نماذج صيغة شكوي لجميع الجهات الحكومية والأدارية

كم مرة حدث لك شراء منتج واتضح أنه معيب؟ كم مرة استفدت من الخدمة العامة وشعرت بعدم الرضا؟ أو، هل سبق لك أن حدثت مشكلة بينك وبين زميل أو مسئول داخل العمل؟ تقتضي هذه المواقف كتابة صيغة شكوى إلى الجهات المعنية من أجل الوصول إلى حل فوري وترضية جميع الأطراف ومحاسبة المُخطئ قبل كل شيء. 

الطريقة الأكثر شيوعًا لمعالجة مثل هذه المشكلات والتأكد من سماع صوتك المرتفع هي كتابة صيغة شكوى إلى السلطات المعنية. في بعض الأحيان، قد لا تكون الجهة المسئولة على دراية بتلك المشكلات المزعجة وهو ما يقتضي كتابة صيغة شكوى مُوجهة إليها من أجل أن تعلم بها وتبدأ في اتخاذ الإجراءات الفورية.

ما هي صيغة شكوى؟

صيغة الشكوى هي نوع من الرسائل المكتوبة لمعالجة أي نوع من الأعمال الخاطئة أو الإساءة أو التظلم أو الاستياء الناشئ عن منتج أو خدمة أو ما إلى ذلك. ويتم استخدامها لإثارة قلق الطرف المُخطئ بشأن الأشياء غير العادلة وتهدف تلك الصيغة في النهاية إلى التوصل إلى نتيجة مثمرة وحل المشكلة من جذورها.

من الحقوق والواجبات الأساسية للمواطن أو للموظف داخل عمله السعي لتحقيق العدالة والقضاء على أي ظلم، والخطوة الأولى نحو ذلك هي تقديم صيغة شكوى. تؤثر تلك الشكاوى على الجهات المعنية وتدفعها إلى اتخاذ الإجراءات المناسبة، ويجعل الجهات المسئولة أكثر تصميمًا واستجابة على حل المشكلة الأساسية.

أنواع  نموذج طلب شكوى

صيغة شكوى رسمية: هذه صيغة تستخدمها لإبلاغ السلطات بمخاوفك والتعبير عن مشاكلك. الشكوى الرسمية مدعومة بمستند قانوني يوضح الحقائق والأسباب القانونية التي تعتقد أنها كافية لدعم مطالباتك ضد طرف كما أنها تضمن لك الحصول على تعويض عن الأضرار الناجمة.
تعد صيغة الشكوى الرسمية أحد أفضل الطرق لتقديم شكوى بشأن شيء ما مثل منتج أو خدمة وستُلزم الجهة أو الشخص المسئول عن اتخاذ إجراء حازم وحل أساس الشكوى.
صيغة شكوى خاصة بمنتج أو خدمة: يكتب هذا النوع من الشكاوى من قبل المستهلك إلى جهة تصنيع أو بائع تجزئة بخصوص مشكلة في منتج أو خدمة. يكتب العميل المتضرر صيغة شكوى خاصة بالمنتج ومُوجهة إلى الجهة المختصة لإبلاغهم عن الأداء الضعيف للمنتج أو لتقديم شكوى بشأن تسليم البضائع المعيبة / التالفة.
صيغة شكوى موظف: يمكن كتابة صيغة شكوى الموظف من قبل شخصين: صاحب العمل والموظف. بصفتك موظفًا، إذا كنت ترغب في تقديم شكوى رسمية بشأن شيء حدث في العمل، فيجب عليك رفع شكوى.

مواضيع صيغة شكوى

• أمر غير مكتمل أو معيب
• تأخر غير عادي في إرسال الطلبية
• تصل البضاعة في حالة تالفة
• البضائع مختلفة عما تم طلبه
• كمية البضائع ليست ما تم طلبها
• يتم تسليم البضائع إلى عنوان خاطئ
• العمل المنجز يتم بشكل غير مرضي
• سوء سلوك الموظفين أو البائع
• خطأ في إعداد الفاتورة
• تغليف معيب أدى إلى تلف البضائع أثناء النقل مثلًا
• فعل الخطأ في الأماكن العامة
• موظف يشتكي فرد آخر داخل المؤسسة
• طلب شكوى للنيابة الإدارية
• طلب شكوى لمجلس المدينة
• طلب شكوى لوزير الكهرباء
• طلب شكوى ادارية ضد موظف
• طلب شكوى ضد شخص صيغة
• طلب شكوى لرئيس الجمهورية
• طلب صيغة شكوى لمباحث الأموال العامة

محتوى صيغة شكوى

عنوان المرسل- عادة ما يتم وضع عنوان المرسل في أعلى الزاوية اليسرى من الصفحة.
التاريخ- يتبع عنوان المرسل التاريخ الموجود أسفله مباشرةً، أي على الجانب الأيسر من الصفحة. هذا التاريخ الذي تُكتب فيه صيغة الشكوى يجب أن تتم كتابته بخط واضح وظاهر.

الموضوع- يتم تلخيص الغرض من كتابة صيغة الشكوى في سطر واحد فقط. يساعد هذا المتلقي في التركيز على موضوع الرسالة في لمحة واحدة. من المهم وضع خط تحت الموضوع.

الجسم- هذا هو المحتوى الرئيسي لصيغة الشكوى والذي يجب أن يكون مُقسمًا إلى ثلاث فقرات أو فقرتين إذا كانت الرسالة مختصرة. يجب أن تكون لهجة المحتوى رسمية. لا تستخدم أي لغة مسيئة. هناك نقطة أخرى يجب مراعاتها وهي أن الصيغة يجب أن تكون موجزة ومباشرة في صُلب المشكلة. وكن دائمًا محترمًا ومراعيًا في لغتك.

يجب أن تشمل صيغة الشكوى المحتويات الآتية:

فقرة مقدمة موجزة - قدم تفاصيل حول المنتج أو الخدمة أو المشكلة أساس الشكوى. قم بتضمين التواريخ والموقع والمواصفات الخاصة وكل التفاصيل المتعلقة بالسبب الذي دفعك إلى كتابة تلك الشكوى.
اذكر المشكلة - قدم تفاصيل عن سبب المشكلة الحقيقي. قد يشمل ذلك الأعطال ومشكلات الفوترة والتفاصيل التي لم يتم الكشف عنها وما إلى ذلك.
وضح كيف تريد من الجهة التي سيتم توجيه لها الشكوى أن يحلوا مشكلتك. قدِّم تفاصيل حول ما تبحث عنه.
أشر إلى أنك تتطلع إلى ردهم خلال فترة زمنية محددة.
أشر إلى أنه يمكنهم الاتصال بك بشأن المشكلة وتأكد من تضمين جميع تفاصيل الاتصال الخاصة بك.
ختام صيغة الشكوى - في نهاية الشكوى، قم بكتاب كلمة ختامية رسمية. يتم استخدام الكلمات "مع وافر الاحترام والتقدير" أو "موجهة لشخصكم الكريم من طرف".
التوقيع - هنا أخيرًا تقوم بالتوقيع باسمك. ثم اكتب اسمك بأحرف كبيرة أسفل التوقيع متبوعًا بالتسمية الخاصة بك. هذه هي الطريقة التي سيعرف بها المستلم هوية الشخص الذي أرسل صيغة الشكوى.

نصائح حول كتابة صيغة طلب الشكوى

ابدأ بأدب

الأخلاق مهمة حقًا. من المرجح أن ينتبه المستلمون بصورة أكبر إلى الرسائل الودية. من ناحية أخرى، يتم الرد على الرسائل التي تحتوي على تهديدات وكل الأحرف الكبيرة بالحد الأدنى. أو لا على الاطلاق.

إذا كانت صيغة شكواك تحتوي على أي نوع من الألفاظ النابية، فمن المحتمل أن يتم تجاهلها، وبعضها قد يعتبر تهديدًا يتم تسليمه إلى سلطات إنفاذ القانون. يجب ألا تتخطى شكوتك ما ​​يصل إلى 500 كلمة وفي نفس الوقت يجب أن تشمل جميع التفاصيل اللازمة لتتبع مشكلتك.

طرح سؤال

يجب أن تكون شكوتك في شكل سؤال. يجب أن يجر السؤال سطور "كيف يُمكنكم إصلاح هذا؟". اذكر بالضبط ما تريد القيام به والمدة التي ترغب فيها في انتظار الرد. صيغة رئيسية أخرى لـ صيغة الشكوى هي "أرغب في تقديم شكوى بأقوى العبارات". يجب أن تكون الصيغة وواضحة وسهلة الفهم.

اشرح الشكوى

يجب عليك توضيح أسبابك كتابتك لصيغة الشكوى تلك. قم بتسليط الضوء على الحقائق التي تشمل الوقت والتاريخ والمكان الذي اشتريت منه أو تلقيت فيه الخدمات أو الذي حدثت فيه المشكلة او ردك لشكل وافي علي التقييم السنوي في وظيفتك . يجب أن يكون القارئ قادرًا على فهم المشكلة من قراءة الجمل القليلة الأولى، اشرح شكوتك جيدًا واجعلها مُفصلة من أجل جذب انتباه القارئ.

لا تلوم الشخص أو الجهة المُرسل إليها الشكوى

أثناء كتابة صيغة شكواك، من المهم أن تظل مهذبًا في جميع الأوقات. بغض النظر عن مدى استيائك، لا تدع رسالتك تغضب أو تتهكم على أحد. ضع في اعتبارك أن الشخص الذي يقرأ شكواك لن يكون غالبًا هو الشخص المسؤول عن المشكلة.

أظهر لهم أنك على دراية

أفضل فرصة للحصول على حل عادل لشكواك هي إذا كان بإمكانك إقناع الشركة بأنها لم تتبع قواعدها الخاصة أو خالفت القانون. إذا فشلت صيغة الشكوى الخاصة بك في تحقيق النتائج التي كنت تأملها، ففكر في كتابة صيغة أخرى بنبرة أقوى، أو حاول الكتابة إلى شخص أعلى في التسلسل القيادي.

إذا لم تكن على دراية بالشكل الذي يجب أن تبدو عليه رسالة الشكوى، فتفضل بزيارة موقعنا وألق نظرة على أي نموذج لصيغة شكوى يناسب غرضك. كل نوع من أنواع الشكاوى له تنسيق صيغة الشكوى الخاصة به ويمكنكم تحميل جميع ذلك على موقعنا إما بصيغة وورد أو PDF.