تختلف طرق طلب الموظف إجازة تبعًا لنظام الشركة ونوع الإجازة المطلوب، ويعد نموذج طلب إجازة مناسب لجميع الحالات. حيث يمكنك تحميله بصورة ملف قابل للتعديل، ثم تعدّل عليه بالشكل الذي يجعله مناسبًا لحالتك، وتطبعه أو ترسله عبر البريد الإلكتروني.
كيفية كتابة نموذج طلب إجازة؟
تتم عنونة الجواب في المنتصف بـ "نموذج طلب إجازة" وتذكر البيانات الأساسية الخاصة بالموظف طالب الإجازة، والتاريخ، وإلى من يتم التقدم بالطلب، وغالبًا ما تكون موجهة لمسؤولي الموارد البشرية ، ومن ثَم يتم ذكر تفاصيل الإجازة نفسها، مدتها، وتاريخ البدء والانتهاء، ونوع الإجازة سواء كانت سنوية أو عارضة أو بدون مرتب، أو أيًا كان نوع الإجازة المطلوبة.
ثم غالبًا ما تتبع بقسم خاص بالمدير المباشر، مرفقًا بموافقته أو رفضه للطلب والإجراءات المعمول بها في فترة أجازة الموظف، هل سيحتاجون موظف آخر يقوم بمسؤولياته؟ أو هل هناك بعض الأمور الواجب إنهائها قبل الموافقة على فترة الراحة؟ وغيرها من التعليمات التي تضمن سير العمل.
ملاحظات قبل وعند كتابة نموذج طلب إجازة
- حاول أن تكون محدد الطلب، وأن تذكر كافة التفاصيل المتعلقة بالإجازة، من عدد الأيام، وسبب الحصول عليها، إلى بياناتك أنت كالرقم القومى ورقم التليفون الشخصي.
- إن كانت الإجازة بغرض الراحة، ولا يكون أمر طارىء، حاول أن تختار الفترة الملائمة، حيث لا يكون ضغط الشغل أو إجازة أحد الزملاء يعطل من سير العمل في حالة أجازتك.
- يمكنك أن تخبر الزملاء ومديرك المباشر ومسؤول الموارد البشرية عن نيتك في طلب إجازة قبل التقدم بالطلب، ورتب معهم الفترة التي ستكون مناسبة لأخذ إجازتك، وأذكر في النموذج من يمكنه تولي مسؤوليات العمل من الزملاء بالنيابة عنك.
- لا تكتب بألفاظ عامية، ولا بطريقة متعجرفة، تفتقر لأدنى درجات اللياقة. من حقك أن تحصل على إجازتك، ولكن تحلى بالأدب في الطلب، ولا تتعدى التنظيم الإداري، هب أن مديرك لديه بعض المهام المرتبطة بخطة العمل والتي لا يمكن تأجيلها، أو أن زميلك مريض، مما يعطل من الموافقة على طلبك في الوقت الحالي، فلا يمكن بأي حال أن تعترض ما لم يكن لإجازتك سبب مقنع وضروري. كما أن حُسن الأسلوب يعمل لصالح الموافقة على ما تحتاج، حتى وإن كان صعبًا.
- أكتب بشكل فيه عاطفة، ومنطق، لكي يتأثر المسئول ويوافق لك على الطلب.
- اسأل قبل كتابة طلبك، إن كان هناك نموذجًا لطلب الإجازة تلتزم مؤسستك به، أو لو كانت هناك معلومات إضافية يلتزم بها طالب الإجازة للموافقة على الطلب، والتزم بالطريقة المقررة في محل عملك.
- كن منطقيًا ولا تطلب إجازة طويلة تمتد لأشهر، ولا تطلب عدة إجازات متتالية، فصاحب العمل كلفك مسئولية تحتاج قدر من الالتزام والقيام بالمطلوب منك، وغيابك لفترات أطول من فترات عملك، لا شك ستعرض العمل لإخفاقات.
- أحيانًا يكون هناك فترة مسبقة محددة قبل طلب الإجازات، فلو كان واجب عليك الإبلاغ قبل 48 ساعة حاول أن تلتزم بهذه المدة، وإن كنت تخطط للسفر من مدة وتعرف ميعاد الإجازة التي تنتويها، سيكون من الأفضل لك أن تبلغ العمل قبل فترة كافية، للتخطيط للفترة التي ستنقطع فيها بما لا يضر بمصلحة العمل.
- تأكد أن طريقة الكتابة منظمة، ولها هيكل واضح، يقسم النقاط التي تريد أن توصلها إلى فقرات، يسهل على القارىء استيعابها، فكلما يسرت عليه، ستيسر على نفسك عملية الموافقة على طلبك والحصول على إجازتك.
ما الأسباب التي تدفع الموظفين لطلب إجازة؟
لا يقتصر دور الموظف في الحياة على كونه موظف، فإن له أدوار عائلية كزوج أو زوجة أو ابن، وله أهداف شخصية، وربما له مشروع شخصي قائم بالفعل ويديره، غير إمكانية تعرضه لظروف مرضية أو ضغوط نفسية، وهذه كله يدفع لطلب إجازة شخصية، لذلك نقدم لك نموذجًا لها. ويتم تقسيم الإجازات طبقًا لهذا، بين إجازات مدفوعة وغير مدفوعة.
- إجازة مرضية: وتتطلب وجود شهادة مرضية تثبت احتياج الموظف لإجازة، وغالبًا ما تكون بدون مرتب على ألا تتخطى فترة محددة تختلف طبقًا لقانون العمل في كل دولة.
- الحاجة للراحة النفسية: وتعد من أكثر الأسباب التي تدفع الموظفين للحصول على إجازة، حيث الابتعاد عن ضغوطات العمل، والسفر، وقضاء وقت ممتع ترفيهي، وإما أن تكون مدفوعة وتحتسب من الإجازة السنوية، أو أن يأخذها الموظف على حسابه كإجازة غير مدفوعة الأجر.
- إجازة لمناسبات عائلية: كإجازة الوضع للمرأة الحامل، أو إجازة ولادة مولود جديد للأب، أو إجازات وفاة أحد الأقارب، أو إجازات الزواج، وكلها مدفوعة الأجر يعترف بها قانون العمل.
- إجازة اعتيادية: وهنا في حالة وجود أهداف يعمل عليها الموظف، ويحتاج إجازة لها، أو احتياجه لإن يقضي بعض الأمور، وقد يفصح عن سبب إجازته وقد لا يفصح، وتندرج تحت الإجازات السنوية المدفوعة أو إجازة غير مدفوعة.
- إجازة عارضة: ويقصد بها الإجازة التي تطرأ لظرف عاجل حدث للتو، ولم يستطع الموظف أن يبلغ قبلها بوقت كافي ويتقدم بطلب إجازة.
وبالطبع هناك أسباب أخرى تدفع بالموظف لطلب إجازة، وقد يكون مشغولًا للدرجة التي لا تسمح له بصياغة الكلمات، لذا قدمنا لك نموذج طلب إجازة جاهز للتحميل.
