في عالم مثالي، يحترم الجميع مواعيدهم النهائية. ومع ذلك، في العالم الحقيقي، قد لا يتمكن العملاء من الوفاء بمواعيد استحقاق مدفوعاتهم. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري، فإن مهمتك هي تتبع عمليات تسليم المدفوعات المتأخرة، بالإضافة إلى مطاردتها لضمان تدفق نقدي سليم. كل ذلك سيتم عن طريق صياغة نموذج كشف حساب بنكي
يعد إرسال نموذج كشف احساب من أكثر الطرق العملية للقيام بذلك. كشف الحساب هو تقرير عن المعاملات بين المشتري والبائع، وتصدره الشركات لعملائها كتذكير برصيد حسابهم المتأخر.
في هذه المقالة سنقوم بتوضيح لكم أهمية نموذج كشف حساب بنكي، وما يجب أن يتضمنه ذلك المستند، وكيف يمكنك إنشاء واحد، ومتى يكون من المناسب إرساله إلى عملائك.
ما هو نموذج كشف حساب بنكي؟
نموذج كشف الحساب، المعروف أيضًا باسم بيان الحساب أو بيان العميل، هو مستند يحدد المعاملات بين المشتري والبائع.
يمكن أن تخدم كشوف الحسابات عدة أغراض مختلفة. من خلال سرد كل معاملة بين شركة وعملائها، يمكن استخدام كشف الحساب من أجل:
حساب الرصيد المستحق
تذكير العميل بتسوية رصيد حسابه
تجنب الخلافات مع العملاء
ليس من الشائع استخدام كشف حساب لتذكير العميل بدفع فاتورة واحدة متأخرة. بدلاً من ذلك، يجب عليك إرسال خطاب لفت نظر.
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة
أهمية نموذج كشف حساب بنكي
الهدف الرئيسي من ذلك النموذج هو تزويد العملاء بتفاصيل نشاط حسابهم، بالإضافة إلى تذكيرهم بأي فواتير معلقة متراكمة. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن إرسال نموذج كشف الحساب ليس هو الشكل الوحيد لتسوية الفواتير التي فات موعد استحقاقها والأرصدة غير المدفوعة. إذا كنت أنت المسئول عن إرسال ذلك النموذج للعميل، فيمكنك أيضًا أن تكون مباشرًا بشكل أكبر وترسل رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني أو الاتصال أو الفاكس أولًا.
يمكن أن يعمل نموذج كشف الحساب أيضًا كوثيقة قانونية يتم الاستناد والرجوع إليها، في حالة وجود أي تضارب في السجلات.
لذلك، على سبيل المثال، إذا لاحظت شركة ما وجود رصيد غير مستقر في دفتر الأستاذ العام، فيمكنها التحقق مرة أخرى من هذا الرصيد باستخدام كشف الحساب. قد يحدث أن يكون العميل قد دفع مستحقاته، ولكن تم إهمال المعاملة وتركت دون قصد دون تسجيل.
وبالمثل، إذا كان هناك مبالغة في التقارير المحاسبية للنشاط التجاري، يمكن أن يساعد نموذج كشف الحساب في اكتشاف المعاملات التي ربما تم تسجيلها مرتين دون قصد.
متى يجب استخدام نموذج كشف حساب بنكي؟
قد لا ترسل بعض الكيانات التجارية أبدًا نموذج كشف حساب بنكي لعملائها، حتى لو تم استخدامه داخليًا للحصول على نظرة عامة على نشاط العميل.
على الجانب الآخر، تصدر بعض الشركات كشوف حسابات بانتظام؛ هذا شائع بشكل خاص بين الشركات التي لديها عملاء غالبًا ما يجرون عمليات شراء عن طريق الائتمان.
لن ترسل العديد من الشركات الصغيرة نموذج كشف حساب إلا إذا طلب العميل واحدًا أو إذا أراد تذكير العميل بتسوية رصيده المستحق. ومع ذلك، قد يستمر استخدام نموذج كشف الحساب بانتظام لمراقبة حساب العميل.
هل يجب إرسال نموذج كشف حساب بنكي للعميل بانتظام؟
قد لا ترسل بعض الشركات أبدًا كشف حساب، حتى إذا كانت تستخدم المستند كأداة داخلية لتتبع نشاط العميل. هذا ينطبق بشكل خاص على الأنشطة التجارية التي لا تبيع على أساس الائتمان أو تسمح بالأرصدة المتأخرة.
ومع ذلك، فإن الشركات التي تبيع بالائتمان، عادة ما تصدر كشوف حسابات شهرية بانتظام، خاصة للعملاء الذين يميلون إلى السداد في وقت متأخر.
لذلك، إذا كنت تتعامل باستمرار مع عملاء مهملين أو تواجه مشكلة في مراقبة مبيعاتك، فإن إنشاء نموذج كشف حساب بنكي لكل عميل يمكن أن يكون حلاً رائعًا.
مع كل ما يقال، عندما تقرر إرسال كشف حساب أو حتى إصدار المستند في المقام الأول، فهذا يعتمد كليًا عليك وعلى نشاطك المالي.
حمل ايضا: خطاب تعريف بالراتب يمكن الاستفادة منه في التعريف عن راتب الموظف عند طلب قرض بنكي او تأجير وحدة سكنية في ظروف معينة
محتويات نموذج كشف حساب بنكي
على عكس الفواتير والإيصالات والمستندات المالية الأخرى، لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بنموذج كشف الحساب. ما يهم هو أن المستند يجب أن يحتوي على معلومات كافية لتقديم عرض واضح ودقيق لتاريخ المعاملة بينك وبين العميل.
فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي تجعل نموذج كشف الحساب صحيحًا ومفيدًا:
1. العنوان مع معلومات الاتصال
تظهر تفاصيل الاتصال بعملك والعميل في أعلى مستند كشف الحساب.
تتضمن معلومات الاتصال الخاصة بالعمل:
اسم العمل
شعار العمل (اختياري)
العنوان
بريد الالكتروني
رقم التليفون
اكتب معلومات الاتصال الخاصة بالعميل مباشرة أدناه أو بجانب معلومات الاتصال الخاصة بنشاطك التجاري:
اسم العميل
رقم معرف العميل أو رقم الحساب
عنوان وصول الفواتير
البريد الالكتروني
رقم التليفون
بعد إدراج تفاصيل الاتصال، يلزمك تحديد النطاق الزمني الذي يشمله النموذج، والذي يمكن أن يكون إما شهرًا أو ربعًا أو سنة.
2. ملخص موجز عن الحساب
يأتي الملخص الموجز أسفل العنوان مباشرةً، ويتضمن ما يلي:
الرصيد الافتتاحي وهو النقد المستحق من الفترة السابقة. يمكن أن يكون هذا المبلغ صفراً إذا كان العميل لا يدين بأي شيء من الفترة الزمنية السابقة.
المبلغ الذي تم تحرير فاتورة به هو إجمالي الرصيد النقدي الذي أرسلته إلى العميل.
يشير المبلغ المدفوع إلى المبلغ الإجمالي الذي دفعه العميل.
الرصيد المستحق هو إجمالي المبلغ غير المدفوع، من كل من الرصيد الافتتاحي وفترة المحاسبة الحالية.
ضع في اعتبارك أن هذه الخطوة اختيارية، حيث سيتم تفصيل هذه المعلومات بشكل أكبر أسفل البيان من خلال جدول مفصل.
3. جدول مفصل مع المعاملات
والآن بالنسبة للجزء الرئيسي: قم بإدراج كل معاملة مالية تمت ضمن الإطار الزمني، من خلال جدول مفصل.
على وجه التحديد، يجب أن يغطي نموذج كشف الحساب الخاص بك التفاصيل التالية، لكل معاملة:
تاريخ الصفقة. يمكنك أيضًا تضمين رأس آخر بتاريخ الاستحقاق المحدد لتلك المعاملة.
الرقم المرجعي، وهو عادة رقم الفاتورة.
وصف من كلمة واحدة للمعاملة، مثل "بيع" أو "دفع" أو "استرداد".
مبلغ الفاتورة.
المبلغ المدفوع في حالة دفع الفاتورة.
المبلغ المستحق في حالة عدم دفع الفاتورة.
بعد إدراج هذه التفاصيل لكل معاملة، أضف سطرين جديدين في أسفل الجدول: أحدهما لإجمالي المبلغ المستحق والآخر لرسوم الفائدة.
أخيرًا، اجمع هذه المبالغ وأدخل سطرًا أخيرًا مع المبلغ الإجمالي النهائي المستحق.
4. مزيد من التفاصيل والتعليقات
تتضمن بعض الأقسام الإضافية التي يمكنك إدراجها أسفل البيان ما يلي:
طرق الدفع. حاول تقديم أكبر عدد ممكن من طرق الدفع لمنع أي تأخير في التحويل النقدي قد يواجهه عملاؤك.
رسوم السداد المتأخر.
أي تعليقات إضافية أخرى، مثل رسالة شكر قصيرة.
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة
نصائح عند كتابة نموذج كشف حساب بنكي
يجب إرسال الكشوف فقط إلى العملاء الذين يتعين عليهم سداد حساباتهم في الأشهر التالية لتاريخ الفاتورة.
يتم إرسال نموذج كشف حساب بنكي عادة مرة واحدة في الشهر لتذكير العميل بما هو مستحق.
العملاء الذين يدفعون على الفور عند شراء سلعك أو خدماتك، أو الذين يدفعون في غضون فترة زمنية قصيرة، مثل 7 أيام، لا يحتاجون إلى إصدار نموذج.
لا يحتاج العميل الذي لديه رصيد صفري في حسابه إلى إرسال بيان ما لم يطلب على وجه التحديد، وهو ما لا يحدث عادةً.
يمكن طباعة النموذج ونشره أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى العميل. عند إرسال المستند بالبريد الإلكتروني، وعامة نحن نُوفر لكم مستند نموذج كشف حساب بنكي في موقعنا بصيغة اكسيل أو PDF الجاهز للطباعة. ما عليك سوى ملء جميع التفاصيل الخاصة بك، وإجراء أي تغييرات في التنسيق تريدها ومن ثمّ إرسالها إلى العميل
