نموذج اتفاقية عمل جاهز أو نطاق عمل جاهز يعدوا وجهان لعملة واحدة، كلاهما نفس المفهوم والمقصد. ويتم تعريفه كإتفاقية توضح ما العمل المطلوب إتمامه لمشروع معين؟ وكيف نتأكد أن هذا المشروع نجح وحقق أهدافه بعد الانتهاء منه؟
من يحتاج نموذج اتفاقية عمل جاهز؟
لا يقتصر نموذج اتفاقية العمل الجاهز على احتياجات الشركات الكبيرة وأصحاب المؤسسات العملاقة، ولكن هناك فئات كثيرة ومتنوعة تحتاج إليه في إتمام مهام عملها اليومية، ومنها:
1) أصحاب العمل الحر الذين يقدمون خدمات لأصحاب الأعمال من تصميم للمواقع وخدمات التسويق الإلكتروني وغيرها. ويعد كل مشروع مع عميل عبارة عن بداية فعلية تحتاج نموذج اتفاقيةالعمل الجاهز الذي نقدمه لك، لمعرفة ما ينتظره منهم العميل، ولتحديد الخطوات الصغيرة التي سيستمر عليها المشروع ربما لعدة أشهر، وكذا الاتفاقيات المالية، ومواعيد التسليم.
2) أصحاب الوكالات المقدمون خدماتهم لشركات أخرى، حيث نموذج B2B الشهير المعتمد على تزويد الشركات بما يحتاجون إليه من استشارات أو تدريبات أو خدمات إدارية وتسويقية وتكنولوجية. ولن يكون الأمر في الاتجاه الصحيح دون تحديد الاتفاقيات بشكل واضح، يكفل للطرفين حقوقهم، ويجنبهم المشكلات وسوء الفهم.
3) الشركات وهو السائد والتقليدي بالنسبة لنموذج اتفاقية العمل، ويعد جزء من عملية إدارة المشروعات، فلا يصح أن تبدأ الشركة مشروع دون أن تضع نموذج اتفاقيةعمل للمشروع، يضع إطار واضح ومنهجية لسير العملية.
خطوات جاهزة لكتابة نموذج اتفاقية عمل:
1) نبذة عن فكرة المشروع:
قم بتعريف مشروعك مبينًا المنتج أو الخدمة المطلوبة بكافة التفاصيل الممكنة، والتاريخ السابق للعمل على نفس الفكرة أو الأفكار المشابهة.
2) تعريف المصطلحات:
المقصود بالمصطلحات كل ما يتم الإتفاق على إنجازه، وتعريف المصطلحات أن توضح هذه الأمور بدقة عالية، بحيث لا يكون هناك تصوران مختلفان في ذهن طالب العمل ومنفذه عن نفس الشيء، ويتم بذل الجهد والوقت بشكل خاطىء، مما ينتج عنه عدم رضا كافة الأطراف.
3) العقبات المحتملة (إدارة المخاطر والخطط البديلة):
يتم عمل تحليل بسيط، مختص فقط بالعقبات المحتملة، بغرض وضع عدة خطط بديلة، والسير عليها في حالة فشل الخطة الأساسية في تحقيق متطلبات المشروع بجودة عالية.
4) الأهداف:
أهداف هذا المشروع لا يقصد بها لماذا نقوم به؟ ولا الهدف الكبير الذي يمكن اختصاره في سطرين، ولكن يقصد به تفاصيل المشروع، لو أردت مثلًا تنفيذ تطبيق للهاتف المحمول، اكتب نقل البيانات من النظام القديم للجديد باعتباره هدف، واكتب ربط واجهة المستخدم وتكاملها مع تطبيقات أخرى باعتباره هدف، وإنشاء شات مؤتمت للرد على العملاء كهدف. حاول أن توضح الصورة بقدر الإمكان، وأجتهد في حصر كل ما يتضمنه المشروع، وكذلك ما لا يتضمنه، واكتبه تحت عنوان ما لا يوجد ضمن نطاق مشروعك، حتى لا يطالبك العميل فيما بعد بإنجاز هذه الأمور بمجمل مشروعك، ولن تستطيع وقتها الدفاع عن حقك.
5) الإنجازات (الخطوات):
كل خطوة بمثابة إنجاز، ويمكن أن تربط هذه الإنجازات بالوقت المحدد لإتمامها وترقمها في شكل Milestones لها وقت بداية ونهاية، على أن يكون لها منتج نهائي، كإتمام اللوجو الخاص بالشركة، أو إنجاز خطة الكلمات المفتاحية للموقع الإلكتروني، أو الانتهاء من بناء أساسات العمارة المتفق عليها.
6) الموارد:
ما تحتاجه لإتمام المشروع، من موارد بشرية ، ومادية، ومواد، وأماكن، وكل ما يمكنك إحصاؤه بداخل نموذج اتفاقية العمل الجاهز، وهو ما سيساعد العميل في تصور حجم المشروع، ولكي يقدر الجهد والوقت والمال المطلوبين.
7) النطاق الزمني:
لا بد أن يكون للمشروع ككل وقت إنتهاء، وكذلك لكل خطوة. وبعد الانتهاء يجب الاستعانة بنموذج تقرير جاهز لتقديم تقرير شامل عن ما تم انجازه
8) الأمور الإدارية:
من المسئول عن ماذا؟
هذا سؤال مهم، لمعرفة لمن يتم اللجوء في كل خطوة من خطوات المشروع، خاصة في حالة وجود عدة أطراف، وتداخل للمهام، حتى لا يتخطى أحدهم مسئولية الآخر، أو يقصد الشخص الخاطئ.
9) السعر المتفق عليه:
يتم تحديد المبلغ المالي نظير ما هو ضمن نطاق المشروع، وكل خطوة إضافية يكون لها حساب مستقل.
10) الشركاء:
في حالة وجود أكثر من جهة متدخلة لإتمام نفس المشروع، نفرد في اتفاقية نموذج العمل الجاهز فقرة للشركاء، ولكنها غير ضرورية في حالات كثيرة.
6 أمور يجب عليك الانتباه لها لإنجاح مشروعك قبل البحث عن نموذج اتفاقية عمل جاهز:
1) المبررات:
لماذا تنوي القيام بهذا المشروع؟ ما هي دوافعك؟ ولماذا تعتقد أن السوق سوف يتقبل منتجك؟ وما الفجوة التي تعمل على سدها لإشباع احتياجات الجمهور؟
2) الأهداف:
حدد أهداف شركتك العامة التي من ضمنها هذا المشروع، واكتبها على طريقة SMART وهذه الخطوات تتم في الخطة الخاصة بالشركة، وهي التي تختلف عن خطة هذا المشروع بالتحديد.
3) وصف المنتج:
وصف المنتج بالتفصيل من أهم ما يميز اتفاقية العمل الناجح، لأن مدار المشروع يكون لإخراج منتج معين، بشكل لائق، ويعتبر من الأمور الجوهرية لنطاق العمل.
4) جودة المنتج:
ليس كافيًا أن تقوم بإخراج منتج، ولكن هل يستوفي منتجك معايير الجودة؟ هل يعتبره الجمهور منتج الأحلام الذي يودون الحصول عليه؟ وما المعايير التي تفترض على أساسها أن هذا المنتج جيد نقبله وهذا غير جيد على الإطلاق؟
5) ما يتوقعه المستهلك:
تصورك عن السوق نصف نجاحك، لأنك قد تكون في وادي بعيد جدًا عن الوادي الذي فيه الجمهور وتفترض أنك على الطريق ما دمت تبذل ما يكفي من الجهد. حاول أن تلبي احتياجات المستهلك الحقيقية لا الاحتياجات التي تفترض أنت وجودها.
6) القيود:
كل ما يحد من وصولك للجودة المتوقعة لمنتجك، وما يعرقل تنفيذ مشروعك. قد يكون الأمر متعلق بالعمليات الإنتاجية، أو عدم ضمان كفاءة وخبرة العامل على تنفيذ المشروع، أو ضيق الوقت المحدد للإنتهاء من مشروعك. اجعل كل هذه الأفكار في ذهنك، وافترض لها حلولًا قبل وقوعها.
أشياء يجب أن تراعيها عند كتابة نموذج اتفاقية عمل جاهز:
اتفاقية العمل هو المرجعية التي يتحدد على أساسها ما الذي ينبغي أن يُفعل لتحقيق هذا المشروع وما الذي لا ينبغي له الحدوث، ومن هنا يجب مراعاة الدقة في كل أمر، وتوضيحه كمًا وكيفًا، والاتفاق على التفاصيل الصغيرة ولا نكتفي بترك الباب مفتوح لتصورات متضاربة، وكذلك احتواء نموذج اتفاقية العمل الجاهز على صور ومخططات توضح طريقة تنفيذ المشروع أمر غاية في الأهمية، بالإضافة للتأكد من عدم مخالفة نموذج اتفاقية العمل الجاهز لأي بنود قانونية في العقود المشابهة، حيث يعتبر اتفاقية العمل وثيقة قانونية ملزمة للطرفين.
كيف يحميك نموذج اتفاقية العمل الجاهز من تسيب النطاق؟
تحديد النطاق أو اتفاقية العمل أول خطوة للقيام بمشروع، تسبق حتى الخطة المتفق عليها له، لذا كل أبعاد المشروع تضح من خلاله، وهو ما يحميك من طلب العميل لتعديلات إضافية فيما بعد، ستضطر التجاوب معها في حالة عدم وجود أرض ثابتة والتي هي بيان العمل، وهذا ما يعرف بتسيب النطاق، أي زيادة حجم المشروع عن المتفق عليه في البداية مما يمنع إتمامه في الوقت المراد له.
إن كانت لديك فكرة، تأكد أن نموذج اتفاقية العمل هو الخطوة الأولى التي تبحث عنها، يمكنك تحميل نموذج اتفاقية العمل الجاهز الذي نقدمه لك من فواتير من هنا:
