قد تبدو كتابة نموذج محضر اجتماع جاهز وكأنها مهمة تافهة وغير مهمة، أو شيء قد تخصصه للمتدرب - أو حتى لا تفعله على الإطلاق. غالبًا ما يُنظر إلى الاجتماعات نفسها على أنها مضيعة للوقت ولا يجب أن يتم توثيقها بشكل أكبر.

ومع ذلك، فإن إهمال هذه المهمة خطأ يمكن أن يكون مكلفًا بالتأكيد من حيث الوقت والموارد. إذا كان لديك سبب وجيه لعقد اجتماع، يمكن أن يكون محضر الاجتماع أداة فعالة للغاية لإبقاء الجميع على نفس الصفحة.

دعنا نتعمق أكثر في ماهية محاضر الاجتماع، وأهم استخداماتها والعناصر التي يجب الاهتمام بها وكيفية ملئ نموذج محضر اجتماع جاهز للطباعة.

استخدامات محضر الاجتماع

يوثق محضر الاجتماع أهم النقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع. وتتمثل أبرز استخداماته وفوائده في:

إبلاغ أعضاء الفريق الغائبين بالمناقشة والقرارات المتخذة
بمثابة سجل للمناقشات للرجوع إليها في المستقبل
توفير "المادة الخام الجاهزة" للاجتماعات التي تعتمد أغلبها على البيانات والمعلومات
توفير تذكير بخطوات العمل
تدوين الملاحظات وبالتالي ضمان عدم ضياع فكرة أو أي شيء قد قيل في الاجتماع.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لأدارة اجتماعاتك وأعمالك بشكل فعال

أهمية نموذج محضر اجتماع

في بعض الحالات الفريدة، قد يكون تدوين محاضر الاجتماعاتمطلوبًا بموجب القانون، على سبيل المثال أثناء الاجتماعات التأديبية مع الموظفين أو النزاعات القانونية. ومع ذلك، في معظم الحالات، يعود الأمر لك تمامًا فيما إذا كنت تريد تدوين نموذج محضر اجتماع جاهز.

توفر المحاضر سجلاً مكتوبًا لما تم الاتفاق عليه في الاجتماع وإنشاء فهم مشترك للنتائج. إنها مصدر مهم للمعلومات يسمح للمشاركين بالتأمل فيما حدث. السجل المكتوب هو أفضل طريقة لتجنب سوء التفاهم الناجم عن الأشخاص الذين لديهم ذكريات مختلفة عن الاجتماع.
إخطار الأشخاص بالمهام الموكلة إليهم ووضع جداول زمنية واضحة لإبقاء الجميع على المسار الصحيح. القيام بتوضيح ماهية الخطوات التالية ومن المسؤول عن ماذا، والتأكد من عدم نسيان أي عناصر عمل.
تُعد بمثابة مصدر للمعلومات للأعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور. كما أنها تساعد أصحاب العمل الآخرين على البقاء على اطلاع دائمًا، على سبيل المثال عندما تؤثر نتائج الاجتماع على الأنشطة التعاونية أو المشتركة بين الفريق أو المشاريع داخل الشركة.
يجب أن يسمح أي نموذج محضر اجتماع جاهز للمشاركين بالعودة ومراجعة الأفكار الرئيسية ونقاط المناقشة التي أدت إلى اتخاذ القرار. بدون وجود سجل واضح ونموذج محضر اجتماع جاهز للطباعة، من السهل نسيان سبب اتخاذ قرار معين. في أسوأ الحالات، قد ينتهي بك الأمر إلى تكرار الاجتماع وإجراء نفس المناقشات مرة أخرى.

عناصر نموذج محضر اجتماع

لكي يكون محضر الاجتماع انعكاسًا دقيقًا لما حدث خلال الاجتماع، هناك بعض العناصر التي يجب تضمينها في محضر اجتماع جاهز للطباعة.

تستخدم العديد من المؤسسات نموذجًا قياسيًا لـ محضر اجتماع جاهز أو يكون لها تنسيق خاص بها. قد يختلف ترتيب العناصر بالتأكيد ولكنه عادة ما يشمل:

العنوان: اسم الفريق أو اللجنة وتاريخ الاجتماع ومكانه ووقته.

الحاضرين: يجب تضمين أسماء جميع الذين حضروا الاجتماع، والذين أرسلوا اعتذارهم لعدم تمكنهم من الحضور، والذين يطلبون نسخًا من المحضر.

اعتماد المحاضر السابقة: غالبًا ما يكون هذا هو العنوان الأول أسفل عناصر محضر اجتماع جاهز من نوع أخذ الاحتياط بحيث يمكن التعرف عليها بسهولة. ستوضح الملاحظات في هذا القسم بالتفصيل ما إذا تمت الموافقة على محضر الاجتماع السابق، وماذا لو كانت هناك حاجة إلى أي تصحيحات، وسرد أي إجراءات ومسؤوليات معلقة.

أي فرد غير قادر على حضور الاجتماع ولكن لديه إجراءات معلقة ليتم معالجتها من المحاضر السابقة ملزم بضمان إما أن يتم إعطاء رئيس الاجتماع أو مدون المحاضر تحديثًا عن الإجراء الذي اتخذه. سيضمن هذا سير الاجتماع بسلاسة، حيث تتوفر جميع المعلومات المناسبة.

خطوات العمل: ستشمل هذه العناصر التي تتطلب اتخاذ إجراء أي أعمال غير مكتملة من الاجتماع السابق بالإضافة إلى جميع الأعمال الحالية والجديدة التي تتطلب الاهتمام الآن.ويشمل ايضا خطة العمل التي وضعت للمنظمة

سيتم أيضًا تضمين أسماء الأفراد أو الأطراف الثالثة أو المنظمات الأخرى.

الأفراد الذين لا يستطيعون حضور اجتماع معين ملزمون بإبلاغ الرئيس أو محضر الاجتماع بأي تقدم قد أحرزوه في أعمالهم.

الإعلانات: يقدم هذا القسم من المحضر تقارير عن أي إعلانات أدلى بها المشاركون أو أولئك الذين أرسلوا اعتذارهم، بما في ذلك بنود جدول الأعمال المقترحة للاجتماع التالي.

الاجتماع القادم: ملاحظة حول مكان وزمان الاجتماع القادم.

خط التوقيع: اسم من أعد المحضر وتاريخ تقديمه والموافقة عليه. تتطلب بعض المنظمات أكثر من مُوِقع واحد للحصول على محضر ذي طبيعة قانونية، أي محاضر اجتماعات مجلس الإدارة.

من المجالات الرئيسية التي يجب تنبيه فيها الفرد المسؤول عن تدوين محضر اجتماع جاهز هي التأكيد على الحفاظ على الملاحظات موجزة وغنية بالمعلومات بحيث تلخص المناقشة والنتائج التي حدثت.

كيفية ملئ محضر اجتماع جاهز للطباعة

عند تعلم كيفية تدوين محضر اجتماع جاهز، من المهم ملاحظة أن كل منظمة تسجل محاضرها بشكل مختلف قليلاً. قم بإجراء مناقشة مع رئيس مجلس الإدارة مثلًا أو أيًا كان المسئول حول أي تنسيقات حالية أو متوقعة من المتوقع أن تستخدمها. راجع محضر الاجتماع السابق لاستخدامه كمثال. اطلب من رئيس مجلس الإدارة نسخة من جدول أعمال الاجتماع، بما في ذلك أسماء جميع الحاضرين، بما في ذلك الضيوف أو المتحدثين أيضًا.

ما لم تطلب مؤسستك كتابة ملاحظات في الاجتماع، يمكنك إما كتابتها أو تدوينها بخط اليد. يمكن أن يساعدك استخدام نموذج محضر اجتماع جاهز للطباعة في الحفاظ على مزيد من الدقائق المنظمة. أهم شيئين يجب معرفتهما عند فهم كيفية تدوين نموذج محضر اجتماع هما ما هي المعلومات التي يجب تسجيلها وكيفية تقديمها.

أشترك في الأن برنامج دفترة
لأدارة اجتماعاتك وأعمالك بشكل فعال

لملئ نموذج محضر اجتماع جاهز للطباعة، يجب عليك تضمين:

موعد الاجتماع. الموعد الذي بدأ فيه الاجتماع فعليًا
أسماء المشاركين في الاجتماع والغائبين
تصويبات وتعديلات على محضر الاجتماع السابق
الإضافات إلى جدول الأعمال الحالي
ما إذا كان النصاب القانوني موجودًا
الطلبات المقدمة أو المرفوضة
التصويت- أن كان هناك اقتراح وثاني، ونتيجة التصويت
الإجراءات المتخذة أو المتفق على اتخاذها
الخطوات التالية
العناصر التي سيتم احتجازها
عمل جديد
مناقشة مفتوحة أو مشاركة عامة
تاريخ ووقت الاجتماع القادم
وقت التأجيل

لكتابة محضر اجتماع جاهز سجل المناقشات بموضوعية، وتجنب الملاحظات التحريضية والملاحظات الشخصية. أفضل طريقة للقيام بذلك هي تجنب الصفات والظروف كلما أمكن ذلك. تحقق من لغتك للتأكد من أنها واضحة ولا لبس فيها

محضر اجتماع جاهز

نموذج لمحضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ……………. لسنة …………….
المنعقد بتاريخ ... / .... / ..........
جدول الأعمال
تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه.
عرض قيمة المصروفات والإيرادات عن الثلاث شهور السابقة.
دراسة قبول بعض الأعضاء الجدد
مناقشة ما تم تنفيذه من القرارات بالجلسة السابقة بتاريخ …. /…../…..
النظر في التقرير الشهري عن نشاط الشركة عن شهر …. .،…..،……..
ما يستجد من اعمال.
محضر الجلسة
في يوم …......… من شهر …....... لسنة..….. في تمام الساعة.....…. ص/م، اجتمع السيد رئيس مجلس الادارة بمقر الشركة والمدير العام السيد / …………................... والعضو المنتدب السيد /…............................……. وحضور كل من السادة الأعضاء:
…………….....................
………............................
………….........................
…………….....................
…………….....................
وقد تغيب عن الحضور السادة
…………........................
…………........................
فقد حضر عدد ……........….. عضوا من إجمالي …...........……. لذا كان الانعقاد قانونيًا، وبدأ النظر في جدول الأعمال والمناقشات وتم اتخاذ القرارات التالية:
تم تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه
تم الموافقة على قبول العضو السيد /……......................، السيد /.......................……… للانضمام لرئاسة مجلس الإدارة.
الاتفاق على سير العمل خلال 6 شهور قادمة، وزيادة نسبة المبيعات والوصول إلى نسبة أرباح ……....................... خلال هذه الفترة.
أقفل المحضر في حوالي الساعة ……….. ص/ م.