يُعرف نموذج سند صرف انجليزي بـ (Payment Voucher) وهو وثيقة رسمية تُستخدم لإثبات وتوثيق عملية صرف مبلغ مالي من جهة إلى جهة أخرى ويُعتبر نموذج سند صرف انجليزي دليلًا مكتوبًا على خروج الأموال من الشركة.
ويُشار إلى نموذج سند صرف انجليزي على أنه أداة رقابية تُستخدم للتحقق من أن عملية الدفع تمت وفق إجراءات معتمدة وبموافقة الجهات المختصة داخل المؤسسة، وذلك لتعزيز الشفافية المالية، وتقليل احتمالات الأخطاء أو التلاعب من خلال تسجيل تفاصيل كل عملية مثل المبلغ والجهة المستفيدة وسبب الدفع وربطها بمستند داعم.
تظهر الحاجة إلى استخدام نموذج سند صرف انجليزي في مواقف متعددة داخل الشركات والمؤسسات منها:-
يكمن الفرق الأساسي بين نموذج سند الصرف وسند القبض في اتجاه الحركة المالية التي يثبتها كلاً منهما داخل النظام المحاسبي، فيما يلي مقارنة توضيحية بين سند الصرف وسند القبض:-
| الفرق | سند الصرف | سند القبض |
| التعريف | يُستخدم لإثبات خروج مبلغ مالي من الشركة إلى طرف آخر، مثل مورد أو موظف. | يُستخدم لإثبات استلام الشركة لمبلغ مالي من طرف خارجي، مثل عميل أو جهة أخرى. |
| اتجاه التدفق النقدي | يعبر عن نقص في النقدية. | يعبر عن زيادة في النقدية. |
| الاستخدام | دفع مصروفات، أو سداد فواتير، أو رواتب، أو أي التزامات مالية أخرى. | تحصيل إيرادات، أو دفعات من العملاء، أو أي مبالغ واردة للشركة. |
| الهدف | توثيق المصروفات وضبط عمليات الدفع. | توثيق الإيرادات وإثبات التحصيلات المالية. |
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة ومتابعة إيراداتك ومصروفاتك بشكل آلي وسهل
يُنظر إلى نموذج سند صرف انجليزي كحلقة وصل بين العمليات التشغيلية والنظام المالي، حيث يربط بين النشاط الفعلي مثل (شراء خدمة أو سداد مصروف) والتسجيل المحاسبي له وبذلك يُستخدم في:-
قد يهمك ايضًا تحميل: نموذج سند لأمر
يجب أن يتضمن نموذج سند صرف انجليزي مجموعة من العناصر الأساسية التي تضمن دقة التوثيق وسهولة المراجعة والرقابة، وتتمثل هذه العناصر في:-
هو رقم فريد يُخصص لكل سند صرف، لتمييزه عن غيره وربطه بالسجلات المحاسبية، وتسهيل تتبع العمليات خاصة عند المراجعة أو البحث عن معاملة محددة.
يوضح هذا العنصر في نموذج سند صرف انجليزي توقيت تنفيذ عملية الدفع، و تحديد الفترة المالية التي تنتمي إليها العملية، كما يُستخدم تاريخ الصرف في إعداد التقارير المالية وتحليل التدفقات النقدية.
تشمل بيانات الجهة في نموذج سند صرف بالانجليزي اسم الشركة، وشعارها، وبياناتها الأساسية، وتضيف هذه المعلومات الطابع الرسمي على سند الصرف.
الشخص أو الجهة التي تم صرف المبلغ لها، سواء كان موردًا أو موظفًا أو جهة خارجية، وذلك لضمان وضوح الطرف المستلم، ومنع أي لبس في المعاملة.
يُعد هذا العنصر جوهر نموذج صرف انجليزي، ويعكس قيمة المبلغ المصروف بالأرقام والحروف معًا لتجنب أي تلاعب أو أخطاء.
توضح الوسيلة التي تم بها الدفع مثل (نقد، أو تحويل بنكي، أو شيك)، مما يساعد في تتبع حركة الأموال وربطها بالحسابات البنكية أو الصندوق.
يوضح سبب الصرف داخل نموذج سند صرف بالإنجليزي الغرض من عملية الدفع، مثل سداد فاتورة، أو شراء مستلزمات، أو صرف مكافأة، وذلك لربط العملية بنشاط فعلي داخل الشركة وتبرير الصرف.
تتمثل المرافقات في المستندات الداعمة في نموذج سند صرف بالإنجليزي مثل الفواتير، أو العقود، أو أوامر الشراء، لتعزيز مصداقية السند ودعم عملية التدقيق.
يتضمن هذا البند داخل نموذج سند صرف بالانجليزي تواقيع كلاً من المُعد، والمراجع، والمُعتمد، وأحيانًا المستلم، وتكون هذه التوقيعات دليلًا على أن العملية تمت بموافقة الجهات المختصة وفقًا للسياسات الداخلية.
حقل اختياري داخل نموذج سند الصرف يُستخدم لإضافة أي تفاصيل أو توضيحات إضافية قد تكون مهمة لفهم العملية بشكل أفضل.
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة ومتابعة إيراداتك ومصروفاتك بشكل آلي وسهل
استخدام نموذج سند صرف بالإنجليزي بشكل غير دقيق قد يؤدي إلى أخطاء محاسبية أو ضعف في الرقابة المالية، فيما يلي أبرز الأخطاء والحلول:-
| أخطاء شائعة عند استخدام نموذج سند صرف بالإنجليزي | الحلول |
| عدم استكمال البيانات الأساسية للنموذج و ترك حقول مهمة فارغة مثل اسم المستفيد أو سبب الصرف أو التاريخ. | اعتماد نموذج سند صرف بالإنجليزي موحد يحتوي على حقول إلزامية. |
| إدخال بيانات غير دقيقة أو غير واضحة مثل كتابة مبلغ خاطئ أو وصف غير دقيق لسبب الصرف. | مراجعة البيانات قبل اعتماد السند، ويفضل كتابة المبلغ بالأرقام والحروف، مع وصف واضح ومحدد للغرض من الدفع. |
| صرف مبالغ بدون فواتير أو مستندات داعمة تثبت العملية. | إلزام إرفاق مستندات رسمية مثل (فاتورة، عقد، أمر شراء) قبل الموافقة على الصرف. |
| تنفيذ عملية الدفع بدون توقيع المسؤولين أو الجهات المعنية. | تحديد صلاحيات واضحة للتوقيع، وربط الصرف بمستويات اعتماد محددة داخل الشركة. |
| استخدام أرقام مكررة أو عشوائية لسندات الصرف مما قد يؤدي إلى تكرار السندات لنفس المعاملة. | استخدام نظام ترقيم تسلسلي تلقائي لسندات الصرف يمنع التكرار ويُسهل التتبع. |
| عدم توضيح ما إذا كان طريقة الدفع المرتبطة بعملية الصرف سواء نقدًا أو عبر البنك أو شيك. | ملء الحقل إلزامي الخاص بطريقة الدفع وربطه بالحسابات المالية المناسبة. |
يتميز نموذج سند صرف انجليزي الجاهز من فواتير من حيث الدور والوظيفة داخل الدورة المالية، مما يجعل سند الصرف عنصرًا أساسيًا في ضبط العمليات المالية الداخلية، وليس مجرد مستند مثل الفاتورة، فلا يقتصر سند الصرف على كونه مستندًا لإثبات صرف مبلغ مالي فقط، بل يُساعد أيضًا في تنظيم الدورة المالية وربط عمليات وسببها الصرف بالمستندات والفواتير المرتبطة بها بشكل احترافي، مما يمنح الشركات رؤية أوضح لحركة التدفقات النقدية وإدارة الحسابات اليومية بدقة أكبر.
وبشكل عام تُمثل الفاتورة طلب دفع، بينما سند الصرف هو إثبات دفع.
يمكنك التحميل الأن مجانًا: نموذج سند قبض مالي
يُستخدم نموذج سند صرف انجليزي من قبل الأطراف المعنية بالمشاركة في دورة الصرف المالي في إطار أدوارهم ومسؤولياتهم الوظيفية، ويتمثل هؤلاء الأطراف في:-
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة ومتابعة إيراداتك ومصروفاتك بشكل آلي وسهل
رغم التشابه الكبير بين المصطلحين إلا أنهم لا يؤدون نفس الغرض حيث أن Payment Voucher هو مصطلح عام يشمل جميع أنواع عمليات الصرف سواء كانت نقدية أو عبر البنك أو الشيكات، بينما Cash Payment Voucher يُستخدم تحديدًا للإشارة إلى المدفوعات النقدية فقط.
نعم، يمكن استخدام نموذج سند صرف انجليزي داخل أي شركة محلية دون مشكلة، خاصة في الشركات التي لديها تعاملات خارجية، او شركاء دوليين، أو تعتمد على برامج محاسبية عالمية.
نعم يُفضل أن يحتوي السند على توقيع المستلم، خاصة عند الدفع النقدي، لأنه يُعد دليلًا مباشرًا على استلام المبلغ، كما يُعزز توقيع المستلم من مصداقية السند، ويُستخدم كإثبات قانوني في حال حدوث أي نزاع أو مراجعة مالية لاحقة.
نعم، يمكن استخدام نموذج سند صرف انجليزي بصيغ متعددة مثل Word أو PDF، حسب طبيعة العمل داخل المؤسسة وتُفضل صيغة PDF تُفضل للحفاظ على شكل ثابت ومنع التعديل بعد الاعتماد، ويتم استخدام نماذج إلكترونية داخل برامج ERP، لكن يظل Word و PDF من اكثر الصيغ شيوعًا، خاصة في الشركات الصغيرة والمتوسطة.
يُفضل استخدام نموذج سند صرف ثنائي اللغة بدل الإنجليزي فقط عندما يكون هناك تنوع في المستخدمين داخل الشركة، مثل وجود موظفين لا يتقنون الإنجليزية بشكل كامل، وبشكل عام يناسب نموذج سند صرف ثنائي اللغة الشركات التي تعمل في بيئة مختلطة أو تسعى للتوسع.
اشترك الآن في دفترة لمتابعة الأمور المالية لمشروعك بسهولة 
