يُعرف نموذج محضر جرد الخزينة على أنه مستند مالي يُستخدم إداريًا لتوثيق عملية فحص ومطابقة الرصيد النقدي الفعلي الموجود في الخزينة مع الرصيد الدفتري المسجل في الدفاتر أو النظام المحاسبي خلال فترة زمنية مُحددة.
يهدف نموذج محضر جرد خزينة إلى التأكد من دقة الحسابات المالية داخل المنشأة، والكشف عن أي فروقات قد تكون ناتجة عن أخطاء محاسبية مع توضيح أسبابها و التوقيعات المعتمدة من المسؤولين، بالإضافة إلى ذلك يساعد نموذج محضر جرد خزينة في تحسين الانضباط المالي وتقليل احتمالات الأخطاء أو التلاعب.
ويرتبط نموذج تسليم واستلام عهدة بنموذج محضر جرد الخزينة، حيث يُستند إليه في مطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري والتأكد من سلامة الحركات المالية المُسجلة خلال الفترة.
تصبح مراقبة حركة النقد داخل الخزينة ضرورة لا غنى عنها خاصة مع تزايد حجم المعاملات اليومية داخل الشركات، لذلك تحتاج الشركات إلى محضر جرد خزينة باعتباره خطوة أساسية للتأكد من سلامة الأرصدة الفعلية ومطابقتها مع السجلات المحاسبية وضمان دقة البيانات المالية، وفي هذا الإطار يُستند إلى نموذج جرد عام في إعداد محضر جرد الخزينة، حيث يتم من خلاله تفصيل ومطابقة الرصيد النقدي داخل الخزينة ضمن إجمالي الأصول التي يشملها الجرد العام.
يتم إعداد محضر جرد الخزينة حسب حجم العمليات النقدية وطبيعة النشاط، إلا أنه عادة يتم إعداد المحضر بشكل دوري (يومي، أو أسبوعي، أو شهري) وفقًا لسياسة الشركة، فيما يلي حالات وأوقات إعداد محضر جرد الخزينة:-
يكمن الفرق الأساسي بين نموذج محضر جرد الخزينة ويومية الخزينة في الهدف وطبيعة الاستخدام، ففي حين أن محضر جرد الخزينة يُستخدم كمستند رقابي للتحقق من الرصيد الفعلي الموجود في الخزينة ومطابقته مع الرصيد الدفتري في وقت مُحدد، يتم إستخدام يومية الخزينة على الجانب الأخر كسجل لتسجيل جميع الحركات النقدية بشكل مستمر أولاً بأول.
يكمن الفرق بين محضر جرد الخزينة ومحضر جرد المخزون في طبيعة الأصول التي يتم جردها بواسطة كلاً منهما، والهدف من عملية الجرد نفسها، ورغم هذا الاختلاف، إلا أن كلاهما يُعد جزءًا مهمًا من نظام الرقابة الداخلية داخل الشركة والتأكد من صحة البيانات المالية وحماية أصول الشركة،
وتظهر هذه الفروقات بين محضر جرد الخزينة ومحضر جرد المخزون في الشرح التفصيلي التالي:-
يختلف المسؤول عن إجراء محضر جرد الخزينة حسب نظام الرقابة داخل الشركة، وغالبًا لا يكون شخصًا واحدًا فقط مسؤول عن إعداد محضر جرد الخزينة، بل يتم تنفيذه بواسطة أكثر من طرف لضمان الدقة والشفافية، وتتمثل هذه الأطراف في:-
والأفضل أن يتم تشكيل لجنة جرد تضم أكثر من موظف من كل قسم من الأقسام المعنية مثل (ممثل عن الحسابات، وممثل من المراجعة الداخلية، وممثل من الإدارة) لضمان الحياد وعدم الاعتماد على شخص واحد.
يتكون نموذج محضر جرد الخزينة من مجموعة بيانات تفصيلية تهدف إلى توثيق عملية الجرد بشكل دقيق وشفاف، وتتمثل هذه العناصر في:-
تُحدد نطاق العملية بدقة وربطها بالشخص أو الجهة المسؤولة، وتشمل المعلومات الأساسية الخاصة بعملية الجرد مثل:-
تسجيل الرصيد النقدي كما هو مسجل في السجلات المحاسبية أو نظام الخزينة الإلكتروني قبل إجراء عملية الجرد، وذلك بهدف توفير صورة مرجعية للمقارنة، وتشمل بيانات الرصيد الدفتري:-
يتضمن هذا القسم تفاصيل النقد الموجود فعليًا داخل الخزينة وقت الجرد، ويتم تجميع هذه القيم للوصول إلى إجمالي الرصيد الفعلي، مثل:-
يتم توضيح أي اختلاف بين الرصيد الدفتري والرصيد الفعلي، مع تحديد قيمتها سواء كانت عجزًا أو زيادة، كما يتم تسجيل ملاحظات أولية حول أسباب الفروقات كلما أمكن.
تسجيل أي ملاحظات مرتبطة بعملية الجرد مثل:-
يتضمن هذا العنصر من مكونات نموذج محضر جرد الخزينة توقيعات جميع الأطراف المعنية بعملية الجرد مثل:-
تمر عملية إعداد محضر جرد الخزينة بعدة خطوات منظمة تهدف إلى التأكد من دقة الرصيد النقدي داخل الخزينة ومطابقته مع السجلات المحاسبية، وتأتي هذه الخطوات بالتسلسل كالتالي:-
المعادلة الحسابية لحساب فرق الجرد هي:-
فرق الجرد = الرصيد الفعلي داخل الخزينة - الرصيد الدفتري المسجل
مثال 1
إذا كان الرصيد الفعلي في الخزينة 15000 ريال سعودي، والرصيد الدفتري في سجلات النظام المحاسبي 18000 ريال سعودي.
فرق الجرد = 15000 - 18000 = - 3000 ريال سعودي ، هذه القيمة تعني عجز بقيمة 3000 ريال سعودي.
مثال 2
إذا كان الرصيد الفعلي في الخزينة 17000 ريال سعودي، والرصيد الدفتري في سجلات النظام المحاسبي 15500 ريال سعودي.
فرق الجرد = 17000 - 15500 = 1500 ريال سعودي ، هذه القيمة تعني فائض بقيمة 1500 ريال سعودي.
اشترك الأن في برنامج دفترة
لتنظيم جرد الخزينة ومتابعة أموال شركتك بسهولة ودقة
تتعرض عملية إعداد محضر جرد خزينة لعدد من الأخطاء الشائعة التي تؤثر على دقة النتائج وتضعف من موثوقية البيانات المالية، لذا فهم هذه الأخطاء ومعرفة طرق معالجتها يُعد جزءًا أساسيًا من تحسين كفاءة الرقابة المالية، فيما يلي جدول توضيحي بأبرز الأخطاء الشائعة مقابل الحلول:-
| أخطاء شائعة عند إعداد محضر جرد خزينة | الحلول |
| عدم إيقاف العمليات النقدية أثناء الجرد، مما يؤدي إلى اختلاف | إيقاف جميع العمليات النقدية مؤقتًا أو تحديد وقت إغلاق |
| في الرصيد الفعلي ويصعّب عملية المطابقة. | واضح للخزينة قبل بدء الجرد لضمان ثبات الرصيد. |
| أخطاء بشرية أثناء عدّ الأوراق النقدية أو العملات المعدنية، خاصة في حالة وجود مبالغ كبيرة أو تنوع في الفئات. | استخدام أجهزة عد النقود لتقليل نسبة الخطأ وزيادة الدقة. |
| عدم تحديث السجلات المحاسبية، مما يؤدي إلى فروقات غير حقيقية بين الرصيد النقدي الفعلي والرصيد الدفتري. | تسجيل جميع العمليات المالية أولًا بأول وربط الخزينة بالنظام المحاسبي بشكل مباشر. |
| نسيان إدراج بعض العناصر مثل الشيكات تحت التحصيل أو السلف النقدية ضمن الجرد، مما يعطي صورة غير مكتملة عن الرصيد. | استخدام نموذج محضر جرد تفصيلي يشمل جميع عناصر النقدية المحتملة ومراجعة شاملة قبل اعتماد المحضر. |
| نقص البيانات الأساسية يجعل المحضر غير معتمد رسميًا أو ضعيف الحجة في المراجعة. | التأكد من استكمال جميع التوقيعات والبيانات الإلزامية من أمين الخزينة ولجنة الجرد قبل اعتماد المحضر. |
| تسجيل الفروقات بين الأرصدة دون تفسير واضح، مما يضعف من قيمة المحضر الرقابية. | توثيق أي فروقات مع ذكر أسبابها المحتملة أو إحالتها للتحقيق الداخلي عند الحاجة. |
يتميز نموذج محضر جرد الخزينة الجاهز من موقع فواتير بالمزايا العملية التالية:-
يساعد استخدام نظام دفترة المحاسبي في تحسين إدارة الخزينة وتقليل الأخطاء المترتبة على الجرد اليدوي للخزينة، وذلك من خلال الحلول المحاسبية والمالية المؤتمتة التي يوفرها نظام دفترة السحابي بشكل أكثر ذكاءً، وهي:-
يستخدم نموذج محضر جرد الخزينة من قبل جميع الجهات والأشخاص المسؤولين عن الرقابة المالية داخل المؤسسة وهم:-
| مستخدمي نموذج محضر جرد الخزينة | طبيعة الاستخدام |
| المحاسبون والإدارة المالية | التأكد من أن القيود المالية المسجلة تعكس الواقع الفعلي داخل الخزينة. |
| أمناء الخزائن | التوقيع على المحضر بعد تسليم النقد الموجود لديه أثناء الجرد، لإثبات صحة المبالغ المسلمة ومطابقتها أو توضيح أي فروقات. |
| الإدارة العليا | تستخدم محضر جرد الخزينة للاطلاع على الوضع النقدي الفعلي واتخاذ القرارات المناسبة في حال وجود فروقات، مثل التحقيق أو تصحيح القيود أو تحسين إجراءات الرقابة. |
اشترك الأن في برنامج دفترة
لتنظيم جرد الخزينة ومتابعة أموال شركتك بسهولة ودقة
ليس بالضرورة أن يكون جرد الخزينة مفاجئًا دائمًا، ويُستخدم الجرد المفاجئ غالبًا لاكتشاف أي أخطاء أو تلاعب دون تحضير مسبق، بينما الجرد الدوري يهدف إلى المتابعة المنتظمة ودقة السجلات.
يتم تسجيل الفرق في المحضر بشكل رسمي مع توضيح قيمته، ثم تقوم الإدارة المالية بمراجعة السبب، وإتخاذ أحد الحلول التالية:-
نعم، يشمل محضر جرد الخزينة الشيكات تحت التحصيل والعملات الأجنبية إذا كانت موجودة فعليًا داخل الخزينة.
نعم، يُستخدم محضر الجرد بشكل أساسي عند تسليم واستلام الخزينة بين أمناء خزينة مختلفين، وذلك لتجنب أي خلافات مستقبلية حول المسؤولية المالية.
اشترك الآن في دفترة لتنظيم جرد الخزينة ومتابعة أموال شركتك بسهولة 
