نموذج رحلة عمل Business Trip

يستغرب البعض حينما نقول أن نموذج رحلة عمل من النماذج الأكثر طلبًا بواسطة أصحاب الشركات والموظفين المكلفين بمهمة السفر ومسئولي الموارد البشرية كذلك. تُرى لماذا واقع الأعمال يختلف عن المتوقع بخصوص رحلات العمل؟

تكمن الإجابة في الأرقام! وبحث الشركات الماهرة عن أفضل الطرق لإتمام العمل، لجني النتيجة المثلى، ويوضح اهتمام الشركات برحلة العمل واحتياج نموذج لها إحصائية أجرتها Global Business Travel Association المؤسسة الأشهر حين يأتي الأمر لرحلات العمل، وجاءت النتائج بزيادة المال المنفق على رحلات العمل بنسبة 25% في الفترة ما بين 2013 إلى 2018 ليزيد حول العالم من 273.7 بليون دولار إلى 341 بليون دولار. وأصاب هذا الرقم الكثير من الشركات التي لا تعتبر لنموذج رحلة عمل الموظفين على الإطلاق بالدهشة، وزاد من دهشتهم الإحصائية الصادرة عن  Oxford Economics USA والموفية بأن كل دولار يتم صرفه على رحلة عمل يعود على أرباح الشركة بما يعادل 12.5 دولار! وهو عائد كبير جدًا على الاستثمار، ألا تدعو الحقائق والأرقام الشركات إلى زيادة استثمارهم في رحلات العمل والبحث عن أفضل نموذج لها؟

ما هو نموذج رحلة العمل؟

تتنوع نماذج رحلات العمل بحسب المهمة المكلف بها الموظف أثناء سفره، وبناءً على ما يحتاجه من معلومات وخطط، هو أو المسئول عن تخطيط الرحلات والموافقة عليها في مؤسسته. هناك نموذج رحلة عمل معني باحتساب التكاليف الخاصة بالرحلة، لمعرفة الشركة إذا ما كانت خططها المالية تتحمل المبلغ، كما تتواجد نماذج رحلة عمل تشبه خطط السفر التي تحصي ما يريد أن يأخذه المسافر في رحلته، للتأكد من تمام حقيبة السفر وكل الأوراق الهامة، وتخطط بعض النماذج لأيام الرحلة بالأيام وربما بالساعات، شاملة كل المواعيد الثابتة كالاجتماعات، مع حصر للأماكن الراغب المسافر بزيارتها والعناوين، أو قد يحتاج موظف لنموذج رحلة عمل يشبه التقرير، ويحتوي بيانات الموظف وتفاصيل الرحلة كاملة، وترتبط أهميته بالمسئولين الواجب إطلاعهم عليه لإعطاء الموافقة.

أمور لا تستخدم نموذج رحلة العمل إن لم تتواجد فيه

1) إن لم يكن النموذج محدد الهدف، مراعي لوجود أهداف مختلفة لرحلات العمل فقد تكون الرحلة:

- بغرض الاستيراد من الخارج ومعاينة البضائع.

- حضور المؤتمرات أو الاجتماعات.

- نقل الخبرة المهنية من فرع الشركة في بلد إلى الفروع الأخرى، أو من شركة لشركة مختلفة لا تتبعها، وتعد من أكثر التجارب ثراءًا لرفع الكفاءة المهنية.

- التدريب في بلد آخر على تقنيات أحدث لا تتوافر أو لا زالت غضة في المؤسسة الباعثة للتدريب.

- تبادل الموظفين، سواء كانت بين فروع مختلفة لنفس الشركة، أو شركات متنوعة.

وبالتالي هناك العديد من أنواع نماذج رحلات العمل، والتي لا بد وأن يتم الفصل بينها حسب الحاجة.

2) إن لم يكن التنسيق جيدًا بما يكفي، والخط واضح! ورغم كونها نقطة غير جوهرية، إلا أنها مؤثرة بشدة في تقييم جودة أي نموذج رحلة عمل، لأن المسافر عجول، وقته محدود، وغالبًا ما يكون تحت ضغط تواجده في بلد غريب، ويحسن ألا نهمل تفاصيل بسيطة قد تتسبب في عدم قدرته على قراءة موعد اجتماع سافر من بلد إلى بلد من أجله بشكل صحيح. 

3) في حالة عدم مرونة نموذج رحلة العمل. بشكل قاطع تختلف تجربة السفر من شركة لأخرى، ومن مهمة لأخرى، فلا تغامر باستخدام نموذج لا يهتم بوجود الهوامش، أو يحدد لك أدق خطواتك بما لا يتناسب وبرنامجك، ويلغي قدرتك على إضفاء الطابع الشخصي الذي يطابق رحلتك ويكفل احتياجاتك. 

4) إن غابت المساحة الخاصة بالبيانات الشخصية، مع مراعاة تضمنها البيانات المتعلقة بالرحلة، مثل جواز السفر وشركة الطيران وميعاد الطيارة ورقمها.

5) وبالطبع لا تستخدم أية نماذج لرحلة العمل، إن كانت مؤسستك تخصص لك نموذجًا واجب عليك إتباعه.

اقرا ايضا: نموذج محضر اجتماعات 

معلومات أطلع عليها قبل أن تسافر رحلة عملك

1) تجربة السفر لبلد جديدة، ربما لن تتكرر مرة أخرى، لذا حاول أن تطلب من مديرك أن يتم تمديد فترة إقامتك ولو ليومين، تستكشف فيهما معالم الدولة وثقافتها.

2) أبحث جيدًا عن الفندق المحجوز لك قبل السفر، وتأكد من مناسبته لك، ففي بعض الأحيان قد تصدمك حالة النظافة المتدنية في الفندق، وقد تفاجىء بعدم توفر أكلات حلال أو مناسبة لنظامك الصحي، ويكون الحال أصعب إن كنت لا تعرف لغة البلد المسافر إليها. اهتم بمعرفة كافة التفاصيل قبل السفر جيدًا.

3) بمعرفة طبيعة المناسبات التي ستحضرها أثناء سفرك، تتمكن من معرفة نمط الملابس الملائم. السفر للعمل ربما ساقتك إليه صفقة هامة واجب انعقادها، أو مقابلة لعميل مميز لشركتك، لذا ترك انطباع جيد لديهم حتى لو من خلال اختيار الملابس اللائقة، مما لا هرب منه.

4) استعن بمن لديه خبرات سابقة في السفر للخارج، واجعله يساعدك في ترتيب حقيبتك، وإعداد قائمة بالطوارئ الوارد التعرض لها كالإصابة بمرض أو حادث، لمعرفة التصرف الصحيح بشكل مسبق، لترفع عن نفسك المأزق والحرج.

5) تعرف على ثقافة البلد التي ستسافر إليها، حتى لا تخالف ما يعتقدون فيه بشكل فج جارح لعاداتهم دون معرفة منك لذلك، وتعرف على تاريخ المكان والأماكن المميزة للزيارة، وأحرص على ترتيب خطة لما تريد أن تتعلمه وتجربه وتزوره في هذه الرحلة، حتى لو لم يكن لديك الوقت الكافي، يكفيك أن تجرب نوعًا من الأطعمة يشتهرون به، أو أن تطىء قدمك موضع مشى فيه شخص عظيم مؤثر هناك، وتذكر قبل كل شيء، في لحظة واحدة تتغير الخطة، فما البديل إن لم تعد أنت البدائل؟

وفي النهاية، رغم تزايد التواصل عن بعد، والعمل عن بعد، تظل خبرات السفر لمقابلة الأشخاص ولحضور الاجتماعات مختلفة كليًا، ومؤثرة بشكل لا تكفيه التعاملات من خلف  الشاشات، لذا استخدم التقنيات الحديثة نعم، ولكن لا تنس أبدًا احتياج البشر للتواصل الحقيقي، وكيف يمكنه أن يغير قرار يهم مستقبل شركتك، بما لن تقدر عليه التواصلات الافتراضية.