نموذج فاتورة بالانجليزي هو مستند - سواء في شكل مطبوع أو رقمي، يحتوي على مجموعة من الخصائص المحددة التي تمكن البائع من تحديد العناصر أو الخدمة التي باعها، وبأي سعر، مع ذكر تاريخ استحقاق الدفع. يرسلها التاجر بعد ذلك إلى العميل الأجنبي حتى يتمكن من الحصول على أموال مقابل هذه العناصر أو الخدمات التي قُدمت.

الفاتورة بالإنجليزي هي مطالبة بالدفع يصدرها البائع إلى مشتري السلع أو الخدمات بعد البيع، وتوضح بالتفصيل البضائع التي تم توفيرها أو العمل المنجز، والمبلغ الذي يجب دفعه في المقابل.

على عكس الفاتورة التي تتلقاها في مطعم أو في محل بقالة أو حتى الفاتورة المُعتادة بلغتنا العربية، يختلف نموذج فاتورة بالإنجليزي مع مزيد من التفاصيل وبشروط مختلفة للدفع.

تتمثل أهمية ذلك النموذج في التأكد من تفصيل عملية البيع، مع تحديد المبلغ المستحق وشروط الدفع التي يجب الوفاء بها، فضلاً عن تاريخ استحقاق الدفع.

يمكنك إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو البريد أو الفاكس أو أي وسيلة اتصال أخرى قد تكون متوفرة لديك تحت تصرفك.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإنشاء الفواتير بشكل ألي مجانا

أهمية استخدام نموذج فاتورة بالانجليزي؟

نموذج فاتورة بالإنجليزي مطلوب لأنه يعمل كمستند قانوني يشير إلى أن السلع أو الخدمات قد تم تسليمها بالفعل وأن المبلغ في الفاتورة مستحق أو تم دفعه.

أحيانًا قد يقوم سائح أو شخص أجنبي عن البلد الأم للبائع أو شركة دولية بإتمام عملية البيع، في الحالات العامة يتم صياغة نموذج فاتورة عادية باللغة العربية ولكن في تلك الحالة المُحددة ينبغي صياغة نموذج فاتورة باللغة الإنجليزية نظرًا لأنها اللغة الأكثر انتشارًا بالتأكيد في جميع أنحاء العالم والمُعمم استخدامها في جميع مجالات البيزنس.

نموذج فاتورة بالإنجليزي هو طلب رسمي للدفع يتم في تاريخ معين. التخلف عن إتمام الدفع له تداعيات قانونية، حيث يمكن للتاجر مقاضاة العميل لمنتج أو خدمة غير مدفوعة.

استخدامات نموذج فاتورة بالإنجليزي

يتم استخدام الفواتير الإنجليزية كمصدر قانوني لجميع المعاملات المالية مع العملاء أو الشركات الأجنبية. تُستخدم تلك الفواتير بشكل أساسي لتتبع جميع معاملات المبيعات من قبل أي مؤسسة تجارية مع عملائها خارج الدولة الأم.

يتم إصداره من قبل كل شركة وبائع لتتبع المبيعات والخدمات المقدمة. تستخدم الشركات الفواتير بالإنجليزية لعدة أسباب، مثل ما يلي:

تشكل الفاتورة الإنجليزية الأساس لمطالبة العملاء بإجراء المدفوعات في الوقت المحدد.
للاحتفاظ بحساب للمبيعات أو التوريدات.
لتتبع جرد الأعمال.
يمكن استخدام الفاتورة الإنجليزية كبيانات تاريخية للتنبؤ بالإيرادات المستقبلية.
من أجل تتبع الدخل وجميع الأرباح وحسابها بدقة وبالتالي دفع الضرائب المستحقة للدولة.

محتويات نموذج فاتورة بالإنجليزي:

الآن بعد أن عرفت كيفية استخدامها، من المهم أيضًا معرفة شكل الفاتورة الإنجليزية:

فيما يلي بعض المتطلبات من حيث ما يجب تضمينه في فاتورة بالإنجليزي:

يجب الإشارة في البداية إلى نوع المستند
The issue date: وهو تاريخ إصدار الفاتورة
ID Number: شكل من أشكال رقم التعريف الخاص بالعميل من أجل تمييزه وعدم الخلط بينه وبين عملاء آخرين
The customer’s full name and address: الاسم الكامل للعميل وعنوانه
goods supplied or services rendered: كمية ونوع البضائع التي تم توريدها أو الخدمات المقدمة
goods/services were supplied date: تاريخ توريد السلع / الخدمات
The payment date: تاريخ الدفع المستحق
Taxable amounts: المبالغ الخاضعة للضريبة
The applicable VAT rate: معدل ضريبة القيمة المضافة المطبق
The VAT amount payable: مبلغ ضريبة القيمة المضافة المستحق الدفع
Discounts: الخصومات، إذا كانت قابلة للتطبيق
Shipping: معلومات الشحن
Payment terms: شروط الدفع
Unit costs: تكاليف الوحدة أو الخدمة الواحدة
أي شروط أخرى قد تم الاتفاق عليها أثناء عملية البيع

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإنشاء الفواتير بشكل ألي مجانا

خطوات كتابة نموذج فاتورة بالإنجليزي:

إرسال الفاتورة للعميل

ستحتاج إلى الرجوع إلى معلومات العميل الأجنبي أو الشركة الدولية للتأكد من طباعة الاسم والعنوان بشكل صحيح. ستحتاج أيضًا إلى تضمين اسمك وعنوانك.

قم بتضمين رقم أمر المعاملة و / أو رقم التسليم

يجب تعيين رقم طلب فريد لجميع الطلبات والشحنات. يسمح هذا لأنظمة الكمبيوتر بتتبع معلومات الإنتاج والشحن الخاصة بالطلب. كما يسمح تضمين رقم الطلب في الفاتورة للعميل بأن يكون لديه سجل شامل لعملية البيع.

اذكر أسماء / أوصاف جميع العناصر المباعة باللغة الإنجليزية

عادةً ما تكون أهم جزء من المعلومات في الفاتورة هي القائمة المفصلة للمنتجات المطلوبة. قد تتضمن هذه القائمة الاسم والوصف والوزن المحدد لجميع العناصر المُدرجة في الفاتورة. يتيح ذلك للشركة المصنعة والعميل تحديد ما إذا كان قد تم تنفيذ الأمر بشكل صحيح أم لا.

قم بتدوين أي إيداعات أو مدفوعات سابقة قام بها العميل

إذا قام العميل بالفعل بإيداع مبلغ وديعة أو دفع جزء من مبلغ الطلب، فستحتاج إلى تضمين هذه المعلومات في الفاتورة. ستحتاج أيضًا إلى إظهار مقدار التكلفة الإجمالية (إن وجدت) التي لا تزال متبقية.

اذكر طرق الدفع المقبولة

يجب عليك دائمًا إبلاغ عملائك الأجانب بكيفية تقديم الدفع بالضبط. يمكن أن يشمل ذلك المدفوعات عبر الإنترنت سواء عبر باي بال أو ويسترن يونيون أو الشيكات أو الإيداعات المباشرة والتحويلات من البنوك الدولية أو الدفع نقدًا.

قم بتضمين معلومات الشحن

عند شحن المنتجات المادية، ستحتاج إلى تضمين أرقام التتبع وتواريخ التسليم المقدرة واسم شركة الشحن التي تستخدمها. سيسمح ذلك للعميل بتتبع شحنته والإبلاغ عن أي تسليمات تالفة أو متأخرة.

اشرح شروط الدفع

ستحتاج أيضًا إلى تحديد شروط الدفع الخاصة بتلك الفاتورة المُصدرة. سيشمل هذا المبلغ الإجمالي المستحق والمدة التي يتعين على العميل سدادها. يمكنك أيضًا إدراج رقم الاتصال لقسم المحاسبة الخاص بك حتى يتمكن العميل من الاتصال إذا كان لديه أي أسئلة.

النصيحة الأهم تتمثل في تحري الدقة والوضوح أثناء ملء الفاتورة نظرًا لأنك تتعامل مع عميل أو شركة أجنبية لا تتحدث لغتك ولا يُمكنها التواصل معك بنفس سهولة تواصل العميل المحلي وبالتالي يجب تفصيل كل ما هو موجود في الفاتورة باللغة الإنجليزية وبأسلوب واضح ومباشر من أجل تفادي أي سوء تفاهم.

يمكنكم تحميل نموذج فاتورة بالإنجليزي الخاص بموقع فواتير والمُتاح بكل أنواع الصيغ المطلوبة، الجدير بالذكر أنه يُمكن تخصيص ذلك النموذج ليتناسب مع طبيعة العمل الخاصة بك مما يضمن سرعة تحصيل المدفوعات من عملائك الأجانب وبناء علاقة ثقة طويلة الأمد معهم.