كما يدوم الانطباع الأول في حال التعرف على بشر جدد في حياتنا الاجتماعية، يعد الانطباع الأول الذي يأخذه الموظف عن الشركة وبيئة العمل في يومه الأول فيها انطباع دائم، لا يخرج عنه الموظف طوال فترة عمله في هذا المكان، لذلك تعد رسالة الترحيب بموظف جديد، مهمة حرجة وضرورية، إذ يستطيع مسئول الموارد البشرية من خلالها، أن ينفر القادم الجديد من عمله، أو يدمجه مع الزملاء ويشعره أنه غير غريب في هذا المكان.

ما هي رسالة الترحيب بموظف جديد؟

تحتوي رسالة الترحيب بموظف جديد على التحيات والتهنئة بالوظيفة الجديدة، والتعريف ببيئة العمل، وبث مشاعر جيدة في نفس الموظف، وتعريفه بمديره المباشر، والأشخاص الذين يكثر التعامل معهم نتيجه لدوره الوظيفي، وربما تُذكر له طرفًا من خبراتهم، وما سيستفيده منهم.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل أحترافي

ما الأمور التي لا يجب أن تذكرها في رسالة الترحيب بموظف جديد؟

كن حذرًا تجاه كل الكلمات التي تذكرها في رسالتك، فالموظف في يومه الأول، يجهل كل شيء عن شركتك، وكل ما تقوله له، يتعلق به، ليتعرف على المكان، وسيحاول أن يستشف مدى انسجامه وراحته في الفترة القادمة من أقل علامة، وهو ما يمكن أن يحمل الكلمات فوق ما تبدو عليه، فمثلًا لو ذكرت المسئوليات التي سيتحملها الموظف، ربما شعر أن العمل ثقيل او مختلف عما توقعه حينما تقدم على الوظيفة وأنه غير جدير بالقيام به! مع إنه من الطبيعي أن يعرف مهامه، ولكن رسالة الترحيب بموظف جديد ليست وثيقة رسمية للتعريف بالمسئوليات الوظيفية، ولا يصح لها أن تكون كذلك.

لا تذكر مواعيد العمل، وما يجب القيام به وما لا يجب، والعقوبات والجزاءات المترتبة على من لا يلتزم ببنود اللائحة! فلا يحب أحد أن تتم المعاملة بالعصا والسكين، وغير مطمئن على الإطلاق أن تسلك مع موظفك هذا السلوك، لا سيما إن كان هذا انطباعه الأول عنك!

ابتعد عن الأسلوب الجامد شديد الرسمية، وكذلك الأسلوب الذي ينم عن عدم مهنية، كن بين بين، وقدم مؤسستك بالصورة التي تود أن تثبت في ذهن الموظفين، لأنهم من حيث لا يدروا يتعاملون مع العمل بالطريقة التي رسختها أنت في أذهانهم.

لا تشعره أنه لم يكد يقبل لولا أن صادفته الصدف، ولكن أبرز ثقتك فيه وفي قدرته على القيام بالمهام التي سيتكفل بها، وأبرز أن الشركة تعرف كيف تختار الأكفاء من الموظفين، هذا سيشعره بالرضا عن ذاته، وكذلك سيتعلم تقدير زملاؤه، وعدم التقليل من أي منهم، طالما أن الشركة التي تعرف كيف تختار الأشخاص المناسبين قد اختارتهم كما اختارته.

لا تعد بما لن تستطع الوفاء به، يمكنك التحدث عن شركتك كأفضل شركة في العالم، ولكن هل سيجد ما تقوله له خلال تجربته الحقيقية معك؟

قد يكون الإمساك عن إظهار بعض المحاسن محمود، حتى يكتشف موظفك بنفسه، ويزداد تقديره مع الوقت، ولأن المدح الذاتي يفقد أثره أحيانًا وإن كان حقيقيًا. لا تقل أنك تتفوق على المنافسين وإن كنت كذلك، ولكن ركز على الأمور الإنسانية، عن محاولاتك الدائمة لتدعيم موظفيك، وتوفير بيئة مريحة لهم. الأولى تشير إلى أن النتائج أهم، والثانية تشير أن الموظفين أهم، ورغم كون الموظف المحل لعمله سينعكس ذلك على أداء العمل وجودته، إلا أن الفارق بينهما من الناحية الإدارية كبير.

ما الأمور التي يستحسن تبيانها في رسالة الترحيب بموظف جديد؟

هناك شكل معتاد بسيط لرسالة الترحيب بموظف جديد؛ كالتحية والتمنيات بالتوفيق وفقط، وهو ما يعد كافيًا بشكل ما. أما ما نتحدث عنه، ما يعد شديد التميز، أن تصل لمشاعر الموظف وتؤثر عليه، وتجعله بالفعل سعيد وممتن لوجوده معكم، ألا تكون مجرد رسالة يقرأها وينساها، ولكن أن يحب الاحتفاظ بها، ويعرضها على أسرته وربما على وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة به، كنوع من أنواع الفخر والاعتزاز بمكانته الجديدة ومكانه الجديد.

كيف يمكن أن تفعلها؟

- أجعلها موجهة له، من خلال ما علمته عن شخصيته من المقابلة الشخصية، وربما من اختبارات الشخصية التي أجريتها، خاطب نقاط الضعف والخوف لديه، وعِده بأن تكون بيئة العمل عون له لإصلاح العيوب وتأمين المخاوف.

- أشِر إلى موقف تبيّن لك من خلاله كفاءته، ودلل على مهاراته، وقارن بين غيره من المتقدمين وبينه بشكل مجمل لا يذمهم، ولكن يعرفه ما يميزه، لكي يستمر على إظهاره طوال فترة عمله.

- أجعل أسلوبك ودودًا وأبني جسرًا من الصداقة، وأفتح مكتبك للقادم الجديد. الأمر سيعود بالنفع عليه وعليك، فلن يُحسِن مسئول الموارد البشرية عمله، إن لم يكن قريبًا من الموظفين، عارفًا لما يدور في أذهانهم، لكي يستبق المشكلات وشيكة الحدوث بالحلول قبل وقوعها.

- علمه شيئًا! أذكر له معلومة غريبة تخص مجال تخصصه أو مجال يهتم به، وأجعلها من باب المشاركة لا التعالي والاختبار، ويحسن أن تكون معلومة هو على دراية بها، وأن يكون ذكرك لها بشكل تساؤلي يفتح بابًا للنقاش.

- أختم رسالة الترحيب بموظفك الجديد، بلغز، أو لعبة، أو مزحة لطيفة. كلنا نحب اللعب، والتحدي، والفكاهة. وبالتأكيد ستكون خير أثر على نفسه، وستزيل رهبة البداية..

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين بشكل أحترافي