط لتفعله، وتغلق على نفسك كافة الملهيات الأخرى، كافة الأهداف الأخرى، وتعتبر أن لا هدف لديك سواه. ذكرت إحصائيات تضمنها الكتاب أن المرء يخسر من 50% إلى 100% من الوقت لعدم كفاءة الدماغ على التبديل بين المهام، حيث أن الحالة الذهنية التي تسيطر عليك إزاء مهمة ما مما يأخذ وقت حتى تتهيأ له، وخروجك من هذه الحالة والدخول للحالة الذهنية الخاصة بمهمة أخرى، يستهلك الكثير من الطاقة في عملية إنهاء المهمة الأولى وبدء الثانية، وهو ما لا وجود له لو استغرق المرء تفكيره ووجدانه لإنجاز مهمة واحدة فقط. لذا حاول أن تجعل نموذج قائمة المهام اليومية الذي تستخدمه يدور في صلب هدف واحد، مهمة واحدة، تريد أن تحققها.
(2) طريقة البومودورو أو الطماطم، تقنية تهدف إلى تنظيم الوقت إلى 25 دقيقة للعمل ثم 5 دقائق للراحة تفعل فيهم شيئًا تحبه حقًا، لكي يربط الذهن الإنجاز بالمكافأة التي تليه، وينجز أكثر فأكثر، كما أن هذه الفترة للراحة ستجعل مستويات التركيز ترتفع لديك في فترة العمل التالية، بدلًا من انخفاض التركيز المطرد الذي تسير إليه كل الأنشطة التي يطول وقتها. وبالطبع لا بأس في جعل فترة العمل 50 دقيقة متصلة والتفيه 10 دقائق إن كان هذا في صالحك أكثر.
(3) حاول أن تصل بذهنك لمرحلة "العمل العميق" أن يكون كل الأفكار هادئة، وعقلك منسجم تمامًا مع ما تفعله، مع شعور غريب بانعدام الوقت، لأن كل ما بك موجه ناحية ما تعمل، لا بد أن تحب ما تعمل لتصل لهذه المرحلة، ويجب أن تدرب نفسك كذلك للوصول إليها، ستفيدك تمارين التأمل واليقظة الذهنية، ومع الوقت ستتعزز لديك الملكة وتصبح الطبيعي عندما تعمل أن تدخل في حالة انسجام تام وتركيز في عملك ولا تشعر بالواقع المحيط. لتجارب العمل العميق نفع من ناحية الإنجاز بشكل يفوق الطبيعي بأضعاف، ونفع من الناحية المعرفية وتحصيل معارف وأفكار ذات جودة عالية لن تصل لها أبدًا إن كان ذهنك مشوشًا، وفوائد نفسية مذهلك من حيث شعورك بالانتماء للمهام التي تعمل عليها، وأنا لا تعطلك عن سير حياتك بالطريقة التي لا تريد، ولكن أنت الذي تريدها، وتفعلها بشغف.
(4) هناك طريقة لإدارة الوقت تبعًا لعدة فترات خلال اليوم تغير فيهم مكانك ومعه تغير المهمة إن أردت، تسمى Popcorn Method، فمثلًا لو قضيت ثلاث ساعات على مكتبك تكتب عدة تقارير هامة، وتنتهي من مهامك الأساسية، انتقل في الفترة التالية لمدة ثلاث ساعات أخرى إلى حديقة المنزل أو الشركة وقم بإرسال رسائل البريد الإلكتروني الهامة وأعد خطة الشهر المقبل، ثم في الثلاث ساعات الأخيرة، أجلس في الشرفة أو المطبخ أو أي مكان مهما بدى الأمر غريبًا، وانتقل لمهمة جديدة مثل كتابة المقال الأسبوعي الذي تعمل عليه لجريدة شهيرة. أنت بهذا الانتقال المكاني تغير حالتك الذهنية بشكل كلي وتجدد النشاط، فالجلوس على المكتب لساعات طويلة، لا يعد الطريقة الأفضل على الإطلاق لو رغبت في الاحتفاظ بنشاطك الذهني والبدني. سيكون الأمر مثاليًا لو وجدت نموذج قائمة مهام يومية يقسم المهام تبعًا لأماكن مختلفة توزع عليها نشاطك خلال اليوم.
يمكنك الآن أن تحمل نموذج قائمة المهام اليومية، وتستمتع بإنتاجية أعلى، ووقت مهدر أقل…
