ما هو خطاب التظلم؟ ولماذا تحتاج نموذجًا جاهزًا له؟
لا يتعدى خطاب التظلم كونه رسالة لأحد المسئولين تناشده فيها أن يلتفت لمطلبك، الذي ربما يكون ظلمًا ما وقع عليك، أو طلب عادي تم رفضه ولا ترى مسوغ لعدم الموافقة عليه، وهنا يجب التنويه إلى أن خطاب التظلم لا يكون بغرض الشكوى أو سرد واقعة مؤلمة، ولكن غرضه الأساسي تصحيح الوضع والطلب، وإظهار صواب وجهة نظرك بالدليل فمثلا في بعض الشركات تقوم الشركة بعمل نموذج تقييم الاداء الوظيفي لتقييم اداء الموظفين وعلي اساسه يتم اخذ اجراءات تجاء الموظفين لذلك يلجأ بعض الموظفين لتقديم خطاب تظلم للجهات المسئولة. ولا شك أنك تحتاج النموذج لكي لا تكتب بأسلوب وطريقة لا تجدي نفعًا ولا يُحصَل من ورائها طائلًا، وللتأكد من تضمينك كافة ما يحتاج المسئول إليه ليجيب دعواك، ويلبي طلبك.
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة حسابات الشركات بشكل احترافي كامل
ما البيانات الأساسية لأي نموذج خطاب تظلم جاهز؟
- عنوان المرسل إليه، وتأكد من مواعيد العمل التي يكون الشخص جاهزًا فيها لاستقبال خطابك، وأنه ليس في فترة أجازة رسمية أو عطلة.
- اسم المرسل إليه ومنصبه مبدوءًا بلقب يتناسب مع مركزه.
- اسمك، مرسل الخطاب ووظيفتك التي تتناسب مع سبب تقدمك بخطاب التظلم. مثلًا لو كنت موظفًا في شركة وفي نفس الوقت تنهي رسالة الدكتوراة الخاصة بك، وقدمت خطابًا للتظلم في الجامعة لكونك لست جاهزًا لمواعيد مناقشة الرسالة التي تم تحديدها، تملأ خانة الاسم في النموذج معنونة بلقب الطالب، وليس لقبك الوظيفي.
- اكتب بياناتك الشخصية للتواصل من رقم قومي ورقم الهاتف المحمول وعنوان البريد الإلكتروني وعنوانك الشخصي.
- التاريخ بشكل تفصيلي، اليوم، متبوعًا بالتاريخ الرقمي.
- سبب إرسال خطاب التظلم.
ما الفقرات الجاهزة على التعبئة التي يتضمنها أي نموذج خطاب تظلم؟
- التحية بشكل رسمي وودود في نفس الوقت وسطر بسيط للترحيب والتعبير عن التقدير للشخص المسئول الذي تخاطبه.
- مقدمة أشرح فيها السبب الذي أرسلت خطاب التظلم من أجله، وأذكر التفاصيل التي تهم لتوضيح الموقف دون سرد رؤى شخصية تولدت لديك من شعورك بالمهانة من الموقف، كن محللًا للحدث كأنك طرف ثالث يبحث عن الحقيقة.
- أرفق كافة الأدلة التي تبرهن على صدق رؤيتك، أنقلها من حيز الصراع الشخصي لقضية تستحق الدفاع العادل عنها والوقوف في صفها لرفع المظلمة. قد تكون الأدلة عدة إحصائيات تثبت كفاءتك في العمل وتحقيق معدلات عالية من المبيعات، أو شهادة مرضية تثبت سبب تغيبك عن العمل بشكل قهري، أو عدة شهادات تثبت كفاءتك و استحقاقك للوظيفة التي لم يتم اختيارك لها تعيين شخص غير كفء له أقارب توسطوا له.
- اذكر ما الذي لو حدث يعتبر ردًا كافيًا بالنسبة لك لرفع المظلمة عنك، هل تريد أن تتم زيادة راتبك؟ أم تريد الحصول على أجازة مرضية مستحقة تم رفضها؟ أم تريد أن يعتذر لك من اخطأ في حقك وترفع عنك الجزاءات الظالمة؟ تأكد أن تكون محددًا بشأن الفعل الذي تنتظره، حتى لا يذهب جهدك في تحميل نموذج جاهز خطاب التظلم والكتابة المتأنية لشكواك سدى، البشر مختلفون، وربما ارتأى المسئول ردة فعل غير التي تريدها، فلا تشعر بالرضا والارتياح.
- أشكر المسئول على وقته وأخبره أنك تنتظر الرد على الخطاب وذكره بوجود وسائل التواصل الخاصة بك في أعلى الخطاب.
- أنهي خطابك بالتحيات الرسمية والودودة مرة أخرى.
ملاحظات تأكد أن تضيفها لأي نموذج خطاب تظلم جاهز تملأه:
- قبل أن تكتب الخطاب تأكد أنه لا توجد صيغة رسمية ملزمة من منظمتك لكتابة خطابات التظلم، لأن في هذه الحالة عندما يكون هناك صيغة وتنسيق اعتاد عليهما المسئول يصبح من العسير إرهاقه بمحاولة فهم مكان كل جزء من أجزاء المظلمة.
- اللغة القوية المعبرة الكاشفة والحاسمة تعد من أبرز ما يميز خطابك، أتقن كتابة كل حرف، وتأكد من خروجه بشكل مؤثر، وتأكد من خلوه من أية تهم أو أساليب غير لائقة.
- لا تنس تحري خلو الخطاب من الأخطاء الإملائية والنحوية، ومن الألفاظ غير الفصيحة، فالكلمة المناسبة في مكانها المناسب لها أثر السحر، تحرى سلامة اللغة جيدًا.
- أجعل الأحداث متسلسلة بشكل منطقي، فلا تثور وتثرثر دون أن يكون لكلامك نمط واضح وهدف واضح، رتب الأحداث تبعًا للأسباب ثم النتائج، ولا تقل كل الكلام دفعة واضحة، ولا تفترض أن المسئول على علم بالحدث، أجعل خطابك واضحًا.
- بعد إرسال الخطاب، تأكد من متابعته، حتى تحصل على ما تريد، تذكر: أنه:"لا يضيع حق وراءه مُطالب.".
اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة حسابات شركتك بشكل احترافي كامل
ويمكن أن تستعين بنموذج خطاب التظلم الجاهز الذي توفره لك فواتير، راجين الله أن تجد صدى لمطالبك، وأن ترفع ما وقع من مظلمة.ِ
