خطاب تعريف بالراتب، والمعروف أيضًا باسم خطاب تعريف بالوظيفة ومُفردات الراتب، هو خطاب يؤكد دخل الموظف. يحتاج الموظفون عادةً إلى هذا النوع من الخطابات لاستخدام رواتبهم الحالية في القروض أو دفع الإيجارات. صياغة خطاب تعريف بالراتب بالطريقة الصحيحة يضمن كل المعلومات المطلوب تقديمها فيما يخص راتب الموظف.

في هذه المقالة، سنحدد ماهية خطاب تعريف بالراتب، ونوضح الغرض الذي تستخدمه من أجله، ونمنحك نموذجًا لكتابة نموذج خاص بك بالإضافة إلى جميع المعلومات الأخرى التي تريد معرفتها عن تلك الوثيقة المهمة.

ما هو خطاب تعريف بالراتب؟

خطاب تعريف بالراتب هو خطاب رسمي موقع من شركة ويُوضح تاريخ توظيف الموظف ودخله. يوضح هذا النوع من الخطابات معلومات عامة عن التوظيف عن شخص ما، مثل اسم الشركة التي يعمل بها، واسمه بالكامل، والمسمى الوظيفي أو المنصب، والدخل، وحالة وظيفته (سواء كانت بدوام كامل أو بدوام جزئي) وأي مدخولات مالية يحصل عليها وكل تفاصيل العمل الأخرى.

يمكن للأشخاص التالين كتابة خطابات تعريف بالراتب:

مدير الموارد البشرية
الشريك أو الشريك المالك
المدير
مدير الإدارة
الرئيس
المشرف

تعرف علي برنامج دفترة
لأدارة عملية حساب الاجور والمرتبات بشكل احترافي

استخدامات خطاب تعريف بالراتب

يتم استخدام خطاب تعريف بالراتب لتقديم دليل على أي ادعاءات تتعلق بالدخل والتوظيف يقوم بها الشخص. فيما يلي بعض الحالات الشائعة عندما يحتاج الموظفون إلى خطابات التحقق من الراتب:

شراء منزل
توقيع عقد إيجار لمنزل أو شقة
طلب قرض
شراء أو تأجير سيارة
التقدم للحصول على حد ائتمان

من بالتحديد يحتاج إلى خطاب تعريف بالراتب؟

يجوز للموظف السابق أو الحالي طلب خطاب تعريف بالراتب للمصادقة على راتبه وتاريخه الوظيفي لصاحب عمل جديد.

يعد نموذج التحقق من الوظيفة أيضًا شرطًا أساسيًا شائعًا يستخدمه طرف ثالث للتحقق من أن الفرد لديه الدخل اللازم لتسديد الدفعات الشهرية المطلوبة على النفقات الرئيسية - سواء كان ذلك لطلب إيجار أو رهن عقاري أو قرض وعند اتمام عملية القرض يوجد نموذج سند لأمر يتم توقيعه بين البنك والموظف لضمان حقوق الطرفين

على سبيل المثال، قد يطلب المالك خطاب توظيف لاستئجار شقة إذا تجاوز الإيجار مبلغًا معينًا. بالإضافة إلى ذلك، تتطلب جميع البنوك التحقق من الوظيفة للنظر في طلبات الرهن العقاري.

علاوة على ذلك، قد يطلب صاحب العمل الجديد التحقق من الوظيفة للتأكد من أنك صادق بشأن راتبك السابق ومنصبك. لذلك يحتاج الي شهادة لمن يهمه الامر للتأكد من صحة كلامك

لتبسيط ذلك الأمر، يوجد لدى العديد من الشركات نموذج رسمي لطلب التعريف بالراتب يمكن ملؤه من قبل الموظفين الحاليين والسابقين. وايضا

كيفية كتاب خطاب تعريف بالراتب

ستتم مراجعة خطاب تعريف بالراتب من قبل طرف ثالث، لذلك يجب التعامل معه كوثيقة رسمية من الشركة.

أسفل ترويسة الشركة، يجب القيام بتضمين معلومات جهة الاتصال والشركة ذات الصلة مثل:

اسم الموظف
اسم الشركة
العنوان بالكامل
المدينة، المحافظة، الرمز البريدي

إذا كان يوجد اسم وعنوان الجهة الخارجية التي تقوم بمراجعة الخطاب، فيجب تضمين تلك البيانات في التحية الموجودة أسفل التاريخ.

يعتمد نص خطاب تعريف بالراتب على متطلبات الطرف الطالب. على سبيل المثال، قد يحتاج المالك فقط إلى التحقق من الدخل الحالي للمستأجر المحتمل، في حين أن صاحب العمل الجديد قد يطلب تاريخ التوظيف بالإضافة إلى تفاصيل الراتب.

تاريخ بدء التوظيف
اسم الموظف
المسمى الوظيفي
المرتب
مبلغ المكافأة السنوية
تاريخ انتهاء التوظيف (إذا لزم الأمر)

يجب أن تتضمن الفقرة الأخيرة من خطاب تعريف بالراتب جميع تفاصيل الفرد المسؤول عن التحقق من معلومات الموظف.

يجب اختتام خطاب التعريف بالراتب بتوقيع الموظف واسمه الكامل والمسمى الوظيفي الخاص به.

كيفية التحقق من خطاب تعريف بالراتب

غالبًا ما يكون خطاب تعريف بالراتب هو الخطوة الأخيرة التي يتخذها البنك قبل الموافقة على القرض، أو المالك قبل تسليم المفاتيح إلى المستأجر، أو جميع السيناريوهات الأخرى التي تتطلب وجود خطاب رسمي تعريفي بالراتب او كشف حساب بنكي

من أجل الحماية من الادعاءات الكاذبة، غالبًا ما تطلب جميع الأطراف من الموظفين إثبات خطاب تعريف الراتب الخاص بهم مع إثباتين على الأقل لوثائق الدخل.

يتم قبول المستندات التالية كدليل على الدخل:

وصل الدفع
الإقرارات الضريبية
بيانات الأجور والضرائب او ما يعرف بمسير رواتب العمال
إثبات الضمان الاجتماعي للدخل / خطاب التحقق من الممتلكات
البيانات المصرفية

بالإضافة إلى الوثائق الداعمة، يمكنك الحصول على نموذج التحقق من الدخل الخاص بك من قبل كاتب العدل. يؤكد توثيق خطاب التحقق الخاص بك على صحته ويضيف طبقة إضافية من الثقة والرسمية المطلوبة.

حمل ايضا: نموذج سند قبض مالي word و excel

تعرف علي برنامج دفترة
لأدارة عملية حساب الاجور والمرتبات بشكل احترافي

نصائح من أجل كتابة نموذج تعريف بالراتب بطريقة صحيحة

كتابة مقدمة وتحية رسمية: في الجزء العلوي الأيسر من الوثيقة، يجب إضافة عنوان رسمي. يجب أن يتم البدأ باسم الشركة وعنوان العمل بالكامل واسم الموظف كاملًا والمسمى الوظيفي له ورقم الهاتف وجميع وسائل التواصل الخاصة به. يجب إضافة التاريخ في السطر الخاص به، ثم القيام بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بالموظف.

أسفل العنوان، يجب مخاطبة الجهة المُوجه لها الخطاب مباشرة. يمكن استخدام الاسم الكامل إذا كان المسئول عن الكتابة يعرف ذلك، أو يمكن استخدام تحية رسمية للعمل، مثل "لمن يهمه الأمر".

إعطاء سبب واضح ومنطقي لكتابة الخطاب: يجب أن توضح الفقرة الأولى من خطاب تعريف بالراتب سبب كتابة الرسالة. يمكنك تضمين اسم الموظف والمسمى الوظيفي وتاريخ البدء في العمل. من المهم أن يكون ذلك الخطاب واضحًا ومُفصلّاً قدر الإمكان حتى يتمكن المستلم من العثور بسهولة على المعلومات التي يحتاج إلى معرفتها والتأكد منها.

الإتيان بجميع التفاصيل المالية للموظف: يؤكد هذا الجزء من خطاب التعريف بالراتب أي مطالبات زيادة بالراتب والتوظيف قدمها الموظف. يجب القيام بتضمين أي مبالغ مالية أخرى يحصل عليها بخلاف الراتب، على سبيل المثال المكافأة السنوية أو الحوافز الشهرية. يجب ذكر أيضًا أي تفاصيل مالية أخرى، مثل العمولات، في هذا الجزء من الخطاب التعريفي.

يجب الإيجاز بقدر الإمكان: يضمن تضمين التفاصيل الضرورية فقط أن المستلم يمكنه العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجها وتأكيدها. نظرًا لأن العديد من الأشخاص قد يحتاجون إلى قراءة الخطاب، فإن الصراحة يُمكن أن تساعد في سير عملية المراجعة بسلاسة.

إعطاء معلومات اتصال إضافية: قد يكون من المفيد للمستلم أن يكون لديه طرق متعددة للاتصال بالموظف إذا احتاج إلى معلومات أو توضيح إضافي. بالإضافة إلى رقم هاتفه أو بريده الإلكتروني، يمكنك تضمين رقم الهاتف العام للشركة حتى يتمكن المستلم من التحدث إلى شخص آخر إذا لم يكن الموظف مُتاحًا.

الإرسال في الوقت المناسب: في بعض الحالات، مثل طلب القرض، قد يحتاج المُقرض إلى التحقق من الراتب خلال فترة معينة. من المفيد أن يتم سؤال الموظف عما إذا كان هناك موعد نهائي أو إطار زمني يحتاج فيه إلى إرسال نموذج تعريف راتب .

ختام الخطاب: في ختام خطاب تعريف بالراتب، يجب تقديم معلومات الاتصال المباشر الخاصة بالموظف حتى يتمكن المستلم من الاتصال به إذا احتاج إلى معلومات أو توضيح إضافي. يمكنك أيضًا تضمين أفضل وقت للوصول إليه إذا كان عادة مشغولاً خلال فترات معينة. يجب اختتام الخطاب بجملة رسمية، مثل "مع خالص التقدير". بعد ذلك، يجب تضمين مساحة حيث يمكنك إضافة توقيع الموظف، ثم كتابة اسم الشخص الذي قام بالكتابة والمسمى الوظيفي واسم الشركة أدناه.

نموذج تعريف بالراتب

التاريخ : / / 2020م

إلى كل من يهمه الأمر

تحية طيبة وبعد ،

نحيط علم سيادتكم نحن من شركة ………………………. بأن السيد ………………………. الحامل للجنسية …………………. يحمل إقامة / هوية / برقم …………….. والصادرة بتاريخ / / 2020م ، من …………….. وتنتهى فى / / 2020 م .
بأنه يعمل لدينا وتحت رعايتنا ويتقاضى راتب شهري كما يلي :
راتب أساسي :
بدل سكن :
بدل تنقل :
بدل إتصال :
إضافى يومى :
أخرى :
وقد أعطى هذا التعريف بناء على طلب ……………………………….. دون أدنى مسئولية على الشركة .

وتفضلوا بقبول وافر لإحترام والتقدير

شركة :......................................