نموذج تقرير المبيعات اليومي يعد حجر الأساس الذي تُبنى عليه كل تقارير المبيعات الدورية، بينما نحدد فترة زمنية قصيرة وهي اليوم لقياس الأداء؛ فالتقارير الأسبوعية والشهرية وما يعلوها، ما هي إلا امتداد على الخط الزمني ذاته، أن تحصل على نفس المعلومات ولكن على نطاق زمني أشمل يمكنك من اتخاذ قرارات أعمق على بصيرة تنشأ من تتابع الأحداث، وأن تكون لديك القدرة على المقارنة واستخلاص نتائج دقيقة بفعل الزمن، ولكن في النهاية تعد كل التقارير المرتبطة بتكرار زمني، تقارير دورية.
في هذا المقال نقدم لك نموذج تقرير مبيعات يومي وأسبوعي وشهري وسنوي، لكننا سنفصل في تفاصيل نموذج تقرير المبيعات اليومي، لتفادي التكرار، وبالطبع يمكنك تطبيق المعلومات نفسها على باقي أنواع التقارير الدورية.
ما هو تقرير المبيعات اليومي؟
يعد تقرير المبيعات اليومي الذي نقدم نموذجًا له يريحك من عبء تصميمه من الصفر، تقرير يشمل جميع عمليات قسم المبيعات خلال فترة ما، متضمنًا عدد المبيعات، وعدد العملاء، وأداء مندوبي المبيعات، وأداء موظفي المبيعات، وما حققه كل موظف منهم من الهدف المخصص له، ومعدل مبيعات كل منتج، لتحصل في النهاية على معلومات تستطيع منها معرفة أداء العمل في مؤسستك، كما تستطيع أن تبني عليها خططك المستقبلية.
تعرف علي برنامج دفترة
لأصدار تقارير المبيعات بشكل ألي
هل يرتبط نموذج تقرير مبيعات يومي بقسم المبيعات فقط؟
قد يعتقد البعض أن نموذج تقرير المبيعات عبارة عن أرقام بعدد القطع التي تم بيعها وفقط، دون الالتفات إلى أهميته لكل أقسام الشركة، على سبيل المثال: لو كان لديك عميل مستديم، وفي وقت ما ازدادت مشترياته من القسم الخاص بتجهيزات المنزل، وتوقعت أن الأمر بسبب اقتراب موعد زواجه، ألا يمكنك أن تقوي علاقتك بهذا العميل وتتصل به، وإن تأكدت المعلومة، تقدم له هدية بهذه المناسبة السعيدة؟ كيف سيكون أثر هذه المعلومة من تقرير المبيعات اليومي على ولاء هذا العميل لك أكثر؟ لذلك يقدم لك النموذج بيانات ترتبط بالعملاء، ومشتريات كل عميل بشكل منفرد.
على نفس المنوال، عندما تكتشف أن أحد موظفي المبيعات لديك ترتفع مبيعاته عن باقي زملائه بمعدل يفوق ال 10% هل تغفل هذه المعلومة ولا تخبر مسئولي الموارد البشرية بأدائه لصرف مكافأة له، وبالتالي يتشجع الزملاء ويرتفع أداء العمل؟ خذ مثلًا نفس مثال العملاء ولكن ببيانات مختلف وتحليل مختلف، إن علمت أن أكثر من 90% من المشترين من النساء، ألا تعد هذه المعلومة بمثابة كنز لقسم التسويق لتوجيه الدعاية بطريقة تجذب الفئة المستهدفة أكثر، وبالتالي يرتفع معدل تحويل العملاء لديك، وتزداد المبيعات؟
إن المعلومات التي تجمعها من تقرير المبيعات تخدم كل الأقسام، ويجب عليك أن توظفها بالشكل الجيد، الذي يضمن وصول كل تحليل مهم واستنتاج مفيد للقسم المسئول، لتحويله إلى قرار يصب في مصلحة الشركة ونجاحها.
كيفية إعداد تقرير المبيعات بشكل أكثر فاعلية؟
يتم تقسيم التقرير إلى ثلاثة أقسام:
- قسم الأرشفة: والذي تدخل إليه جميع المواثيق والاتفاقيات الجديدة، ليتم إضافتها إلى قاعدة البيانات.
- قسم إداري: لا يتضمن أرقام المبيعات بشكل أساسي، ولكن بعض المعلومات الأخرى مثل أماكن البيع(نقاط البيع)-أسماء الموردين وبياناتهم-اسماء المنتجات ووصف لها وكود المنتج
- قسم مالي: تجد فيه المبلغ الذي تم تحصيله خلال هذا اليوم، وتقسيم هذه المبالغ حسب مبيعات كل عميل، ومبيعات كل منتج، ومبيعات منتجات كل مورد، ومبيعات كل مندوب، وكل موظف مبيعات، وإجمالي عدد العمليات البيعية.
- حاول أن تجعل هناك نموذج موحد، يتبعه كل الموظفين، حتى يسهل مراجعته من الشخص المعني بقراءة التقرير، لعدم بذل جهد ووقت طائل في عملية الإعداد، وكذلك في عملية القراءة.
- حدد مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs التي يهمك قياسها، مثل صافي الربح، تكلفة اكتساب العميل، تكلفة الاحتفاظ بالعميل، دورة حياة المبيعات، إلى أخره من مؤشرات قياس الأداء.
- بعد تسجيل كافة الإيرادات والمرتجعات، وعملية المبيعات، واسماء العملاء، وغيرها من البيانات التي تقوم بإدخالها، طبق المؤشرات على البيانات التي لديك، لتقوم بتبويب البيانات بشكل يمكنك من تفسيره والاستفادة منه بعد التحليل، بيانات عشوائية بلا هدف منها، لن تفيدك.
- قم بتصنيف المبيعات طبقًا للمتغيرات التي لديك، بمعنى لو كان لديك عشرة عملاء، أحسب مبيعات كل عميل لتتمكن من تحديد كبار العملاء، وإذا كان لديك أكثر من فرع، قم بتحديد مبيعات كل فرع على حدى، ومبيعات كل منتج لتتمكن من معرفة أفضل المنتجات مبيعًا، واستطرد لتعرف أفضل الموردين وأفضل فترات البيع، وأكثر العروض تحقيقًا للمبيعات، ولمعرفة دوران المخازن، وغيرها.
تعرف علي برنامج دفترة
لأصدار تقارير المبيعات بشكل ألي
ما أهمية نموذج تقرير مبيعات يومي؟
- عند تتبع نمط إيراداتك في فترات زمنية مختلفة، ستتمكن من التعرف على الاستراتيجيات المفيدة لجلب معدل إيرادات أعلى، وتتوقع نتائج هذه الاستراتيجيات بشكل أدق، مما يسمح لك بالتحكم في معدل إيراداتك، وتقليل تقلب الإيرادات من فترة لأخرى، فتبتعد عن فكرة الإيرادات المرتفعة بجنون في شهر، والمنخفضة لأقل المستويات في شهر آخر، لضمان دخل شهري مستقر لشركتك.
- الإسراع من دورة حياة المبيعات، ويقصد بها الفترة ما بين أول معرفة للعميل بك إلى مرحلة البيع الفعلي والتعاقد، وكلما كانت دورة حياة المبيعات لديك أقصر من متوسط المتعارف عليه في نشاطك التجاري، كلما زادت أرباحك ومبيعاتك، وبالطبع يعتمد على الأمر نجاح الشركة ككل.
- تقييم مدير المبيعات من قِبل مجلس الإدارة بشكل دقيق، ومعرفة إذا ما كان هناك أخطاء ما في فريق المبيعات أو أي فريق آخر يتأثر فريق المبيعات به، مما يجعل القرارات أكثر اتزانًا لتصحيح الأخطاء في بداياتها، بدلًا من الانتظار لتفاقم المشكلة والعجلة في اتخاذ قرار حرج خلال مساحة ضيقة من الوقت، وهنا تظهر أهمية نموذج تقرير المبيعات اليومي بالتحديد، حيث يجعلك يقظ لنشاط عملك يوم بيوم، وبالطبع كما في الخسارة، يكون الأمر مؤشر في حالة ارتفاع أداء بعض الموظفين، فتُصرف لهم المكافآت وتتم الترقيات بنظام عادل.
- في حال كانت الشركة بحاجة لاستثمار، وتبحث عن مستثمرين أو تفتح المساحة لطرح الأسهم والسندات في البورصة، سيكون من الضروري للمستثمرين الإطلاع على تقارير المبيعات المختلفة الخاصة بالشركة، لمعرفة إذا ما كان الاستثمار رابح وفي الاتجاه الصحيح أم سيكون ضخ الأموال بلا طائل؟
- عمل الموازنات والخطط المستقبلية على توقع صحيح. كلما كانت حركة المبيعات لديك تحت المتابعة ومحكومة، كلما استطعت توقع مسار المبيعات في الشهور بل وفي السنوات المقبلة، حتى مع وجود قفزات تبعًا لبعض التطوير أو سقوط تبعًا لبعض الإخفاقات ستتكون لديك بداهة لتوقع المستقبل مع كل ظرف تمر به الشركة أو الاقتصاد العالمي، فالتقارير تساعدك على ربط العلاقات بين المتغيرات وتفسير الموقف الحالي، ومع الوقت تستطيع توقع المستقبل.
- فهم عميلك بشكل أفضل، وتقديم الخدمات له بالطريقة التي يفضلها. وذلك من خلال مدفوعاته ونمط الشراء الخاص به، وتفضيلاته في المنتجات، والأوقات التي ينشط للشراء فيها، لو كان 80% من عملائك يدفعون بطريقة واحدة، يجب عليك الالتفات لهذه النقطة وتيسير عملية الدفع بهذه الطريقة عن غيرها من طرق الدفع، وبالتالي ستجد أنك تستثمر جهودك بأفضل حال، دون اللجوء للإنفاق على كل الأمور بالتساوي بينما العائد الأكبر يتركز في نقاط محددة.
- تحسين توزيع المنتجات، من خلال معرفة نقاط البيع الأكثر رواجًا والتي تلقى أكبر نسبة مبيعات، وبالتالي تعرف كيف توزع منتجاتك بشكل يضمن لها انتشار أفضل.
- من خلال معرفتك بأكثر المنتجات مبيعًا وأقلها، ستتمكن من تطوير منتجاتك حسب ذوق المستهلك، مما يساهم في رفع كفاءة عملية الإنتاج لديك، هل كنت تتخيل أن نموذج تقرير المبيعات اليومي له مردود على العملية الإنتاجية لديك وليس مجرد تعداد يخبرك كم قطعة تم بيعها؟
إليك في المرفقات نموذج تقرير مبيعات يومي وأسبوعي وشهري، تستطيع التعديل عليه والاستفادة منه:
