قبل تطرقنا للطريقة التي سنكتب ونرسل بها نموذج استفسار عن غياب موظف، دعنا نرجع لتاريخ الوظيفة، تاريخيًا لم تكن الوظيفة يومًا هي الخيار المُلزَم به الجنس البشري على مدار سنوات طويلة مضت، ولكن النظم الاقتصادية تفرض نفسها، وتعيد تشكيل التصور المجتمعي عن أصحاب المهن، وعن شكل العمل، ومع رسوخ الشكل الحالي الاعتيادي للوظيفة في المجتمع، خُلقت تحديات جديدة لم تكن موجودة من قبل، ومن أبرز وأخطر هذه التحديات، غياب الموظفين بشكل متكرر غير مبرر بالوثائق، سوى الشكوى من الاحتراق المهني الوظيفي الذي يجعل من فكرة العمل فكرة مرهقة، شديدة الإنهاك، أو رغبة في قضاء وقت للنفس، ولسداد التزامات الحياة الأخرى، ورعاية الجانب الشخصي، الذي يصبح مع الوظيفة كنجم صغير يدور في فلك الوظيفة والتزامات العمل، كأن العمل هو الحياة لا جزء منها.
من هنا يبرز تحدي لصاحب العمل اليوم، حيث يحتاج أن يضبط فكرة غياب الموظفين؛ بتتبع أسباب الغياب، وتجنبه من البداية بجعل الموظف نفسه محب للعمل، غير مضغوط إثر مهامه المتنامية، أو الروتينية، بالإضافة للضبط القانوني للموضوع. فالأمر يملك شقين للتعامل مع الموظف كثير الغياب بدون إذن:
1) شق نفسي مرتبط بالمسئوليات المنوط بها الموظف، وطبيعة الوظيفة، والتحديات التي يمر بها في حياته الشخصية، والتغيرات الاجتماعية التي تطرأ على مرحلته.
2) وشق إداري قانوني مرتبط بقانون العمل في بلدك، لإرساء القوانين وتطبيقها، حتى لا تترهل مؤسستك جراء غياب النظام، وغياب تفعيل القوانين.
فدعنا نتعرف سويًا كيف تساعد موظفيك على التوقف عن الغياب بدون إذن؟
وكيف تكتب نموذج استفسار عن غياب إذن صحيح تبعًا لقانون العمل، وملامس للجوانب الإنسانية لدى الموظف في نفس الوقت، لكي يستمع إليك، وتُحَل المشكلة بطريقة جوهرية؟
أهمية وأهداف استخدام نموذج استفسار عن غياب موظف:
السائد في معظم قوانين الدول العربية أن تتم الخطوات الكبيرة للتعامل مع أخطاء الموظفين كالغياب بدون إذن على مراحل متدرجة، وغالبًا ما تبدأ بإنذار شفوي للموظف، يمكن أن يتم بشكل ودي لطيف لمحاولة استمالة قلب وفكر موظفك للعمل، ولإعادة أهمية العمل وأهمية الموظف شخصيًا في عين نفسه، وبالطبع لإشعال الحماس الخافت من جديد، وأيضًا لكي تفهم أسبابه في الغياب، ربما يمر بظروف نفسية أو أسرية صعبة، ثم يتصاعد الأمر للإنذار المكتوب متخذًا صيغة أكثر رسمية وأكثر تحذيرًا منها للمناقشة، سواء كان ذلك من خلال البريد العادي كخطاب ورقي، أو من خلال البريد الالكتروني كعادة التعاملات الرسمية، في ظل سيطرة التكنولوجيا على طبيعة التواصل الرسمية منها وغير الرسمي.
يمكن أن يكون لدى الموظف سبب قهري حقيقي يمكن أن تأخذه بعين الاعتبار، أو ظروف نفسية تستدعي أن تحمسه وتحفزه، خاصة إن كان ذي كفاءة فيما قبل، وله رصيد يسمح بالتجاوز عنه. ويمكن أيضًا أن تكون وصمة الإهمال واضحة في سلوكه مما يستدعي الحزم وتطبيق الجزاءات وادراج اخطائه في نموذج تقييم الاداء الوظيفي السنوي، فانظر بعينيك وقرر ما القرار الصحيح لحال هذا الموظف.
سجل الأن في برنامج دفترة
لأدارة حضور وانصراف الموظفين بشكل فعال
صيغة وطريقة كتابة نموذج استفسار عن غياب موظف:
يجب أن يتضمن الخطاب:
بيانات الموظف كاملة
منصبه الوظيفي
بيانات الشركة
اسم المدير المباشر أو مسئول الموارد البشرية مرسل الخطاب وبياناته
التاريخ
ورقم الخطاب لتبين إن كان هو إنذار أول أو ثاني
مع ذكر مدة الغياب.
راعي في الخطاب الأول أن توضح خطأ الموظف بطريقة لطيفة، ولكن حازمة إن استدعي الأمر، وبين كيف يعد غيابه مخالف لقوانين العمل ولائحة الشركة، وأضرار الغياب المتكرر بدون إذن على الموظف، ولكن مع هذا لا يهم سوى أن تستفسر عن سبب غيابه وأنه بخير، لأن الشركة تأمل ألا تطبق جزاء على موظف شغوف مثله، مع التأكيد على ضرورة رده على الخطاب في مدة محددة أقصاها كذا ا، وأن تتم دعوته لاجتماع فردي مع المسئول للبحث في المشكلة التي يمر بها وأدت إلى غيابه، لمساعدته على الوصول لحل يرضيه وظيفيًا ويساعده. وتأكد من أن تكون صادقًا في دعمك، وتعاطفك، ورغتبك في المساعدة، إن حسن التصرف في موقف كهذا قد يجعل الموظف مدين لك لسنوات تالية، ويؤدي مهامه بحب لم تعهده منه قبل موقف غيابه.
يجب أن تذكر للموظف كيف سيتم التعامل مع هذه الأجازة؟
وهل يمكن أن تحتسب من أجازاته السنوية العارضة أم ستكون غير مدفوعة الأجر؟
مع العلم بأن الإنذار في حد ذاته جزاء لا يصح معه أن تخصم له يومًا أو يومين، لعدم اجتماع أكثر من جزاء لنفس الخطأ.
-ما الحالات التي يستحق فيها الموظف إنذار للغياب المتكرر دون إذن؟
في حالة غيابه ل ١٥ يومًا متتابعين أو ٣٠ يومًا متفرقين خلال العام (أي من بداية أول يوم في أول شهر في العام إلى نهايته)
في حالة عدم تواجد الموظف في محل العمل لمدة ٣ ساعاتـ، أو أكثر دون إذن يعتبر اليوم غياب، ويعامل معاملة يوم غياب كامل.
في حالة التقديم على أجازة مرضية، ثم ثبت عدم صحتها حين العرض على اللجنة الطبية المختصة.
كما هناك حالات اضطرارية كحبس الموظف ثم إثبات براءته أو أن يتم عجزه عن الرجوع من دولة أخرى بسبب حجر صحي كما حدث في كورونا في بعض الدول، أو سياسي نتيجة لإغلاق وفتح بعض الطرق في الغارات والحروب، وفي هذه الحالات لا يأخذ راتبه لأنه لا راتب بلا عمل، ولكن لا تصح معاقبته أو فصله أو لومه بأي حال.
ومتى تكون الأجازة مستحقة؟
تكون الأجازة مستحقة، إن تم الإبلاغ قبلها، لاحتسابها من رصيد أجازاته الاعتيادية، أو بخصم إن لم يكن له رصيد أجازات، كما يمكن أن يبلغ بعد وقوع حدث ما مباشرة وتحتسب أجازة عارضة طالما له الحق فيها.
المرأة لها شهرين أجازة ونصف مدفوعين الأجر في حالة الوضع، يمكن أن تبدأ من قبل الولادة بشهر، ولها الحق في تمديد الأجازة شهر إضافي غير مدفوع الأجر، ويكون مدفوع في حالة الطفل غير المعافى بدنيًا أو ذهنيًا لرعايته.
للزوج الحق في يوم لثلاث أيام أجازة في حالة ولادة زوجته، حسب قانون العمل في دولته.
وثلاثة أيام في حالة زواجه حتى وإن تزوج أكثر من مرة، ومن ثلاث لخمس أيام في حالة وفاة أحد الأقارب، قد يتم تحديدهم بالأصول من الدرجة الأولى، أو يشملوا الفروع، تختلف حسب قوانين الدولة التي يعمل فيها الموظف.
وبالطبع هناك أجازة مرضية؛ بشرط توفر الأوراق الرسمية التي تثبت ذلك، ولا يحق فصل المريض في فترة مرضه إلا في حالة أن يكون في بلدك قانون يحدد فترة معينة للأجازة المرضية لا يصح تجاوزها، وفي الغالب تمتد صلاحية أخذ الأجازة المرضية لعدة شهور.
للمرأة المسلمة الحق في أجازة عدة عند وفاة زوجها لا تقل عن أربعة أشهر وعشر أيام.
الأجازات الرسمية الوطنية والدينية للدولة التي يعمل بها الموظف، ولا يجوز أن يقوم بالعمل خلال الأجازات أو يتنازل عنها.
الأجازة الدراسية في مواعيد امتحانات العامل الذي يدرس، طالما أن صاحب العمل موافق على دراسته، وفي حالات يكون الشرط أن يكون هناك علاقة بين طبيعة الدراسة وتخصصه المهني، حتى تستفيد مؤسسته من استكماله للتعليم.
سجل الأن في برنامج دفترة
لأدارة حضور وانصراف الموظفين بشكل فعال
-ما تتابع الإجراءات القانونية المتبعة في حالة غياب موظف بدون إذن؟
يتم إرسال إنذار أول بعد عشر أيام غياب متتالية بدون إذن، ثم إنذار تاني بالفصل بعد ١٥ يومًا، يعد عدم الرد عليه بمثابة فصل للموظف.
وإذا لم يُشغَل المنصب خلال شهرين، وقدم الموظف عذر مقبول او خطاب تظلم جاهز ، يمكن أن يتم قبوله ويعود للعمل مرة أخرى.
وفي النهاية،
كمدير للعمل أو مسئول للموارد البشرية بالمؤسسة، حاول أن تراعي مرونة ظروف العمل، من أوقات مناسبة للجميع، وبيئة محفزة على الإنجاز، فلماذا لا توفر فرصة للعمل من المنزل للموظف بشكل كلي أو جزأي بالدمج بين الطريقتين، لو كان لذلك أثرًا أفضل على إنتاجيته؟
وما رأيك في أن تقوم بنقل الموظف لقسم آخر ليكتسب خبرات مختلفة، ومهارات مختلفة، ويتعامل مع زملاء جدد لهم خبرات غير التي عنده، ليشعر أنه يتطور، ولا يعتبر العمل مجرد طاحونة يدور فيها المرء بلا هدف سوى العائد المادي؟
ما رأيك لو توفر أوقات وأنشطة للترفيه ولبناء فريق العمل الخاص بك، أو دورات للتعلم العميق لكي يفهم الموظفين ما يقومون به، ويستشعرون أهميته المتجاوزة للمهمة الروتينية التي يكررونها يوميًا؟
إن أردت أن يعطي الموظف لديك العمل بطاقة تفوق طاقة منطقة الحقوق والواجبات، فأعطيه فوق المساحة الرسمية للتعامل بين الرئيس والمرؤوس، الإنسانية دائمًا تفوز، وكسب المواقف يخلق موظف عنده ولاء لك وللمؤسسة.
ربما احتياجك لكتابة وإرسال نموذج عن استفسار غياب موظف دليل على احتياج بيئة العمل لبعض التطوير، واحتياج موظفيك لبعض العناية، من الجيد أنك وصلت إلى هنا…
