خطاب الاستقالة قرار يمس نقاط عديدة تخص طريقة إدارة الشركة، ولا يكون من الطبيعي أن يبحث مسئول الموارد البشرية بشكل مباشر عن نموذج خطاب قبول استقالة موظف، ويبادره بإمضاء الموافقة، قبل أن يحاول استمالة الموظف مرة أخرى لكي يستعيده. لذلك دعنا نتعرف على السلوكيات المتتالية التي يجب أن يتبعها مسئول الموارد البشرية قبل أن يملىء نموذج خطاب قبول استقالة موظف.

ماذا تفعل حين يقدم لك الموظف استقالته؟

هناك عدة أمور يتوجب على مسئول الموارد البشرية القيام بها، قبل أن يصل لمرحلة قبول الاستقالة وتحميل نموذج خطاب قبول استقالة موظف، فمن أهداف الشركات بقاء الموظفين لديهم لسنوات طويلة، لأنهم بما لديهم من خبرات متراكمة، وخبرة في مجال الشركة ومشكلات العملاء، ستكون لديهم دائمًا سرعة استجابة لتنفيذ أفضل الحلول، كما أن تكلفة جلب موظف جديد، بكل مراحل الأمر من إعلان عن الوظيفة واختبار كفاءة المتقدمين وعمل المقابلات الشخصية لتقييمهم، تكلفة عالية ماديًا ومعنويًا، ثم ستبذل رحلة أخرى شاقة لتدريب الموظف الجديد والانتظار حتى تنضج مهاراته ويتقن المهام، سنوفر عليك الحيرة، وإليك هذه الخريطة التي يجدر بك إتباعها قبل قبول أي استقالة!

- تعرف لماذا سيترك الموظف مكانه! الإنسان يصعب عليه الخروج من دائرة الراحة، وتعود الشخص على المهام بغير أن تكون مملة، وإتقانه لعمله، وتيسر سبيل المواصلات، وترتيب يومه على مواعيد العمل، ومعرفة الزملاء ومعاشرتهم ونشوء صلة ودية بينه وبينهم، كلها أمور تجعل فكرة تغيير الوظيفة فكرة مرهقة للموظف قبل أن تكون كذلك للشركة، بالتالي لا بد أن هناك دافع قوي، يدفعه للتخلي عن راحته، والبحث عن مكان جديد، لا يعلم إن كان سيحبه أم لا؟

حاول أن تتعرف دوافعه الحقيقية لا المعلنة الرسمية، لا كنوع من التجسس وكشف ما يريد المرء ستره، إنما لكي تساعده، وتقدم له ما يحتاج حقًا، لعلك توفر عليه وعلى الشركة العناء، وتكون المعرفة بالسؤال المباشر، وبالفطنة التي تحاول أن تكشف بها ما ليس بمكشوف، اعرف من الزملاء المقربين، من مراقبة الأداء والسلوك في الفترة الأخيرة، ومن التحليل الجيد لمحيط الشركة ومواقف الموظف ذات المغزى.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين

- تفاوض، ولكن قبلها قم بأبحاثك، لكي تقدم العرض الصحيح، صحيح من ناحية قدرة الشركة على التكفل به دون أن يكون عبء زائد على ميزانيتها، ودون أن تكون تكلفته أعلى من تكلفة استجلاب الموظف الجديد، ومن ناحية أن يكون مناسب للموظف بالقدر الذي يحمله على التراجع عن قرار الاستقالة. الأمر يتطلب معرفة قيمة الموظف في السوق، وقيمة العروض الأخرى التي قد يحصل عليها، وإن كان هناك عرض بالفعل على وشك أن يقبله، حاول معرفة تفاصيله. وأعرف جيدًا ما الحد الأدنى والأعلى للأجور لهذه الوظيفة في شركتك، وقارن إذا ما كان باستطاعة الموظف تحمل مسئوليات جديدة إلى جانب مهامه، ليكون من المريح لك زيادة المرتب. غالبًا ما تكون زيادة الراتب لها أثر في تراجع الموظف، حتى لو لم يكن الراتب هو سبب المغادرة، ولكن مع المرتب لا تنس معالجة باقي المشكلات، مثل: تعاملاته مع المدير والزملاء، هل المدير هو السبب؟

الملل من تكرار نفس المهام

عدم التعلم

عدم وجود خريطة واضحة للترقية

افتقاده التشجيع المعنوي

المسافة الكبيرة بين المنزل والعمل

الرغبة في تغيير المجال الذي يعمل فيه وبداية مسار مهني جديد

المواعيد غير مناسبة له

توجه الموظف للحرية المالية وطرق أخرى لجني المال

مشاكل شخصية لا علاقة لها بالعمل

وغيرها من الأمور التي عليك معالجتها وتقديم حلول لها

ويعد العرض الذي ستنتهي بتقديمه للموظف بالعرض البديل.

في النهاية إن كان قرار الموظف النهائي هو المغادرة، تتبقى خطوة أخيرة قبل التوجه لنموذج خطاب قبول استقالة موظف، وهي مقابلة المغادرة Exit interview وهي مقابلة تحاول أن تعرف فيها كل المشكلات التي واجهت الموظف أثناء فترة عمله، سواء كانت هذه المشكلات سببًا في مغادرته أم لا، وأجمع منه مقترحات لتحسين بيئة العمل، لكي تقلل معدل تسرب العمالة لديك، وتحافظ على الموظفين الحاليين أطول فترة ممكنة.

كيف تكتب نموذج خطاب قبول استقالة موظف؟

لا يكون نموذج خطاب قبول استقالة موظف طويل، ولا تكون هناك الكثير من التفاصيل، فقط جملتين توضح بهما مدى حرصك على مستقبله الوظيفي وتمنياتك بالتوفيق، والتاريخ والتوقيع وبالطبع تأكد بصيغة واضحة أن الاستقالة مقبولة.

وإليك بعض الأمور حاول أن تتحقق من توافرها في نموذج خطاب استقالة موظف:

1) ضمن بأي صيغة تريدها فكرة إخلاء طرف الموظف، وأنه قد سلم جميع عهده، ولم يتبقى ما تطالبه به، أو يدين به للشركة.

2) اجعل طريقتك ودودة قدر الاستطاعة، لا أحد يحب أن تكون خسارته أمرًا عاديًا، لذا وضح أن غيابه مؤثر، ويمكنك أن تسرد عدة صفات يتميز بها الموظف تشهد له بالكفاءة، حبذا لو كتبت جوابًا منفصلًا توضح فيه مهاراته ونقاط تميزه.

3) لا تنس علامات الترقيم وسلامة اللغة، ومنطق ترتيب الأحداث، وابدأ بالتحية، واختم بالسلام، وأشمل الكلام بتاريخ يوم الكتابة، وسبب الاستقالة إن كان معلن.

4) التنسيق يجب أن يكون بسيطًا قدر الاستطاعة، ورقة بيضاء خالية مما عدا كلمات الموافقة على الاستقالة وشعار الشركة.

5) احتفظ بنسخة من الاستقالة، وأعطي النسخة الأخرى للموظف، وتحقق من توقيع النسختين.

اشترك الأن في برنامج دفترة
لإدارة شؤون الموظفين