نموذج الوصف الوظيفي ليس وثيقة موحدة، ولا هو أمر يخص مسئولي الموارد البشرية وحدهم، ولكنه جزء من عملية التعاقد مع الموظفين، بل والمرحلة السابقة لها، ويعتبر الطريقة المضمونة الوحيدة التي تجعل شخص ما يقدم على وظيفة محددة دون الخوف من تحميله ما لا يريد ولا يرغب من المهام. وكلما كتب مسئول الموارد البشرية بشكل صحيح، كلما كان أقدر على اجتذاب نسبة أكبر من المواهب.

أثناء كتابة نموذج الوصف الوظيفي، لا تستخدم اللهجة الرسمية فقط، ولا تلتزم ببعض المتطلبات العامة فقط، ولا تجعل السرد مقتصر على المهام التي ستطلب منه، ولكن أعرض صورة شركتك بالشكل الذي سيراه الموظف، أريه الجانب المرح من بيئة العمل لديك إن كانت كذلك، وفصّل في المميزات التي سيحصل عليها من وظيفتك غير الخبرات المهنية؛ والتي قد تكون وجود مساحة ترفيهية للعب البلاي ستيشن، أو مرونة ساعات ومكان العمل! نحن في بيئة تنافسية، للموظف والشركات على حد سواء، وكما أن لديك عدد كبير من المرشحين للوظيفة، فالموظف المثالي المجتهد كذلك لديه العديد من الفرص، وعليك أنت من خلال نموذج الوصف الوظيفي الذي أحضرناه لك، أن تخلق لديه رغبة في أن يختارك، أن تكون شركتك ملاذًا يبتعد خلاله عن الضغوط الوظيفية التي يتعرض لها العاملين كل يوم، ولن تفعل الكلمات وحدها هذه الاستجابة، بل ستفعلها المميزات الحقيقية، ومحاولة الشركة في أن تكون مكان يحلم الموظفين الأكفاء بالالتحاق به.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين باحترافية

ما الخطوات التي عليك القيام بها قبل البحث عن نموذج الوصف الوظيفي؟

قبل عملية ملىء نموذج الوصف الوظيفي يجب عليك أن تقوم بتحضير المعلومات المناسبة للمنصب الشاغر لديك، لن تكتب أفضل ما لديك بالارتجال، أو بالبحث الذاتي والاعتماد على خبراتك عن كل مجال، ولكن من خلال عملية التحليل العميق للوظائف، ويتم تحليل العمل من خلال:

- البحث

- الملاحظة

- التواصل مع الخبراء في مؤسستك وخارجها

ويكون التحليل الوظيفي من أجل إعداد قائمة بكل الوظائف لديك، وما المهام الفعلية التي يتكلفها العاملين في هذه الفترة، وما الوظائف المحتملة للوظائف التي ستعلن عنها، وبهذه الطريقة، يمكنك أن تدمج بين مهام عدة وظائف في حقول متقاربة، لتجعلهم في وظيفة واحدة، تفي بما تحتاج إليه مؤسستك الآن، بدلًا من جلب أعداد من الموظفين، يتمتع جميعهم بنفس الخبرات، بلا أي مراعاة للتنوع في الكفاءات.

ما العناصر التي يجب تضمينها في كل نموذج وصف وظيفي؟

باختلاف الوظائف والشركة ونشاطها، يختلف الوصف الوظيفي، وتختلف نماذج الوصف الوظيفي التي تلائم كل وظيفة، ومع ذلك تظل بعض الأساسيات والثوابت لا يجوز أن تتجاهلها، نذكر منها:

- المسمى الوظيفي.

- المهام اليومية التي ستطلب من الموظف.

- المرتب المتوقع.

- أيام وساعات العمل.

- مكان العمل، والعنوان، وطريقة العمل هل هي من المقر أم عن بعد؟

- عدد سنوات الخبرة المطلوبة.

- مدى إتقان المرشح لمهارات الوظيفة ومستواه، من الناحية العملية، ولا تحتسب الخبرة بتعداد السنوات فقط.

- مواصفات الشخص المناسب، من ناحية المهارات الفنية، والسمات الشخصية أيضًا.

- المميزات التي ستوفرها كالتأمينات الصحية والاجتماعية، وكل ما يعتبر خصيصة لشركتك عن غيرها.

- فرص التعلّم والترقية والسفر، وما الذي تعد به موظف للالتحاق بك؟

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بأحترافية

ما أهمية الوصف الوظيفي؟

1) كفاءة خطط التدريب وفعاليتها، ومناسبتها لسد الفجوة بين مهارات المقبولين في الوظائف وبين المهارات التي تطلبها الوظيفة بالفعل، استنادًا على الوصف الوظيفي، وكلما كان جيدًا ومطابقًا لاحتياج المكان، كلما بُنيت عليه خطط تدريبية أفضل كثيرًا.

2) فصل النزاع القانوني في حالة تحميل الموظف بمهام وأعباء لا يرضاها ضمن المسمى الوظيفي الخاص به، حيث من حق كل عامل أن يلتزم فقط بالمحدد في نموذج الوصف الوظيفي، المُعين عليه.

3) معرفة المهارات والكفاءات التي تفتقدها شركتك، وتعيين الموظفين الجدد على غرض، وبشكل محدد مستهدف لحاجتك.

4) التأكد من البعد عن المحاباة وتعيين من هم أقل خبرة لأسباب شخصية، لأنه في حالة الالتزام بنموذج وصف وظيفي جيد، ومقارنته بشخصيات المرشحين، ستحدد بدقة من منهم أكفأ ومستوفي لمعظم المتطلبات.

لماذا من الجيد القيام بمهام خارج الوصف الوظيفي الخاص بك؟

يتأرجح الموظف بين أن يلتزم بمهامه حتى لا يتكفل بمسئوليات لا تخصه، وبين الملل الناتج عن الاستمرار بلعب نفس الدور لفترة طويلة، مما ينتج عنه عدم تعلمه. وفي هذه الحالة يجب أن يتذكر الموظف أن خبراته الحقيقية وما يستطيع القيام به، هو ما يفتح له باب تقلد مناصب أعلى، بل والوصول لشركات أكبر، فلا يصح أن يحرم المرء نفسه من التعلم خوفًا من المسئوليات، فإن الأمر ما لم يكن مهين، وما لم يكن متطلَب لا يحبه بالفعل المرء، سيكون في صالحه أن يجرب، ويتمرس، في مجالات متعددة، لكي تُفتح له الأبواب والفرص.