نموذج تسوية عهدة هو مستند محاسبي يُستخدم لإقفال العُهد النقدية أو العينية التي تم صرفها لموظف أو جهة داخل المؤسسة، بهدف التأكد من أن الأموال أو الأصول والممتلكات التي تم استلامها قد صُرفت في الأغراض المحددة لها.
يُستخدم نموذج تسوية عهدة لمقارنة المبلغ المصروف فعليًا أو حالة الأصل مع قيمة العهدة الأصلية، وفي حال وجود فرق يتم توضيح ما إذا كان هناك مبلغ مسترد (فائض) أو مبلغ إضافي يجب سداده، أو حتى اختلاف في حالة الأصل مع تفسير السبب وما إذا كان إهمال من الموظف وسوء استخدام، أو إهلاك العمر الافتراضي للأصل.
ويُعد نموذج تسوية العهدة جزءًا مهمًا من النظام المالي والمحاسبي، حيث يساعد على تنظيم المصروفات المؤقتة، ومنع إساءة استخدام الأموال والأصول، كما يُستخدم كمرجع في عمليات التدقيق والمراجعة، مما يعزز من كفاءة الرقابة المالية والشفافية داخل المنشأة.
يظهر دور نموذج تسوية العهدة كأداة تنظيمية أساسية تساعد المؤسسات على متابعة الأموال والأصول المؤقتة التي تُصرف للموظفين، وإقفالها بشكل رسمي ومنضبط، فيما يلي الحالات التي تستدعي الحاجة إلى استخدام نموذج تسوية عهدة:-
يكمن الفرق بين نموذج تسوية عهدة ونموذج تسليم واستلام في دور كلاً منهما داخل الدورة المالية للشركة، حيث يأتي دور نموذج تسليم واستلام عهدة أولاً عند تسليم العهدة لموظف أو استلامها منه، بهدف توثيق انتقال المسؤولية عن مبلغ مالي أو عهدة عينية (مثل أجهزة أو معدات)، بينما يأتي دور نموذج تسوية عهدة في المرحلة التالية أي بعد استخدام العهدة بهدف توضيح كيف تم صرف المبلغ أو استخدام العهدة، مع إرفاق الفواتير والمستندات، وتحديد ما إذا كان هناك فائض يجب إرجاعه أو عجز يجب تعويضه.
وباختصار يثبت نموذج تسليم و استلام عهدة استلام الموظف للعهدة، ويثبت نموذج تسوية عهدة كيف استخدام العُهدة وماذا حدث لها.
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة العُهد وتسويتها وتتبع مصروفاتها بسهولة
الفارق الرئيسي بين نموذج تسوية عهدة ونموذج إخلاء طرف، هو أن الأول جزء من الثاني، بمعنى أن تسوية العهدة جزء من إخلاء الطرف، لأن إخلاء الطرف يتطلب التأكد من أن جميع العُهد شاملة (العهد المالية، والعهد النقدية أو الصناديق المالية، والعهد التقنية، والعهد الإدارية، والمستندات والوثائق، وعهد المركبات، والعهد البرمجية والرقمية) قد تمت تسويتها قبل إنهاء العلاقة الوظيفية.
فيما يلي جدول بأبرز الفروقات بين نموذج تسوية عهدة ونموذج إخلاء طرف:-
| الفرق | نموذج تسوية عهدة | نموذج إخلاء طرف |
| نطاق الاستخدام | يُركز على مبلغ مالي أو أصل محدد. | يشمل جميع التزامات الموظف. |
| التوقيت | يتم أثناء العمل وبشكل دوري | يتم غالبًا عند مغادرة الموظف. |
| الهدف | مراجعة المصروفات وإقفال عهدة مالية. | إنهاء المسؤوليات بشكل كامل وإبراء ذمة الموظف. |
تتنوع العُهد داخل المؤسسات بحسب طبيعة استخدامها، ولكن جميعها تشترك في نقطة أساسية وهي أنها أموال أو أصول مُسلمة مؤقتًا لموظف وتحتاج لاحقًا إلى تسوية وتوثيق، فيما يلي قائمة بأهم أنواع العهد التي يمكن تسويتها:-
يجب أن يحتوي نموذج تسوية عهدة على مجموعة من البيانات والعناصر الأساسية التي تضمن وضوح العملية المالية وسهولة المراجعة والمطابقة والرقابة، وتشمل البيانات التي يجب أن يتضمنها نموذج تسوية عهدة:-
هي معلومات أساسية عن العهدة والموظف، مثل:
التفاصيل المتعلقة بالمبلغ أو القيمة التي تم صرفها في البداية، مثل:-
وصف كيفية استخدام العهدة من خلال:-
مقارنة المبلغ المصروف مع العهدة الأصلية من خلال:-
البيانات اللازمة لإضفاء الصفة الرسمية على نموذج تسوية عهدة، وتشمل:-
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة العُهد وتسويتها وتتبع مصروفاتها بسهولة
يجب أن يتم إعداد نموذج تسوية العهدة بطريقة منظمة لضمان دقة الحسابات وسهولة المراجعة، وذلك من خلال الالتزام بالخطوات التالية:-
"إجمالي العهدة = … / إجمالي المصروفات = … / الفائض أو العجز = …"
يخدم نموذج تسوية عهدة عدة أطراف داخل المؤسسة، وكل طرف يستفيد منه بطريقة مختلفة ضمن النظام المالي والرقابي، فيما يلي جدول توضيحي لأهم المستفيدين من النموذج وكيف يتم إستخدامه:-
| المستفيدين من النموذج | كيفية الاستخدام |
| الموظف المستلم للعهدة | يقوم من خلال النموذج يقوم بإثبات كيفية استخدامه للمبلغ أو العهدة، مما يبرئ ذمته المالية ويؤكد أنه صرف الأموال في الأغراض المخصصة لها فقط. |
| الإدارة المالية | تسجيل المصروفات بدقة، ومطابقة العهدة مع الفواتير الفعلية، وإغلاق الحسابات بشكل صحيح، كما يساعد نموذج تسوية عهدة قسم الحسابات في إعداد التقارير المالية وضبط التدفقات النقدية داخل المؤسسة. |
| الإدارة العليا | يستخدمون النموذج كأداة رقابية لمتابعة كيفية إنفاق الأموال، والتأكد من أن المصروفات تمت وفق السياسات المعتمدة، مما يساعد في اتخاذ قرارات مالية وإدارية مدروسة. |
| قسم التدقيق والمراجعة الداخلية أو الخارجية | يتيح نموذج تسوية عهدة للمراجعين التحقق من صحة العمليات المالية، واكتشاف أي أخطاء أو تجاوزات، وضمان الالتزام باللوائح والسياسات المالية. |
تنتج أغلب مشكلات نموذج تسوية العهدة من ضعف التنظيم وسوء الاستخدام والتوثيق، ولكن ومع وجود ضوابط واضحة ومراجعة دقيقة يمكن تحويله إلى أداة فعالة لضبط المصروفات، لهذا نُقدم أبرز أخطاء شائعة عند إعداد نموذج تسوية عهدة في مقابل الحلول الفعالة لتجنبها، بما يساعد في تعزيز الشفافية المالية داخل المؤسسة:-
| أخطاء شائعة عند إعداد نموذج تسوية عهدة | الحلول |
| تقديم التسوية بدون إيصالات أو فواتير تثبت المصروفات. | إلزام الموظف بإرفاق مستند لكل عملية صرف، ورفض أي بند غير مدعوم بوثيقة رسمية. |
| التأخر في تقديم نموذج التسوية لفترات طويلة، مما يسبب صعوبة في المراجعة. | وضع مدة زمنية للتسوية وربطها بصرف أي عهد جديدة. |
| أخطاء حسابية في جمع المصروفات أو مقارنة الإجمالي بالعهدة. | استخدام جداول إلكترونية أو أنظمة محاسبية لتقليل الأخطاء. |
| عدم تسجيل الفرق بين العهدة والمصروفات كـ (فائض أو عجز) بدقة. | تخصيص خانة واضحة في النموذج لبيان الفائض أو العجز مع توضيح طريقة التسوية. |
| غياب الاعتماد والتوقيعات الرسمية لجميع الأطراف المطلوبة. | جعل التوقيعات شرطًا أساسيًا لاعتماد النموذج. |
| استخدام نموذج غير موحد، مما يسبب ارتباكًا في المراجعة. | اعتماد نموذج موحد رسمي يتم تحديثه حسب سياسات الشركة. |
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة العُهد وتسويتها وتتبع مصروفاتها بسهولة
لا يقتصر استخدام نموذج تسوية العهدة على الأجهزة فقط، بل يمكن استخدامه لكل ما يتم تسليمه بشكل مؤقت سواء كان أصولًا عينية أو عهدًا مالية.
نعم، يُستخدم نموذج تسوية العهدة بشكل أساسي للعهد المالية مثل السُلف النقدية أو العهدة المستديمة أو مصروفات السفر والمشتريات، لتوضيح أوجه الصرف وإرفاق الفواتير وإثبات أي فائض أو عجز.
تختلف الجهات الموقعة حسب سياسة كل مؤسسة، وعادةً يتم التوقيع من عدة أطراف لضمان الاعتماد الرسمي، وتشمل:
نعم، عند تسوية العهدة العينية يجب توضيح أي تلف أو نقص أو فقد في نموذج تسوية العهدة، مع بيان السبب كلما أمكن.
نعم، يمكن استخدام نموذج تسوية أو إخلاء العهدة عند نقل الموظف بين الإدارات أو الأقسام، وذلك للتأكد من تسليم ما لديه من عهد وإبراء ذمته قبل استلام مهام جديدة في جهة أخرى داخل نفس المؤسسة.
اشترك الآن في دفترة لإدارة العُهد وتسويتها وتتبع مصروفاتها بسهولة 
